Приём сотрудника на замещение позиции, освобождённой в связи с уходом в декретный (беременность и роды) отпуск, оформляется так же, как и любой другой трудовой договор. Однако в трудовой книжке (бумажной или электронной) необходимо сделать специальную запись, которая чётко указывает на временный характер работы и связь с декретным отпуском основного сотрудника. Ниже – подробное руководство по оформлению такой записи, актуальное на 2025 год.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 67, ст. 256) – регулирует оформление трудовых отношений и ведение трудовых книжек.
- Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – определяет, что период работы по срочному договору засчитывается в трудовой стаж.
- Постановление Правительства РФ от № 1845 «О ведении трудовых книжек» – устанавливает порядок внесения записей в бумажную и электронную форму.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 585н) – содержит образцы формулировок.
Когда делается запись?
Запись в трудовую книжку вносится в день начала работы по срочному трудовому договору, заключённому на период декретного отпуска основного сотрудника. Если договор оформляется задним числом (например, фактически работник уже приступил к обязанностям, а оформление произошло позже), запись делается с даты фактического допуска к работе, но не ранее даты заключения договора.
Что должно быть указано в записи?
Согласно инструкции, запись состоит из следующих элементов:
- Дата приёма на работу (день, месяц, год).
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
- Должность, которую занимает работник (должна соответствовать штатному расписанию).
- Вид трудового договора – срочный, на период декретного отпуска.
- Основание для приёма – ссылка на приказ о приёме и/или на заявление сотрудника о замещении.
- Номер и дата приказа о приёме на работу.
- Подпись уполномоченного лица (руководитель или специалист отдела кадров) и печать организации (если используется бумажная книжка).
Оформление записи в бумажной трудовой книжке
Шаг‑за‑шаг
- Откройте трудовую книжку на чистую страницу (или на первую свободную строку после последней записи).
- В колонке «Дата» укажите число, месяц и год приёма.
- В колонке «Наименование организации» запишите полное название работодателя.
- В колонке «Должность, профессия» укажите должность, на которую принимается сотрудник.
- В колонке «Вид работы» (или «Примечание») сделайте пометку: «Срочный трудовой договор на период декретного отпуска (с __________ по __________)».
- Под записью поставьте подпись уполномоченного лица и печать организации.
- Если в книге уже есть электронная версия, одновременно сделайте запись в электронном виде (см. пункт 5).
Пример записи (бумажная форма)
ООО «ТехноСервис» Инженер‑программист Срочный трудовой договор на период декретного отпуска (с по ) Приказ № 125 от Подпись ___________ Печать
Оформление записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)
С 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде является обязательным для всех работодателей, за исключением случаев, когда сотрудник подал письменное заявление об отказе от ЭТК. Запись о приёме на время декретного отпуска в ЭТК делается через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или в специализированной кадровой системе (1С:ЗУП, «Контур.Кадра» и т.п.).
Порядок действий в ЭТК
- В разделе «Трудовая деятельность» нажмите «Добавить запись».
- Выберите тип записи – «Приём на работу».
- Укажите:
- Дата приёма (dd.mm.yyyy).
- Наименование организации (из ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
- Должность (из справочника профессий).
- Вид трудового договора – «Срочный».
- Срок действия договора (начало и окончание).
- Основание – номер и дата приказа о приёме.
- Поставьте электронную подпись уполномоченного лица (или используйте ЭЦП организации).
- Сохраните запись – она автоматически появится в трудовой книжке сотрудника.
Пример записи в ЭТК (вид в личном кабинете)
- Организация: ООО «ТехноСервис»
- Должность: Инженер‑программист
- Вид договора: Срочный
- Срок: с по
- Основание: Приказ № 125 от
- Статус: Запись внесена, подпись подтверждена ЭЦП
Особенности, связанные с отказом от бумажной книжки
Если сотрудник подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ), работник обязан вести только электронную версию. В этом случае:
- Запись о приёме на время декретного отпуска делается исключительно в ЭТК.
- При выдаче справки о трудовой деятельности (например, для получения пособия) работодатель предоставляет выписку из ЭТК, заверенную электронной подписью.
- Бумажная книжка не заполняется, но работник может запросить её дубликат в случае необходимости (по заявлению).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Не указана срочность договора (запись оформлена как постоянная) | Может возникнуть спор о праве на отпуск по беременности и родам у замещающего сотрудника; сложности при расчёте стажа. | В колонке «Вид работы» или «Примечание» обязательно прописывать «Срочный трудовой договор на период декретного отпуска». |
| Отсутствует ссылка на приказ о приёме | Запись считается неполной; при проверке трудовой инспекцией может быть вынесено предписание. | Всегда указывать номер и дату приказа (или распоряжения) о приёме. |
| Неправильная дата начала работы (например, раньше фактического допуска) | Нарушение ст. 66 ТК РФ; возможны штрафы. | Дата приёма должна совпадать с днём фактического допуска к работе либо с датой издания приказа, если работник уже приступил к обязанностям. |
| Отсутствие подписи и печати (бумажная форма) или ЭЦП (электронная форма) | Запись не имеет юридической силы. | Контролировать заверку каждого ввода данных ответственным лицом отдела кадров. |
Запись в трудовую книжку о приёме на работу на время декретного отпуска – это стандартная процедура, требующая внимательного соблюдения норм трудового законодательства и инструкций по ведению трудовых книжек. Главное – чётко указать срочный характер договора, период действия и основание (приказ о приёме). При наличии электронной трудовой книжки запись делается в неё одновременно с бумажной (если сотрудник не отказался от бумажного варианта). Следуя представленным рекомендациям, вы избежите типичных ошибок и обеспечите корректное оформление трудовых отношений как для замещающего сотрудника, так и для организации.
Статья актуальна на май 2026 года. При изменении законодательства рекомендуется сверяться с последними нормативными актами и официальными разъяснениями Минтруда России.