Дата публикации: 18:47:53

Перевод сотрудника на новую должность, в частности на должность начальника, требует особого подхода к оформлению записи в трудовой книжке. Ниже – подробный разбор всех нюансов, требований законодательства и практических рекомендаций.

Нормативная база

Для правильного оформления записи в трудовой книжке используются:

• Трудовой кодекс РФ, ст. 70.1 – определение перевода;
• Приказ Минтруда от № 320н (форма ведения трудовой книжки);
• Консультации и разъяснения Роструда, КонсультантПлюс (статьи «Кадровые процедуры с мобилизованными», «Перевод на другую должность» и др.).

Все изменения в трудовой книжке вносятся в течение 7 календарных дней с даты принятия решения о переводе.

Что считается переводом на должность начальника?

Перевод – это постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника, в т.ч. переход в иную должность с новыми функциями и ответственностью. При переходе на должность начальника в трудовой книжке фиксируются:

1. Новое наименование должности;
2. Структурное подразделение (если оно меняется);
3. Дата начала работы на новой должности;
4. Причину перевода (по инициативе работодателя, по желанию сотрудника и т.п.).

Если перевод осуществляется в том же подразделении, но с изменением функции, в графе 3 (Сведения о работе) указывается новая должность, а в графе 4 – решение выбранного органа (при наличии) и дата его принятия.

Пошаговая инструкция оформления записи

Подготовка документации

• Заявление сотрудника о желаемом переводе (с указанием новой должности, причины, подпись).
• Приказ о переводе (подписанный руководителем и ответственным за кадры).
• Образец заполнения трудовой книжки, утвержденный Министерством труда (форма № ТК‑1).

Заполнение граф

Подписи

В конце записи ставятся подписи:

• Сотрудника;
• Руководителя текущего подразделения;
• Начальника отдела кадров.

Внесение записи в книжку

Запись вносится в графе 3 (Сведения о работе) и графе 4 (Решение и дата). После этого в графе 5 фиксируется дата внесения записи.

Особенности при переводе в другое подразделение

Если перевод происходит в другое структурное подразделение, в графе 3 указывается полное наименование нового подразделения, а в графе 4 – дата и номер приказа о переводе. При этом:

• Если в трудовом договоре изначально было указано конкретное подразделение, то при переводе внутри того же подразделения необходимо указать его название повторно.
• При переходе в другое подразделение в графе 3 указывается новое название, а в графе 4 – дата и номер приказа.

Таким образом, запись в трудовой книжке должна полностью отражать сведения о новом месте работы и месте проведения работы.

Как действовать, если запись внесена некорректно?

Если обнаруживается ошибка в записи о переводе, следует выполнить следующие действия:

1. Сделать отметку о внесении исправления (зачеркивание с указанием причины, подпись ответственного лица).
2. Внести исправленную запись в соответствии с требованиями ТК РФ.
3. Уведомить сотрудника о внесенных изменениях и получить его подпись.

Важно сохранять оригинальный документ (приказ, заявление) в личном деле сотрудника, чтобы избежать вопросов при проверке.

Примеры формулировок в графе 3 и 4

Пример 1 – перевод в том же подразделении:

Графа 3: Начальник отдела по работе с клиентами
Графа 4: Приказ № 156 от г. «О переводе И.И. Петрова на должность начальника отдела по работе с клиентами». Дата принятия решения: .

Пример 2 – перевод в другое подразделение:

Графа 3: Начальник отдела финансового контроля
Графа 4: Приказ № 87 от г. «О переводе И.И. Петрова на должность начальника отдела финансового контроля в структурном подразделении «Бухгалтерия». Дата принятия решения: .

Краткие рекомендации для кадровых специалистов

• Всегда используйте установленный образец заполнения трудовой книжки.
• Записывайте дату и номер приказа, а также подписи всех участников процесса.
• Проверяйте, чтобы в графе 3 указывалось полное наименование новой должности и подразделения.
• При возникновении ошибок – вносите исправления с подписью и датой.
• Сохраняйте копию приказа и заявления в личном деле сотрудника.

Оформление записи в трудовой книжке при переводе сотрудника на должность начальника требует соблюдения строгих формальностей, установленных ТК РФ и приказом Минтруда. Правильно заполненные графы, подписи и своевременное внесение записи (не позднее 7 дней) гарантируют соответствие законодательству и избавляют от рисков при проверках.

Следуя приведенным рекомендациям, кадровые службы смогут без ошибок документировать все кадровые перемещения, включая переводы на руководящие позиции.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 г.