Прием на работу генерального директора — это особый кадровый процесс, который требует внимательного подхода к оформлению документов, включая трудовую книжку․ Несмотря на высокий статус должности, генеральный директор, как и любой другой работник, подпадает под действие Трудового кодекса РФ, если он заключил с организацией трудовой договор․ Однако существуют важные нюансы, связанные с основанием назначения, источником полномочий и порядком внесения записи․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись в трудовой книжке генерального директора в разных ситуациях․
Когда генеральный директор — наемный работник?
Наиболее распространённая ситуация: генеральный директор — это наемный сотрудник, не являющийся учредителем компании․ В этом случае его трудовые отношения с организацией регулируются трудовым договором, заключённым на основании решения органа управления (например, совета директоров или общего собрания участников)․
В такой ситуации запись в трудовой книжке оформляется по стандартным правилам, установленным Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225․
Как заполнять графы трудовой книжки?
- Графа 1 — порядковый номер записи: присваивается последовательно, начиная с первой записи о приеме на работу․
- Графа 2 — дата приема на работу: указывается дата, когда трудовой договор вступил в силу (обычно это день начала работы, если иное не предусмотрено договором)․
- Графа 3 — сведения о работе: здесь важно использовать корректную формулировку․ Рекомендуется писать:
- «Принят на работу» — если основанием является трудовой договор;
- «Назначен на должность», если основанием является приказ о назначении (например, от совета директоров)․
Совет экспертов: лучше использовать формулировку «назначен на должность», так как генеральный директор не «принимается» как обычный сотрудник, а назначается на руководящую должность․ Это отражает суть его статуса и соответствует практике судов и инспекций труда․
- Графа 4 — основание: указывается номер и дата приказа о назначении на должность (например: «Приказ № 1 от »)․ Не указывается протокол собрания участников — он является внутренним документом, определяющим решение о назначении, но не основанием для трудовых отношений․ Основанием для трудового договора и записи в трудовой книжке является именно приказ о назначении․
Образец записи (для наемного генерального директора):
Назначен на должность генерального директора ООО «Пример»
Приказ № 1 от Когда генеральный директор — учредитель организации
Ситуация усложняется, когда генеральный директор одновременно является учредителем (или единственным учредителем) ООО или АО․ В этом случае возникает вопрос: нужно ли вообще вносить запись в трудовую книжку?
Случай 1: Единственный учредитель — генеральный директор
Если учредитель единственный и сам назначает себя генеральным директором, то трудовой договор с собой заключить невозможно — это противоречит принципам гражданского и трудового права (ст․ 20 ГК РФ, ст․ 16 ТК РФ)․ В этом случае:
- Трудовой договор не заключается, отсутствует одна из сторон договора (работодатель и работник — одно лицо)․
- Запись в трудовую книжку не вносится — поскольку трудовые отношения не возникают․
Однако, если учредитель хочет официально оформить свои отношения с компанией (например, для получения страховых взносов, начисления зарплаты, оформления больничного), он может:
- Заключить трудовой договор с собой через представителя (например, через другого учредителя, если он есть, или через доверенное лицо)․
- Или назначить себя генеральным директором на основании решения единственного участника и издать приказ о назначении, а затем заключить трудовой договор с собой через представителя (например, юриста или бухгалтера, действующего по доверенности)․
В таком случае запись в трудовую книжку вносится, и заполняется по стандартной схеме, как для наемного работника, но с оговоркой: основанием является решение единственного участника и приказ о назначении․
Случай 2: Несколько учредителей — один из них назначен генеральным директором
Если генеральный директор является одним из нескольких учредителей, то:
- Решение о его назначении принимается общим собранием участников (протокол)․
- На основании этого протокола издаётся приказ о назначении․
- Заключается трудовой договор между организацией и директором (как между двумя сторонами — юридическим лицом и физическим)․
В этом случае запись в трудовую книжку обязательна и оформляется по стандартной схеме, как для наемного работника․ Основанием является приказ о назначении, а не протокол собрания․
Особенности для вновь созданной организации
При создании ООО или АО первым шагом является регистрация в налоговой службе․ После получения свидетельства о регистрации необходимо:
- Провести первое общее собрание участников (если их несколько) или принять решение единственного участника․
- Назначить генерального директора․
- Издать приказ о назначении․
- Заключить трудовой договор (если директор — не единственный учредитель, или если договор заключён через представителя)․
- Внести запись в трудовую книжку․
Важно: Дата приема на работу — это дата, когда трудовой договор вступил в силу, а не дата регистрации компании․ Например, если компания зарегистрирована , а трудовой договор подписан и вступил в силу — именно указывается в графе 2․
Кто заполняет трудовую книжку генерального директора?
Запись в трудовую книжку генерального директора вносится кадровым работником (бухгалтером, HR-специалистом) или самим директором, если он является единственным работником и у компании нет кадровой службы․
Согласно практике и разъяснениям Роструда, генеральный директор имеет право завизировать запись о себе в трудовой книжке сам, поскольку он является уполномоченным лицом, ответственным за ведение кадровой документации․ Однако, чтобы избежать споров, рекомендуется:
- Если есть кадровый работник — пусть он вносит запись, а директор её подписывает как работодатель (в графе «Подпись работодателя»)․
- Если кадрового работника нет — директор вносит запись от имени организации, ставит свою подпись и печать (если есть)․
Запись о приеме на работу по совместительству
Если генеральный директор работает в другой организации по совместительству, то запись в трудовую книжку вносится по месту основной работы․ На месте совместительства трудовая книжка не ведётся — только по заявлению работника и при наличии у него трудовой книжки․
В этом случае в трудовой книжке на месте основной работы делается запись о совместительстве в отдельной строке, с указанием:
- Наименование организации-совместителя;
- Должность;
- Дата начала работы;
- Основание — приказ о приеме на работу по совместительству․
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Указание протокола собрания участников в графе 4․ Правильно: указывать только приказ о назначении․
- Ошибка: Не вносить запись при назначении учредителя․ Правильно: если заключён трудовой договор — запись обязательна․
- Ошибка: Использование формулировки «принят на работу» вместо «назначен на должность»․ Правильно: использовать «назначен», чтобы отразить специфику должности․
- Ошибка: Дата приема — дата регистрации компании․ Правильно: дата вступления трудового договора в силу․
Запись в трудовой книжке генерального директора — это не просто формальность, а важный элемент кадрового документооборота, подтверждающий наличие трудовых отношений․ Независимо от статуса директора (наемный работник, учредитель, единственный участник), если между ним и организацией существует трудовой договор, запись в трудовую книжку обязательна․
Ключевые принципы:
- Используйте формулировку «назначен на должность» — она точнее отражает суть назначения․
- Основанием для записи является приказ о назначении, а не протокол собрания․
- Дата приема — это дата вступления трудового договора в силу․
- Запись может вноситься самим директором, если нет кадрового работника․
- Если директор, единственный учредитель и трудовой договор не заключён, запись не вносится․
Правильно оформленная трудовая книжка защищает как работника, так и работодателя от споров с трудовой инспекцией, ФСС и пенсионным фондом․ Не пренебрегайте этим этапом — даже если вы генеральный директор, вы всё ещё работник, и ваши права должны быть оформлены в полном соответствии с законом․
Совет: Всегда сохраняйте копии приказов, протоколов и трудовых договоров — они являются основанием для всех записей в трудовой книжке и могут потребоваться при проверке․