В процессе оформления трудовых отношений работодатель обязан правильно зафиксировать в трудовой книжке сведения о приеме сотрудника в обособленное подразделение․ Эта запись имеет свои особенности и регулируется нормативами Трудового кодекса РФ, формы СЗВ‑ТД и другими нормативными актами․
Что такое обособленное подразделение?
Обособленное подразделение – это отдельный структурный подразделение организации, которое:
- имеет собственное наименование;
- расположено в иной местности, отличной от главного места нахождения организации;
- может быть включено в трудовой договор как существенное условие работы․
Если такие условия соблюдены, работник считается принятым именно в это подразделение, и соответствующая запись обязана быть сделана в его трудовой книжке․
Нормативная база
Ключевые правовые документы, регулирующие вопросы оформления записи:
- Ст․ 57 ТК РФ – требование указывать место работы в трудовом договоре․
- Форма СЗВ‑ТД (раздел «Графа 5 – Трудовая функция») – обязательное указание наименования обособленного подразделения, если условие о работе в нём включено в договор․
- Постановление Пленума ВС РФ от № 2‑ГК‑19 – требования к заполнению трудовой книжки при преобразовании обособленного подразделения․
- КонсультантПлюс и другие кадровые сервисы – практические рекомендации и образцы заполнения․
Обязательность указания обособленного подразделения в СЗВ‑ТД
Ответ Министерства труда подтверждает, что в табличной части формы СЗВ‑ТД в графе 5 необходимо указывать наименование обособленного подразделения, если в трудовом договоре предусмотрено условие работы именно там․
Важно: Если обособленное подразделение не является обязательным условием договора, стороны могут самостоятельно решать, указывать ли его в договоре и в трудовой книжке․
Как оформить запись в трудовой книжке
Запись делается в соответствии с общими правилами заполнения трудовой книжки․ Ниже – пошаговая инструкция․
Шапка записи
В начале записи указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации, а затем – наименование обособленного подразделения․
Пример оформления:
Обособленное подразделение ООО «Конфета», Костромская обл․, п․ Солнечный
Сведения о должности
Указываются:
- должность (или должность‑код);
- профессия, специальность;
- квалификация;
- конкретный вид поручения (работы)․
Дата и номер приказа
В графе 4 заносится дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, которым сотрудник принимаеться на работу в обособленное подразделение․
Пример полной записи
Если сотрудник Иванов И․И․ принят в обособленное подразделение ООО «Ромашка», г․ Барнаул, на должность менеджера по продажам, квалификация «квалифицированный», то в трудовой книжке записывается:
Принят в обособленное подразделение ООО «Ромашка», г․ Барнаул Должность: Менеджер по продажам Профессия: Продавец Специальность: Торговля Квалификация: 3‑й разряд Дата приказа: № 15
Примеры заполнения
Ниже представлены типичные варианты записи в зависимости от ситуации․
- Приём на работу в новое обособленное подразделение – указывается полное наименование подразделения и его местонахождение․
- Перевод внутри уже существующего обособленного подразделения – указывается, что перевод происходит в то же подразделение, но фиксируется новая должность/квалификация․
- Сотрудник перемещается в другое обособленное подразделение – в записи указывается новое место работы и соответствующий приказ․
Как оформить приказ о приеме/переводе в обособленное подразделение
Приказ должен содержать минимум следующие элементы:
- Номер и дата приказа․
- Полное наименование организации‑работодателя․
- Наименование обособленного подразделения, в которое вносится изменение․
- ФИО сотрудника, его должность, тарифная ставка/оклад․
- Сведения о месте работы (адрес обособленного подразделения)․
- Подпись руководителя и печать организации․
Приказ служит основанием для внесения записи в трудовую книжку․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Нужно ли указывать адрес обособленного подразделения в приказе и в трудовой книжке?
Ответ: Да․ Приём в обособленное подразделение, расположенное в иной местности, подразумевает указание его полного адреса как существенного условия трудового договора․
Вопрос: Что делать, если обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс?
Ответ: Даже при отсутствии отдельного баланса адрес и наименование подразделения указываются в документах, так как они являются частью условия работы․
Вопрос: Можно ли обойтись упоминанием только даты и номера приказа?
Ответ: Нет․ В запись обязательно включаются наименование подразделения и его местонахождение, иначе запись считается неполной и может быть оспорена при проверке․
Правильное оформление записи в трудовой книжке при приеме или переводе сотрудника в обособленное подразделение – важный элемент юридической защиты работодателя и сотрудника․ Соблюдение требований СЗВ‑ТД, ссылки на ст․ 57 ТК РФ и правильная формулировка приказа позволяют избежать ошибок при контроле со стороны инспекции и гарантировать соответствие внутренних кадровых процедур․
Применяя описанные выше рекомендации, вы сможете уверенно оформлять все необходимые записи, а также правильно отвечать на вопросы, возникающие у HR‑специалистов и руководителей подразделений․