Перевод сотрудника‚ ранее работавшего по совместительству‚ на основное место работы – распространённая кадровая процедура. При этом важно правильно оформить запись в трудовой книжке‚ иначе могут возникнуть споры с инспекцией труда и проблемы при расчёте пособий‚ пенсии и других социальных выплат.
В данной статье подробно рассматриваются:
- правовые основания внесения записи;
- пошаговый алгоритм действий работодателя;
- примеры записей в трудовой книжке для внешнего и внутреннего совместителя;
- частные случаи и типичные ошибки.
Нормативная база
Основные нормативные акты‚ регулирующие оформление записей в трудовой книжке:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 66.1 – о ведении трудовых книжек);
- Постановление Минтруда России № 69 от «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (для подтверждения стажа);
- Разъяснения Роструда и КонсультантПлюс (например‚ письма от 2023‑2026 гг.).
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек‚ запись о приёме на работу делает работодатель по основному месту работы. Если сотрудник ранее был принят на условиях внешнего совместительства‚ а затем переведён на основную должность‚ запись оформляется как признание работы по совместительству основной.
Кто и когда вносит запись?
Запись о переходе совместителя на основное место работы вносит:
- Основной работодатель (тот‚ у которого сотрудник будет работать постоянно);
- Внесение производится на основании приказа о переводе (или дополнительного соглашения к трудовому договору) и документа‚ подтверждающего прежнюю работу по совместительству (копия трудового договора‚ приказ о приёме на совместительство‚ выписка из трудовой книжки).
Срок внесения записи – не позднее пяти рабочих дней с даты вступления приказа в силу (ст. 66 ТК РФ).
Пошаговый алгоритм оформления
- Подготовка документации:
- Приказ о переводе сотрудника с совместительства на основную работу (форма Т‑13 или аналогичная);
- Копия трудового договора (или соглашения) о работе по совместительству;
- Выписка из трудовой книжки‚ где отмечена предыдущая запись о совместительстве (при наличии).
- Оформление приказа:
- В приказе указывается: дата‚ основание (например‚ «в связи с переводом сотрудника Ивана Иванова с внешнего совместительства на основное место работы»)‚ должность‚ структурное подразделение‚ дата вступления приказа в силу.
- Внесение записи в трудовую книжку:
- Графа 1 – порядковый номер записи (следующий за последней записью);
- Графа 2 – дата‚ с которой работа становится основной (дата вступления приказа в силу);
- Графа 3 – формулировка записи (см. примеры ниже);
- Графа 4 – наименование документа‚ послужившего основанием для внесения записи (например‚ «Приказ № 123 от о переводе на основное место работы»).
- Подпись и печать:
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или директор) и печатью организации.
Примеры записей в трудовой книжке
Внешний совместитель‚ ставший основным работником
Пример записи:
2024‑03‑10 Принят на работу в ООО «Альфа» внешним совместителем по должности бухгалтера.
2026‑05‑20 Работа по должности бухгалтера стала основной.
Приказ № 123 от .2024‑03‑10 Принят на работу в ООО «Альфа» внешним совместителем по должности бухгалтера.
2026‑05‑20 Работа по должности бухгалтера стала основной.
Приказ № 123 от .Внутренний совместитель (совмещение внутри одной организации)
Пример записи:
2023‑11‑01 Принят на работу в ООО «Бета» внутренним совместителем по должности инженера‑конструктора.
2026‑04‑10 Работа по должности инженера‑конструктора стала основной.
Приказ № 45 от .2023‑11‑01 Принят на работу в ООО «Бета» внутренним совместителем по должности инженера‑конструктора.
2026‑04‑10 Работа по должности инженера‑конструктора стала основной.
Приказ № 45 от .Если запись о совместительстве ранее не вносилась
Иногда работник не просил фиксировать совместительство в трудовой книжке (по своему желанию). В этом случае при переводе на основное место работы достаточно сделать одну запись о приёме на работу:
2026‑05‑20 Принят на работу в ООО «Гамма» на должность менеджера по продажам.
Приказ № 67 от .2026‑05‑20 Принят на работу в ООО «Гамма» на должность менеджера по продажам.
Приказ № 67 от .Особенности внешнего и внутреннего совместителя
| Критерий | Внешний совместитель | Внутренний совместитель |
|---|---|---|
| Работодатель‚ вносящий запись о совместительстве | Основной работодатель (по желанию работника) | Основной работодатель (по желанию работника) |
| Необходимость согласия работника на запись | Да (по заявлению) | Да (по заявлению) |
| Документ‚ подтверждающий совместительство | Копия трудового договора/приказа о приёме на совместительство | Копия внутреннего приказа о совмещении или доп. соглашения |
| Особенность перевода на основное место | Требуется подтверждение прежней работы (копия договора) | Достаточно приказа о переводе внутри организации |
Примечание: согласно разъяснениям Роструда (письмо от 2025‑08‑21)‚ работодатель по совместительству не имеет права вносить запись о работе по совместительству в трудовую книжку работника.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие ссылки на основание – в графе 4 не указывают номер и дату приказа. Решение: всегда прописывать «Приказ № ___ от ___».
- Неправильная дата в графе 2 – ставят дату внесения записи вместо даты‚ с которой работа стала основной. Решение: графа 2 – дата вступления приказа в силу (или дата‚ указанная в приказе как начало основной работы).
- Смешивание внешнего и внутреннего совместительства – используют неправильную формулировку. Решение: чётко указывать‚ что работа «по должности ___ стала основной».
- Отсутствие подписи и печати – запись считается недействительной. Решение: заверять запись подписью уполномоченного лица и печатью организации.
- Несвоевременное внесение – пропуск пятидневного срока. Решение: вести журнал приказов и контролировать сроки внесения записей.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Нарушение правил внесения записей может повлечь:
- административный штраф для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ – от 1 000 до 5 000 руб.);
- дисквалификацию на срок от 6 месяцев до 1 года;
- возможные трудовые споры с работником (например‚ при подтверждении стажа для пенсии).
Поэтому рекомендуется проводить внутренний аудит трудовых книжек не реже одного раза в год и использовать шаблоны‚ утверждённые внутренним нормативным актом организации.
Перевод совместителя на основное место работы – процедура‚ требующая внимательного подхода к оформлению документов и записи в трудовой книжке. Соблюдение установленного порядка (ссылка на приказ‚ правильная дата в графе 2‚ чёткая формулировка в графе 3‚ подпись и печать) гарантирует легитимность записи и защищает интересы как работника‚ так и работодателя.
Применяя представленные в статье алгоритмы‚ примеры и рекомендации‚ кадровые службы смогут избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством.