Цель статьи: предоставить кадровикам и работникам подробный пример того, как правильно оформить запись в трудовую книжку (ЭТК) о переходе с бумажного на электронный формат, а также объяснить правовую основу, необходимые реквизиты и типичные ошибки.
Правовая база
С 1 января 2021 года в России введён порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК). Основные нормативные акты:
- Федеральный закон № 273‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (пункт 1 статьи 66‑1 ТК РФ).
- Приказ Минтруда России № 3н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России № 4н от «Об утверждении формы электронного документа о ведении ЭТК».
Когда делается запись о ведении ЭТК?
Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:
- При приёме на работу работника, у которого уже есть электронная трудовая книжка.
- При переводе работника из бумажной трудовой книжки в электронный формат.
- При восстановлении работника после длительного перерыва (например, отпуск по уходу за ребёнком) и переходе в ЭТК.
Структура записи в ЭТК
Запись оформляется в виде электронного документа и содержит обязательные реквизиты, указанные в Приказе Минтруда № 4н.
Обязательные реквизиты
| Реквизит | Содержание |
|---|---|
| Номер записи | Уникальный идентификатор (генерируется системой). |
| Дата записи | Дата оформления записи (формат ДД.MM.ГГГГ). |
| Наименование записи | «Ведение электронной трудовой книжки». |
| Сведения о работнике | ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, номер трудовой книжки (если была бумажная). |
| Сведения о работодателе | Полное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, ФИО руководителя. |
| Основание записи | Ссылка на нормативный акт (например, ст. 66‑1 ТК РФ, Приказ Минтруда № 3н). |
| Подписи | Электронная подпись работодателя (и, при необходимости, работника). |
| Примечание | Дополнительные сведения (например, «ЭТК активирована с »). |
Пример заполненного электронного документа
Электронный документ № 2024‑ЭТК‑00123 Дата записи: Наименование записи: Ведение электронной трудовой книжки Сведения о работнике: ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: ИНН: 770123456789 СНИЛС: 112-233-445 95 Номер бумажной трудовой книжки: 12-34-56 Сведения о работодателе: Наименование: ООО «Пример Инвест» ИНН: 7701234567 ОГРН: 1127746001234 Адрес: 123000, г. Москва, ул. Примерная, д. 1 Руководитель: Петров Петр Петрович, должность – Генеральный директор Основание записи: Ст. 66‑1 ТК РФ, Приказ Минтруда России от № 3н, Приказ Минтруда России от № 4н (форма «Электронный документ о ведении ЭТК»). Примечание: Электронная трудовая книжка активирована с . Работник согласился на переход в электронный формат. Подписи: ______________________ (Электронная подпись работодателя) ______________________ (Электронная подпись работника, если требуется)
Пошаговая инструкция по оформлению записи
- Подготовка данных. Сотрудник кадровой службы собирает все необходимые сведения о работнике и работодателе.
- Проверка наличия ЭТК. Через портал Госуслуги проверяется, зарегистрирован ли работник в системе ЭТК.
- Создание электронного документа. В системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) выбирается шаблон «Ведение ЭТК» и заполняются реквизиты.
- Подписание. Документ подписывается электронной подписью организации (КЭП). При необходимости работник также подписывает документ.
- Регистрация записи. После подписи система автоматически присваивает номер записи и сохраняет её в реестре ЭТК.
- Уведомление работника. Работнику отправляется уведомление (по электронной почте или через личный кабинет Госуслуг) о том, что его ЭТК активирована.
- Архивирование. Копия электронного документа сохраняется в архиве кадровой службы в соответствии с требованиями 44-ФЗ.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие ссылки на нормативный акт. Обязательно указывайте статью ТК РФ и номер приказа Минтруда.
- Неправильный формат даты. В ЭТК используется формат ДД.MM.ГГГГ, иначе система отклонит запись.
- Неполные сведения о работнике. Проверьте наличие ИНН, СНИЛС и даты рождения – без них запись не проходит валидацию.
- Отсутствие электронной подписи. Запись считается недействительной без подписи КЭП работодателя.
- Неактуальная версия шаблона. Используйте последнюю форму документа, опубликованную Минтрудом (приказ № 4н от ).
Пример «пошагового» заполнения в системе
Ниже – скриншоты (условные) и пояснения к каждому шагу:
- Вход в личный кабинет работодателя. Вводим логин/пароль и подтверждаем двухфакторной аутентификацией.
- Выбор пункта «Создать запись» → «Ведение ЭТК». Система предлагает заполнить форму.
- Заполнение полей. Пример заполнения:
- Дата записи –
- ФИО работника – Иванов Иван Иванович
- ИНН – 770123456789
- СНИЛС – 112-233-445 95
- Номер бумажной ТК – 12‑34‑56 (если есть)
- Наименование организации – ООО «Пример Инвест»
- ИНН организации – 7701234567
- ОГРН – 1127746001234
- Адрес – г. Москва, ул. Примерная, д. 1
- Руководитель – Петров Петр Петрович
- Основание – Ст. 66‑1 ТК РФ, Приказ Минтруда № 3н от
- Примечание – ЭТК активирована с
- Подписание документа. Нажимаем кнопку «Подписать КЭП», система запрашивает сертификат.
- Сохранение и отправка уведомления. После подписи запись сохраняется, система автоматически генерирует уведомление работнику.
Что делать, если запись отклонена?
Система выдаёт код ошибки и комментарий. Наиболее частые причины:
- Ошибка в ИНН/СНИЛС – проверьте цифры.
- Отсутствие обязательного поля «Основание записи» – добавьте ссылку на нормативный акт.
- Срок действия сертификата КЭП истёк – обновите сертификат.
После исправления ошибок запись необходимо повторно отправить.
Оформление записи о ведении электронной трудовой книжки – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Правильный образец записи, представленный в этой статье, поможет избежать типичных ошибок и ускорит процесс цифровизации кадрового учета.
Дата публикации: