Увольнение по собственному желанию — один из самых распространённых оснований для прекращения трудовых отношений в России. При этом многие сотрудники и даже работодатели допускают ошибки при оформлении записи в трудовой книжке, что может привести к юридическим последствиям: отказу в трудоустройстве, проблемам при получении пособий или даже судебным спорам. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить трудовую книжку при увольнении по инициативе работника, с учётом требований Трудового кодекса РФ и актуальных нормативных актов на 2026 год.
Правовая основа: какие нормы регулируют увольнение по собственному желанию
Основным законодательным актом, регулирующим увольнение по собственному желанию, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Ключевые статьи:
- Статья 77, пункт 3 — увольнение по инициативе работника (по собственному желанию);
- Статья 80, порядок подачи заявления об увольнении;
- Статья 84.1, обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения;
- Постановление Минтруда России от № 69 — Инструкция по заполнению трудовых книжек;
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму и порядок ведения трудовых книжек.
Важно: с 2021 года введён новый порядок ведения трудовых книжек, но формулировки записей об увольнении не изменились. Все ранее действовавшие варианты остаются юридически корректными.
Пошаговая инструкция: как оформить запись в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию должна быть сделана в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ) и содержать строго определённые элементы.
Шаг 1: Укажите порядковый номер записи
Запись нумеруется последовательно, начиная с первой трудовой деятельности. Например, если это 7-я запись в книжке, ставится цифра 7.
Шаг 2: Выберите корректную формулировку причины увольнения
Закон допускает три равноценных варианта формулировки — все они имеют одинаковую юридическую силу:
- Уволен по собственному желанию — наиболее распространённый и рекомендуемый вариант (согласно п. 5.2 Инструкции № 69);
- Трудовой договор расторгнут по инициативе работника;
- Трудовой договор прекращён по инициативе работника.
Важно! Не используйте сокращения вроде «уволен по Ж» или «по собств. жел.» — это нарушение формы и может быть расценено как ошибочная запись.
Шаг 3: Обязательно укажите ссылку на статью ТК РФ
Каждая запись о прекращении трудового договора должна содержать ссылку на конкретный пункт и статью Трудового кодекса. Для увольнения по собственному желанию — это:
пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Полная формулировка записи выглядит так:
- 7
- Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно: Не пишите «ст. 77 ТК РФ» — это недопустимо. Полное наименование закона обязательно.
Шаг 4: Укажите дату увольнения
Дата указывается в формате: число, месяц, год (например, ). Она должна совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении и в заявлении работника.
Шаг 5: Укажите реквизиты приказа
В графе «На основании» вносится номер и дата приказа работодателя. Например:
- На основании приказа № 45 от
Приказ должен быть издан на основании заявления работника и содержать ту же формулировку причины увольнения.
Шаг 6: Подпись и печать
Запись заверяется:
- Подписью ответственного лица (как правило, кадровика или директора);
- Печатью организации (если организация имеет печать — она обязательна; если нет — подпись с расшифровкой достаточна).
Подпись должна быть расшифрована: фамилия, инициалы, должность (например, И.И. Иванов, кадровик).
Распространённые ошибки при оформлении
Вот типичные ошибки, которые могут привести к признанию записи недействительной:
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ — запись считается неправильно оформленной;
- Использование неполных формулировок: «уволен по Ж», «по инициативе» без указания «работника»;
- Неправильная дата: запись сделана раньше или позже дня увольнения;
- Отсутствие подписи или печати;
- Использование сокращений: «ТК РФ» вместо полного наименования;
- Запись внесена от руки, но не читаема — все записи должны быть сделаны печатным способом или разборчивым почерком (если вручную).
Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Если запись в трудовой книжке содержит ошибку (неправильная формулировка, отсутствует ссылка и т.п.), её нельзя исправлять зачёркиванием или исправлением — это запрещено законом.
Правильный порядок:
- Издаётся новый приказ об увольнении с правильной формулировкой;
- В трудовой книжке вносится новая запись с пометкой «Запись № X признана недействительной»;
- Новая запись делается с правильными данными;
- На оборотной стороне книжки делается отметка о признании предыдущей записи недействительной.
Пример:
Запись № 7 (признана недействительной)
Уволен по собственному желанию, ст. 77 ТК РФ — недопустимая формулировка
Запись № 8
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. На основании приказа № 45 от .
Дополнительные рекомендации
- Выдача трудовой книжки — должна происходить в день увольнения. Если работник не явился — работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за книжкой (ст. 84.1 ТК РФ).
- Электронная трудовая книжка — если сотрудник выбрал электронный формат, запись в бумажную книжку не вносится. Все данные передаются в Пенсионный фонд РФ. Но если работник ранее имел бумажную книжку — она выдаётся ему на руки с последней записью.
- При увольнении в период отпуска или болезни — запись вносится в день увольнения, даже если работник не вышел на работу. Дата увольнения, это дата, указанная в заявлении, а не день выхода на работу.
- Расчёт — все суммы (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, больничные) должны быть выплачены в день увольнения;
Образец правильной записи в трудовой книжке
Вот как должна выглядеть корректная запись:
- № 7
- Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- На основании приказа № 45 от .
- Подпись: И.И. Иванов, кадровик
Печать организации
Правильное оформление трудовой книжки при увольнении по собственному желанию — это не формальность, а гарантия будущих прав работника. Ошибка в записи может стать препятствием при трудоустройстве, получении пособий или оформлении пенсии. Поэтому работодатели обязаны строго соблюдать требования ТК РФ и Инструкции Минтруда.
Работникам рекомендуется:
- Внимательно проверять запись в трудовой книжке при получении;
- Требовать выдачи книжки в день увольнения;
- Сохранять копию заявления и приказа об увольнении;
- При обнаружении ошибки — немедленно обратиться к работодателю с требованием исправить запись.
Помните: правильно оформленная трудовая книжка — это ваша профессиональная история, которую нельзя исправить после увольнения без лишних хлопот.
Если вы сомневаетесь в правильности записи — обратитесь в трудовую инспекцию или к юристу по трудовому праву. Лучше перестраховаться, чем потом бороться за восстановление своей карьеры.