Вопрос оформления записи в трудовой книжке о приёме на работу, если сотрудник был принят временно, часто вызывает сомнения у кадровых специалистов․ Ниже приведён подробный разбор всех нюансов, правил и практических рекомендаций, которые помогут правильно оформить документ в соответствии с требованиями законодательства РФ․

Что такое «временный приём»?

Временный приём на работу – это договор о работе, заключённый на ограниченный срок (не более 3 месяцев) либо в связи с конкретным проектом, отпуском, больничным и т․п․ В большинстве случаев такой приём оформляется в виде договоров о временной работе или договоров о временном переводе․

Отличия от постоянного приёма

• Срок действия договора ограничен․
• Возможен переход в постоянный статус при признании временного перевода постоянным․
• В трудовой книжке фиксируется дата фактического начала работы, а не дата подписания договора․

Правовые основы оформления записи

Основные нормативные акты, регулирующие запись в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 102–104)․
• Постановление Правительства РФ № 1051 «Об утверждении правил внесения записей в трудовую книжку»․
• Постановление Минтруда РФ № 1234 «Об утверждении порядка заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки»․

Согласно постановлению № 1051, в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, если работник исполняет обязанности в течение более 5 дней․ Если работник исполнял обязанности 5 дней или меньше и решил уволиться, то запись не требуется – трудовую книжку возвращают без записей․

Когда вносить запись?

1. Приём на работу в течение более 5 дней – запись обязательна․
2. Если работник переходит из временного в постоянный статус (например, после 3‑месячного испытательного срока), в трудовую книжку вносится запись о признании временного перевода постоянным․
3. При временном переводе на другую должность внутри организации – запись не вносится, если перевод не сопровождается изменением должности․

Как правильно заполнить раздел «Сведения о работе»?

Раздел «Сведения о работе» состоит из 4 граф, каждая из которых имеет свою функцию:

Пример заполнения

Допустим, работник Иванов Иван Иванович был принят на временную работу в отдел продаж 15 июня 2026 года․ Договор о приёме подписан 10 июня 2026 года, но фактическое начало работы – 15 июня․ Он будет работать до 15 сентября 2026 года․ Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:

• Графа 1: 1
• Графа 2:
• Графа 3: Отдел продаж, должность – «Менеджер по продажам»
• Графа 4: Договор о приёме на работу, № , дата

Если после 3‑месячного периода работник будет признан постоянным, в трудовой книжке добавляется новая запись:

• Графа 1: 2
• Графа 2: (дата фактического начала работы)
• Графа 3: Отдел продаж, должность – «Менеджер по продажам»
• Графа 4: Решение о признании временного перевода постоянным, № , дата

Специальные случаи

Временный перевод без смены должности

Если работник переводится временно на другую должность, но сохраняет ту же позицию (например, «Временный перевод на должность руководителя отдела»), запись в трудовой книжке не требуется․ В таком случае в приказе о переводе указывается только дата начала и конец периода․

Временный перевод в другую организацию

При переводе на работу в другую организацию (внутри группы компаний) запись в трудовой книжке также не требуется, если работник продолжает исполнять те же обязанности․ Если же должность меняется, необходимо оформить новую запись․

Временный перевод в связи с отпуском

В случае временного приёма на работу до возвращения сотрудника из отпуска, запись оформляется так же, как и при обычном приёме, но в графе 3 указывается «Временно до выхода сотрудника из отпуска»․

Что делать, если трудовая книжка оформлена на старом бланке?

Трудовые книжки, оформленные на бланках 1973 г․, признаются действительными при условии, что работник был принят на первое основное место работы в период с до ․ Если книжка была заведена до , в неё вносится запись, а не оформляется новая․

Проверка и контроль правильности записи

1. Проверьте, что дата в графе 2 – фактическая дата начала работы, а не дата подписания договора․
2. Убедитесь, что в графе 4 указаны все необходимые данные: вид документа, дата и номер․
3. Проверьте, что порядковый номер записи (графа 1) соответствует предыдущим записям․
4. Если работник был принят на неполный рабочий день, в трудовой книжке указывается только факт приёма, а режим работы фиксируется в приказе о приёме․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли ввести запись о приёме на работу, если работник исполнял обязанности менее 5 дней? – Нет, запись не требуется․ Трудовую книжку возвращают без записей․
• Что делать, если работник был принят на временную работу, но сразу же получил постоянную должность? – В трудовой книжке вносится запись о признании временного перевода постоянным (см․ раздел 4․1)․
• Нужно ли вносить запись о приёме на работу, если работник был переведен из другого подразделения? – Если должность меняется, запись обязательна․ Если должность остаётся той же, запись не требуется․

Правильное оформление записи в трудовой книжке – залог соблюдения трудового законодательства и избежания конфликтов с сотрудниками и контролирующими органами․ Ключевые моменты:

• Запись обязательна при приёме на работу более 5 дней․
• Дата в графе 2 – фактическое начало работы․
• В графе 4 обязательно указывайте вид, дату и номер документа, на основании которого работник принят․
• При переходе из временного в постоянный статус добавляйте новую запись․
• Соблюдайте порядок номеров записей и используйте правильный бланк․

Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать ошибок при оформлении трудовой книжки и обеспечить юридическую чистоту кадровой документации․