В современной российской практике кадрового учёта вопрос записи в трудовой книжке при разделении (например, при расторжении трудового договора по соглашению сторон, при увольнении в связи с изменением условий труда, при разделении организации или её структурных подразделений) остаётся одним из наиболее важных и часто вызывающих вопросы. Особенно актуально это для работников, у которых ещё сохраняются бумажные трудовые книжки, а также для кадровых служб, которые обязаны корректно оформлять все изменения в соответствии с законодательством.

Что означает «разделение» в трудовом праве?

В трудовом законодательстве термин «разделение» чаще всего относится к реорганизации юридического лица в форме разделения (ст. 57 Трудового кодекса РФ). Это означает, что одна организация прекращает своё существование, а вместо неё создаются две или более новых организаций. При этом права и обязанности по трудовым договорам переходят к новым работодателям в порядке, установленном разделительным балансом.

Важно понимать: разделение, это не увольнение. Работники не теряют свои трудовые отношения, а их трудовые договоры переходят к новым работодателям. Однако в трудовой книжке необходимо сделать соответствующую запись, подтверждающую изменение работодателя.

Какие виды разделения существуют?

• Выделение — создание новой организации на базе части имущества и персонала существующей;
• Разделение — распад одной организации на две или более новых, при котором первоначальная организация прекращает существование.

В обоих случаях трудовые отношения работников не прекращаются, но меняется работодатель, это и требует внесения записи в трудовую книжку;

Обязательно ли делать запись в трудовой книжке при разделении?

Да, обязательно. Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 (ред. от 2024 г.), в трудовой книжке должны фиксироваться все случаи приёма на работу и увольнения, а также изменения в организации работодателя, если они влекут за собой смену наименования или правопреемника.

При разделении организации работодатель обязан внести запись о переходе работника к новому работодателю. Это не увольнение, но и не простое изменение наименования — это смена юридического лица, поэтому запись делается по правилам, установленным для смены работодателя.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись делается на основании приказа (распоряжения) работодателя о реорганизации и переходе прав и обязанностей по трудовым договорам. Формулировка записи должна быть строго официальной и соответствовать требованиям законодательства.

Пример правильной записи:

1. Дата:
2. Основание: Приказ № 45 от
3. Формулировка: «Трудовой договор с работником прекращён в связи с переходом к новому работодателю в связи с реорганизацией организации в форме разделения (пункт 6 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)».
4. Новый работодатель: «Работник переведён на работу в ООО «Новый Профиль» (ИНН 7701234567, ОГРН 1234567890123), созданное в результате разделения ООО «Старый Профиль».

Важно: запись должна быть сделана в день прекращения трудовых отношений с первоначальным работодателем, то есть в день, когда юридически организация перестаёт существовать или передаёт права и обязанности новой.

Что делать, если работник имеет электронную трудовую книжку?

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Если работник выбрал ЭТК, то все записи, включая изменения при реорганизации, вносятся в его личный кабинет на портале Пенсионного фонда РФ.

При разделении организации работодатель обязан:

• Внести запись в ЭТК в течение трёх рабочих дней с даты приказа;
• Уведомить работника о внесении записи;
• Передать информацию о новом работодателе в ПФР через систему электронного документооборота.

Работник может в любое время получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или в офисе Пенсионного фонда.

Что делать, если работник не выбрал ЭТК и имеет бумажную трудовую книжку?

Если работник не подавал заявление о переходе на электронный формат, то его бумажная трудовая книжка остаётся основным документом. В этом случае:

• Запись о разделении вносится в бумажную трудовую книжку в строгом соответствии с образцом, указанным выше;
• Запись должна быть заверена печатью работодателя (если печать используется) и подписью уполномоченного лица (кадровика или директора);
• Все записи должны быть сделаны чётко, без помарок и исправлений. При ошибке — оформляется дубликат трудовой книжки.

Что делать, если запись сделана неверно?

Если в трудовой книжке сделана неправильная запись (например, указано «увольнение» вместо «переход при разделении»), это может повлиять на подсчёт стажа, начисление пенсии или оформление социальных выплат.

В таком случае:

1. Работник подаёт заявление работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки с указанием причины — «ошибочная запись»;
2. Работодатель издаёт приказ о выдаче дубликата;
3. В дубликате вносятся все записи корректно, а неверная запись аннулируется;
4. В дубликате делается запись: «Запись № X от [дата] признана недействительной в связи с ошибкой».

Особенности при разделении с сохранением стажа

При разделении организации трудовой стаж работника не прерывается. Он сохраняется и суммируется при переходе к новому работодателю. Это означает:

• Стаж, накопленный в старой организации, учитывается при расчёте отпуска, больничных, пенсии;
• Работник не теряет права на ежегодный оплачиваемый отпуск, который был накоплен;
• При увольнении в будущем стаж будет подсчитан с учётом всего периода работы в обеих организациях (старой и новой).

Частые ошибки работодателей

• Запись «уволен» вместо «перешёл в связи с разделением» — это нарушение, ведущее к потере стажа;
• Отсутствие ссылки на ТК РФ — запись считается неправильно оформленной;
• Не указывается наименование нового работодателя — запись неполная;
• Запись вносится с опозданием — нарушение сроков (должна быть сделана в день приказа);
• Игнорирование ЭТК — если работник выбрал электронный формат, бумажная книжка не должна использоваться для новых записей.

Для кадровых служб и работодателей:

• Всегда определяйте, есть ли у работника бумажная или электронная трудовая книжка;
• При разделении — не увольняйте работников, а оформляйте переход;
• Используйте точную формулировку из Трудового кодекса РФ (п. 6 ч. 1 ст. 77);
• Соблюдайте сроки внесения записей — не позднее 3 рабочих дней;
• Храните копии приказов о реорганизации — они могут понадобиться для проверок и споров;
• При ошибке — не исправляйте вручную, оформляйте дубликат.

Для работников:

• Проверяйте записи в трудовой книжке после реорганизации;
• Если запись сделана неправильно, требуйте дубликат;
• Сохраняйте копии приказов и уведомлений о переходе;
• Проверяйте свою ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР — это бесплатно и удобно.

Правильное оформление записи при разделении, это не просто формальность. Это гарантия сохранения ваших трудовых прав, стажа и будущей пенсии. Не пренебрегайте этим!

Важно помнить: с 2023 года все новые бумажные трудовые книжки должны изготавливаться на бланках нового образца с защитными элементами. Если вы получаете дубликат, он должен быть на таком бланке.