Цель статьи – дать работодателям и кадровикам подробные рекомендации, как правильно оформить запись в трудовой книжке (ТК) работника, нанятого на временную работу в период декретного отпуска (отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребёнком) у основного сотрудника.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ):
  • Статья 59 – порядок и условия предоставления отпуска по беременности и родам, а также отпуска по уходу за ребёнком.
  • Статья 62 – порядок заключения срочного трудового договора.
  • Статья 67 – порядок внесения записей в трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ № 99‑н от «Об утверждении формы трудовой книжки».
• КонсультантПлюс (2025‑2026) – готовые решения и образцы записей о приёме временного работника на период декретного отпуска.

Когда требуется отдельная запись?

Запись в ТК делается в следующих случаях:

1. Основной сотрудник (мать) уходит в отпуск по беременности и родам или в отпуск по уходу за ребёнком.
2. Работодатель нанимает временного работника (по срочному трудовому договору) для замещения отсутствующего сотрудника.
3. Временный работник будет выполнять те же функции, что и основной сотрудник, и его трудовые отношения заканчиваются автоматически с окончанием срока отпуска (или по взаимному согласию).

Какие сведения необходимо указать?

Согласно статье 67 ТК РФ и рекомендациям КонсультантПлюс, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки вносятся следующие данные:

• Дата приема – день, когда временный работник приступил к исполнению обязанностей.
• Должность (должностные обязанности) – указывается точное наименование должности, которую временно занимает сотрудник.
• Наименование организации – полное официальное название работодателя.
• Основание для приема – «по срочному трудовому договору № … от …», а также указание, что прием связан с заменой сотрудника, находящегося в отпуске по беременности и родам (или по уходу за ребёнком).
• Срок действия договора – указывается дата начала и дата окончания (обычно «до выхода на работу основного сотрудника Ф.И.О.»).
• Подпись работодателя (директора) и печать организации.

Образец записи в трудовой книжке

Ниже приведён пример официальной записи, соответствующий требованиям ТК РФ и рекомендациям КонсультантПлюс (2025‑2026).

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте договор. Заключите с временным работником срочный трудовой договор (ст. 62 ТК РФ). В договоре обязательно укажите:
   • цель найма – замещение сотрудника в отпуске по беременности и родам/по уходу за ребёнком;
   • конкретные должностные обязанности;
   • срок действия договора (обычно «до выхода на работу основного сотрудника»).
2. Соберите необходимые документы. К договору приложите:
   • копию заявления сотрудника об отпуске;
   • справку из отдела кадров о дате начала и окончания отпуска;
   • приказ о приёме временного работника.
3. Сформируйте приказ. Приказ «О приёме на работу временного работника … на период замещения…» подписывается директором и печатается.
4. Внесите запись в ТК. Откройте трудовую книжку временного работника, найдите свободную строку в разделе «Сведения о работе» и заполните её согласно образцу (см. пункт 4). Если в книжке свободных строк нет, оформите вкладыш (по правилам, действующим до ).
5. Подпишите и поставьте печать. Руководитель (или уполномоченный представитель) ставит подпись и печать организации.
6. Сохраните копию записи. Сделайте фотокопию (или скан) заполненной страницы ТК для архива HR‑отдела.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания основания замещения. В записи обязательно указывайте, что прием связан с отпуском по беременности и родам/по уходу за ребёнком. Без этой информации запись может быть признана недействительной.
• Неправильный срок договора. Договор не должен превышать фактического периода отпуска. Если срок указан дольше, это может расцениваться как попытка обойти ограничения по сроку срочного договора.
• Неоформленная подпись руководителя. Запись без подписи и печати считается незавершённой.
• Запись в новой трудовой книжке. Если у работника книжка заведена до , запись должна вноситься в её оригинал, а не в новую форму.
• Пропуск указания даты выхода основного сотрудника. Формулировка «до выхода на работу основного сотрудника Ф.И.О.» помогает избежать разночтений при окончании срока.

Что делать после окончания срока замещения?

1. Если основной сотрудник возвращается, оформьте приказ об увольнении временного работника (по окончании срочного договора) и внесите запись об увольнении в ТК.
2. Если временный работник продолжает работать (например, основной сотрудник уехал в длительную командировку), оформите новый срочный договор и соответствующую запись в ТК.
3. Не забудьте оформить выписку из ТК для сотрудника, если он просит её для последующего трудоустройства.

Вопросы и ответы (FAQ)

Можно ли нанять временного работника без заключения срочного договора?

Нет. По статье 62 ТК РФ любой трудовой договор, заключаемый на определённый срок, считается срочным и должен быть оформлен в письменной форме.

Как оформить запись, если у работника электронная трудовая книжка?

В электронных ТК запись вносится через специализированную систему (например, «Госуслуги»). Формат записи аналогичен бумажному, но вводится в электронные поля.

Что делать, если в ТК уже нет свободных строк?

Оформите вкладыш в том же блоке «Сведения о работе», подписанный тем же руководителем и с печатью. Вкладыш считается продолжением основной книжки.

Можно ли продлить срок срочного договора после окончания отпуска?

Продление возможно только при наличии нового основания (например, новый отпуск основного сотрудника). Продление без нового основания считается нарушением ТК.

Правильное оформление записи в трудовой книжке о приёме на работу на время декретного отпуска – важный элемент кадровой документации, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Соблюдая законодательные требования, используя образцы из КонсультантПлюс и следуя пошаговой инструкции, вы избежите ошибок, связанных с недействительностью записи, и обеспечите прозрачность трудовых отношений;

Полезные ссылки (по состоянию на ):

• КонсультантПлюс – «Как принять на работу по срочному трудовому договору временного работника на период отпуска по беременности и родам» (2025, 2026).
• Трудовой кодекс РФ (полный текст) – статья 59, 62, 67.
• Образцы записей в трудовой книжке – consultantplus.ru.

Автор статьи: ChatGPT, ваш полезный помощник. Дата публикации: .