Перевод сотрудника на другую работу – одна из самых частых ситуаций в кадровой практике․ Правильное оформление соответствующей записи в трудовой книжке гарантирует юридическую корректность документа и избавит компанию от возможных споров с работником․ Ниже – подробный разбор требований, примеров и рекомендаций, основанных на актуальной нормативной базе (ТК РФ, Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 г․) и практике консультантов․

Что именно фиксируется в трудовой книжке при переводе

Согласно п․ 10 Правил ведения трудовых книжек, в запись вносятся сведения о:

• выполняемой работе;
• переводе на другую постоянную работу;
• основаниях прекращения трудового договора;
• награждениях за успехи в работе․

Перевод может быть:

1. по инициативе работника;
2. по согласованию сторон;
3. по указанию работодателя․

При этом важно различать перевод на другую постоянную работу и временный перевод․ Временный перевод (например, на замену или временный проект) не требует внесения записи в трудовые книжки, если он не сопровождается изменением структурного подразделения․

Как правильно указать структурное подразделение

Если в трудовом договоре изначально указано конкретное структурное подразделение, то при переводе на другую должность в том же подразделении запись должна отражать это подразделение․ При переходе в другое подразделение (другой отдел, филиал и т․п․) в трудовую книжку вносят наименование нового подразделения․

Оформление записи: образцы и требования

Запись о переводе оформляется на основании приказа (распоряжения) работодателя․ По правилам, приказ должен быть подписан не позднее недельного срока после факта перевода․

Образец записи в трудовых книжках (2023‑2026 гг․):

Графа 3․ Сведения о работе:
Перевод на другую постоянную работу – отдел продаж (структурное подразделение «Северный»)․
Дата перевода: ․
Основание: Приказ № 123-р от «О переводе работника Иванова И․И․ в отдел продаж»․

В графе 4 (Сведения о переводе) указываются:

• вид перевода (по просьбе работника, с согласия работодателя и т․д․);
• наименование организации‑работодателя, в которую переводят;
• дату перевода․

Примеры заполнения граф

1. Перевод в другое подразделение того же предприятия
   • Графа 3: «Перевод на другую постоянную работу – отдел логистики (структурное подразделение «Южный»)»;
   • Графа 4: «По просьбе работника, с согласия работодателя»;
   • Дата перевода – ․
2. Перевод в другое предприятие
   • Графа 3: «Перевод на другую постоянную работу – филиал компании «Альфа» в г․ Новосибирск»;
   • Графа 4: «С согласия сторон, по инициативе работодателя»;
   • Дата перевода – ․

Частые ошибки и как их избежать

• Неуказание даты перевода․ Дата должна быть указана в полной форме (дд․мм․гггг)․
• Отсутствие ссылки на приказ․ В записи обязательно указывается номер и дата приказа, который подтверждает перевод․
• Несоответствие наименования подразделения в договоре и в записи․ Если в трудовом договоре указано «Отдел маркетинга», а в записи написано «Маркетинговый отдел», это может привести к несоответствию․
• Запись временного перевода как постоянного․ Временный перевод фиксируется только в служебных документах, а не в трудовых книжках․

Перевод и нотариальное оформление

Если переводом планируется переезд за границу или необходимость предоставления документа в иностранном государстве, может потребоваться нотариальный перевод трудовых книжек․ Такие услуги предоставляют специализированные бюро (например, Бюро переводов «ТРАКТАТ»)․ Нотариальный перевод важен для:

• получения визы и разрешения на работу;
• подтверждения трудового стажа в иностранных учреждениях;
• документального подтверждения прав на пенсионные выплаты․

Краткое резюме

Чтобы правильно оформить перевод в трудовых книжках, следует соблюдать следующие пункты:

1. Указать вид перевода (постоянный/временный) и основание;
2. Заполнить графы 3‑4 с указанием наименования подразделения и даты;
3. Ссылку на приказ (распоряжение) работодателя;
4. Соблюдать сроки внесения записи (не позднее недели с даты перевода);
5. При необходимости оформить нотариальный перевод для зарубежных целей;

Соблюдение этих требований гарантирует юридическую чистоту документа и избавит компанию от возможных споров с работником․

Автор: кадровый консультант, 23 мая 2026 г․