Переход сотрудника на электронную форму трудовой деятельности – процесс, требующий тщательного оформления в бумажной трудовой книжке. Правильно составленная запись защищает работодателя от вопросов контролирующих органов и гарантирует юридическую корректность действия.

Нормативная база

Для оформления перехода используются:

• Ст. 66.1 Трудового кодекса РФ (часть 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г.) – основание для выдачи сведений о трудовой деятельности;
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (вступление в силу 2022 г.) – установлен правила оформления записей;
• Письменное заявление сотрудника о представлении сведений работодателю.

Что требуется от сотрудника?

Сотрудник обязан подать письменное заявление о предоставлении работодателем сведений о своей трудовой деятельности. Заявление подписывается и передаётся в отдел кадров.

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

Запись делается в двух графах:

1. Графа 2 – дата выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику (указывается полная дата: день, месяц, год).
2. Графа 3 – запись о переходе на электронную форму.

Точная формулировка записи не регламентирована законом, однако в практике часто используют следующий шаблон:

«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 ст. 2 ФЗ от 16 декабря 2019 г.)»»

Пример оформления

В графе 2:

• « – выдана бумажная трудовая книжка»

В графе 3:

• « – запись о переходе на электронную трудовую книжку. Подано письменное заявление И. И. Иванова о представлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.»

Как заверить запись

Для того чтобы запись имела юридическую силу, её необходимо заверить подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и поставить печать организации (если она имеется).

• Подпись – ставится под записью в графе 3.
• Печать – ставится рядом с подписью (при наличии печати).

Если в организации нет отдельного ответственного, подпись ставит руководитель отдела кадров.

Частые вопросы и ответы

Нужно ли заверять запись подписью и печатью?

Да. По рекомендациям Министерства труда, запись о переходе на электронную форму должна быть подписана и поставлена печатью (если она есть). Это необходимо для подтверждения подлинности документа.

Что делать, если сотрудник подал заявление в день приёма на работу?

В этом случае сначала вносится запись о приёме на работу (графа 2), а затем – запись о переходе на электронную форму (графа 3). Обе записи оформляются в соответствии с описанными выше правилами.

Нужно ли делать две записи, если сотрудник переходит на электронную форму вновь?

Да. При повторном переходе в электронную форму вносятся две записи:

1. Запись о приёме на работу (первая запись).
2. Запись о переходе на электронную форму (вторая запись).

Пошаговая инструкция для HR‑специалиста

1. Получить от сотрудника письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
2. Убедиться, что в графе 2 указано точное число выдачи бумажной трудовой книжки.
3. Сформировать запись в графе 3 по образцу, упомянутому в пункте 1.1.
4. Подписать запись подписью ответственного лица.
5. Поставить печать организации (если она имеется).
6. Сдать сотрудникам копию электронной трудовой книжки и сохранить оригинал в кадровой документации.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при переходе на электронную форму – обязательный шаг, который:

• обеспечивает соответствие ТК РФ и требованиям Министерства труда;
• защищает работодателя от возможных проверок и споров;
• упрощает дальнейшую работу с электронными кадровыми системами.

Соблюдая описанные выше правила, вы сможете без проблем оформить переход сотрудника на электронную трудовую книжку и избежать недочётов при контроле со стороны инспекционных органов.