Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина. Любые ошибки в ее записях могут привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии, вплоть до недоначисления выплат или их отсрочки. Особенно внимательным нужно быть при приеме на работу руководителей (директоров) учреждений, особенно если речь идет о работе по совместительству.
В данной статье мы разберем, как правильно внести запись о приеме директора по совместительству, какие нюансы существуют для подведомственных учреждений и почему точность формулировок критически важна для будущего пенсионного обеспечения.
Почему важна правильная запись?
Как отмечают эксперты и представители надзорных ведомств, ошибки, допущенные при внесении записей в трудовую книжку, могут стать причиной недоначисления пенсии. Записи в документе формируют основные параметры страхового стажа, который учитывает Социальный фонд России (СФР) при расчете выплат.
Основные риски ошибок:
- Уменьшение размера будущей пенсии;
- Отсрочка в назначении пенсионных выплат;
- Проблемы с подтверждением специального стажа (например, для льготного выхода на пенсию);
- Сложности при получении больничных и пособий.
Общие правила ведения трудовых книжек при совместительстве
Согласно Трудовому кодексу РФ, работа по совместительству выполняется работником в свободное от основной работы время. Внесение записи о работе по совместительству в трудовую книжку осуществляется по желанию работника.
Если директор работает по совместительству, запись в его трудовую книжку вносит работодатель по основному месту работы на основании предоставленных документов. Сам работодатель по совместительству (где директор фактически трудится) запись не делает, так как оригинал трудовой книжки хранится не у него.
Какие документы нужны для внесения записи?
Чтобы специалист отдела кадров по основному месту работы директора мог внести корректную запись, работник должен предоставить:
- Копию приказа о приеме на работу по совместительству (заверенную работодателем по совместительству);
- Или справку от работодателя по совместительству с указанием должности, даты приема и реквизитов приказа.
Специфика записи для директора подведомственного учреждения
Часто возникает вопрос, как правильно сформулировать запись, если администрация принимает на работу директора подведомственного учреждения. Здесь важно соблюдать точность в наименовании должности и организации.
Алгоритм действий:
- Графа 3 (Сведения о работе): Вносится запись о приеме на работу. Указывается полное и сокращенное наименование организации (если есть), затем слово «принят» (или «назначен», если это госслужба/муниципальная служба и характер должности того требует, но чаще для коммерческих и обычных организаций — «принят»), должность и условие о совместительстве.
- Формулировка: Ключевым моментом является указание на то, что работа является совместительством. Это влияет на учет стажа.
Пример правильной записи
Представим ситуацию: Иванов И.И. работает главным инженером в ООО «СтройМаш» (основное место). Его принимают директором в подведомственное учреждение ГБУ «СпортКомплекс» по совместительству.
Пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении… | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 5 | Государственное бюджетное учреждение «СпортКомплекс» (ГБУ «СпортКомплекс») Принят на должность директора по совместительству. | Приказ от № 45-к (копия приказа) |
Важно: Фраза «по совместительству» обязательна. Без нее запись может быть расценена как работа по основному месту, что создаст конфликт стажа (два основных места работы одновременно невозможны) и вызовет вопросы у пенсионного фонда.
Нюансы для разных ситуаций
Если директор — единственный работник
Даже если директор является единственным работником в организации (учреждении), и он же является учредителем или назначен собственником, при работе по совместительству с другой должностью запись вносится по общим правилам. Однако, если договор с директором не заключался (что бывает в случаях с единственными учредителями, которые сами себя назначают), то и трудовые отношения могут считаться не оформленными надлежащим образом, что несет риски для стажа.
Электронные трудовые книжки
С 2020 года для тех, кто впервые поступает на работу, ведутся только электронные трудовые книжки. Для «старых» работников выбор остаеться. При работе по совместительству работодатель обязан подать отчетность (форма ЕФС-1) в Социальный фонд России. Именно эти данные формируют электронный стаж. Ошибка в коде должности или типе занятости (совместительство) в электронном отчете так же опасна, как и ошибка в бумажной книжке.
Частые ошибки и как их избежать
Анализируя практику и комментарии юристов, можно выделить типичные ошибки:
- Отсутствие слова «совместительство»: Это самая грубая ошибка, ведущая к двойному учету полного рабочего времени в одни и те же периоды.
- Неверное наименование должности: Должность должна соответствовать штатному расписанию и трудовому договору. Для директоров подведомственных учреждений важно точно указывать тип учреждения (ГБУ, МУП, АО).
- Внесение записи без документов: Кадровик по основному месту работы не имеет права вносить запись «на слово». Требуется заверенная копия приказа или справка.
Размер пенсии, больничных и пособий напрямую зависит от корректности записей в трудовой книжке. Дефицит персонала и высокая занятость руководителей не должны становиться причиной халатного отношения к кадровому документообороту. Как подчеркивают эксперты, в т.ч. заслуженные юристы, любые разночтения могут быть оспорены надзорными ведомствами, что приведет к длительным разбирательствам.
Помните: правильная запись «принят на должность директора по совместительству» с указанием верных реквизитов приказа — это гарантия того, что ваш трудовой путь будет учтен полностью и без проблем при выходе на заслуженный отдых.
Статья подготовлена на основе актуальных требований трудового законодательства и разъяснений надзорных органов по состоянию на май 2026 года.