Оформление записи в трудовой книжке – одна из важнейших задач кадровой службы․ Ошибки в этом документе могут привести к юридическим последствиям и затруднить дальнейшее трудоустройство сотрудника․ В статье подробно рассмотрим, как правильно оформить запись, когда начальник отдела переводится в другое подразделение организации․

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 66, 67, 71․
2. Постановление Правительства РФ от № 660 «Об утверждении Положения о порядке ведения и оформления трудовых книжек»․
3. Приказ Минтруда России № 6н от «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»․
4. Коллективный договор (если имеется) и локальные нормативные акты организации․

Когда требуется запись в трудовой книжке?

Запись обязательна в следующих случаях:

• При приёме на работу (включая назначение на должность «начальник отдела»)․
• При переводе, перемещении, переименовании должности или структурного подразделения․
• При восстановлении сотрудника после увольнения, приёме на работу по новому трудовому договору․

В рассматриваемом случае – перевод (принятие) начальника отдела в другое подразделение – запись делается в графе «Принят(а) в (наименование подразделения) на должность (наименование должности)»․

Необходимые документы

Для внесения записи в трудовую книжку необходимо собрать следующий пакет:

• Трудовой договор (или дополнение к нему), в котором указана дата перевода и новое подразделение․
• Приказ организации о переводе (образец приказа – ниже)․
• Заявление сотрудника (по желанию, если в организации предусмотрено)․
• Справка из отдела кадров о наличии свободного места в новом подразделении․
• Печать организации (или печать отдела кадров) и подписи уполномоченного лица․

Порядок оформления записи

Подготовка приказа

Приказ должен содержать:

1. Шапку с реквизитами организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес)․
2. Номер и дату приказа․
3. Текст приказа с указанием:
   • ФИО сотрудника․
   • Текущей должности и подразделения․
   • Новой должности и подразделения (например, «начальник отдела маркетинга»)․
   • Дата перевода (дата, с которой сотрудник считается принятым в новое подразделение)․
   • Основание (трудовой договор, пункт коллективного договора и т․п․)․
4. Подпись приказа (директор/генеральный директор) и подпись ответственного за кадровое делопроизводство․

Заполнение трудовой книжки

В трудовой книжке запись делается в следующем порядке (см․ инструкцию Минтруда):

• Графа 1 – Порядковый номер записи․ Увеличивается на 1 от предыдущей записи․
• Графа 2 – Дата записи․ Указывается дата фактического перевода (дд․мм․гггг)․
• Графа 3 – Содержание записи․ Формулировка должна соответствовать образцу (см․ ниже)․
• Графа 4 – Основание․ Указывается номер и дата приказа, а также номер трудового договора (если требуется)․
• Подпись сотрудника․ Сотрудник ставит подпись в графе «Подпись работника»․
• Подпись лица, вносящего запись․ Руководитель отдела кадров (или иной уполномоченный) ставит подпись и ставит печать организации․

Журнал учёта трудовых книжек

После внесения записи необходимо сделать отметку в журнале учёта трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки»․ Это подтверждает, что сотрудник получил свою книжку с внесённой записью․

Образец записи в трудовой книжке

Ниже – типовой пример записи для случая «начальник отдела принят в отдел»․

Подписи:

• Сотрудник: _______________________ (Иванов И․И․)
• Кадровик: _______________________ (Петров П․П․)
• Печать организации

Частые ошибки и рекомендации

• Неправильный формат даты․ В трудовой книжке используется формат ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
• Отсутствие подписи сотрудника․ Подпись обязательна, иначе запись считается недействительной․
• Не указано основание; Нужно обязательно указать номер и дату приказа, а при необходимости – номер трудового договора․
• Запись сделана в неправильную графу․ В графе 3 – только содержание записи, в графе 4 – только основание․
• Отсутствие печати․ Печать организации обязана быть проставлена в графе подписи лица, вносящего запись․

Пример полного приказа о переводе

ООО «Пример» 
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․1

ПРИКАЗ
№ 12/2026 от 

О переводе Иванова Ивана Ивановича в отдел маркетинга

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, коллективным договором ООО «Пример» и пунктом 5․2 Трудового договора № 45/2024 от 
приказываю:

Перевести Иванова Ивана Ивановича, 
 должность – начальник отдела продаж,
 с г․ в отдел маркетинга на должность «начальник отдела маркетинга»․

Установить заработную плату в размере, предусмотренном должностным окладом отдела маркетинга․

Довести приказ до сведения сотрудника и внести запись в трудовую книжку в соответствии с инструкцией Минтруда России․
Генеральный директор ___________________ (ФИО)
Главный бухгалтер ___________________ (ФИО)
Отдел кадров _______________________ (ФИО)
Печать

Краткий чек‑лист для кадровика

1. Подготовить и подписать приказ о переводе․
2. Убедиться, что в трудовом договоре указана возможность перевода․
3. Собрать подписи сотрудника и ответственного за запись․
4. Внести запись в трудовую книжку согласно образцу․
5. Отметить факт выдачи книжки в журнале учёта;
6. Сохранить копию приказа и подтверждающих документов в личном деле сотрудника․

Оформление записи «начальник отдела принят в отдел» – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований․ Правильный порядок действий, корректный текст записи и наличие всех необходимых подписей и печатей гарантируют юридическую чистоту документа и защиту интересов как работодателя, так и сотрудника․

При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к инструкции по заполнению трудовых книжек Минтруда РФ или к специалисту отдела кадров․