Приём водителя в организацию – это процесс, требующий тщательного оформления документации. Особое внимание нужно уделять записи в трудовой книжке, поскольку в ней фиксируются сведения, которые влияют на дальнейшее трудоустройство, начисление заработной платы и возможность увольнения.

Нормативная база

Для правильного оформления записи используют:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 66.1, ч. 3‑4)
• Постановления Пленума ВК РФ и рекомендации Министерства труда
• Трудовой договор и локальные нормативные акты организации

В соответствии с ч. 3 ст. 66 ТК РФ и ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан в течение первой недели трудоустройства внести сведения о приеме на работу в трудовую книжку (если она ведётся) и в сведения о трудовой деятельности.

1.1 Ключевые положения

1. Запись вносится, если водитель будет работать более 5 календарных дней.
2. Если трудовой договор расторгается в течение первых 5 дней, запись в трудовой книжке не делается, а документ возвращается работнику.
3. Запись должна содержать:
• Порядковый номер записи;
• Дата приема;
• Сведения о назначении (категория, разряд, класс квалификации);
• Наименование структурного подразделения.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке водителя

Ниже приведены шаги, которые следует выполнить при приёме водителя категории E (дальнобойный автомобиль).

2.1 Форма записи

В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись в следующем виде:

Принят в ______________________ (наименование организации) 
в качестве ______________________ (должность, например, «Водитель‑категории E») 
с ___.__.____ (дата). 

Пример заполнения:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (например, 001).
2. Графа 2 – дата приема на работу (например, ).
3. Графа 3 – «Принят в ______________________ в качестве ______________________».

2.2 Примеры заполнения

• Запись 2026 года – «Принят в ООО «ТрансЛогистик» в качестве водителя‑категории E ».
• Запись о присвоении квалификации – «Назначен в структурное подразделение «Автопарк» в качестве водителя‑категории E».

Важно использовать форму глагола «принят» (а не «встрещён», «принят в должность» и т.п.).

Особенности внесения сведений

3.1 Приём на работу без разряда

Если у кандидата нет официального разряда, в трудовой книжке всё равно указывается его категория (например, «категория E»). Дополнительно в сведениях о трудовой деятельности фиксируется «без разряда», но в графе 3 всё равно указывается назначение.

3.2 Удаление записи при увольнении в течение первых 5 дней

Роструд рекомендует, что если водитель проработал менее 5 дней и потребовал увольнения, то запись в книжке не вносится. При этом документ возвращается работнику. Если же информация о приёме уже была внесена до подачи заявления об уходе, то в книжке необходимо добавить запись об увольнении в общем порядке.

3.3 При необходимости исправления ошибок

Если в записи допущена ошибка (например, указана неверная дата или должность), её следует исправить в соответствии с процедурой, установленной внутренними нормативными актами организации, обычно через внесение переписанного уточнённого текста с подписью работника и руководителя.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Как оформить запись, если водитель работает одновременно в нескольких подразделениях?
  Ответ: В графе 3 указывается наименование конкретного подраздеждения, где он будет выполнять обязанности. При совмещении нескольких ролей в книжке вносятся отдельные записи.
• Вопрос: Можно ли использовать электронный вариант трудовой книжки?
  Ответ: Да, при условии, что в организации установлен порядок работы с электронными документами и такие записи признаются юридически значимыми.
• Вопрос: Как оформить запись о присвоении квалификации?
  Ответ: В графе 3 вносится сведения о присвоении класса квалификации (например, «Класс 1», «Класс 2») и дата присвоения.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Получить от кандидата паспорт, водительское удостоверение категории E, медицинскую книжку.
2. Подписать трудовой договор.
3. В течение 5 календарных дней (или первой недели) внести запись в трудовую книжку.
4. Указать в графе 3 полное наименование организации и должность.
5. Сохранить копию записи в кадровом деле.
6. При увольнении в течение первых 5 дней – уведомить работника о необходимости вернуть книжку без записи.

Правильная запись в трудовой книжке при приёме на работу водителя – это гарантия юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Соблюдение требований ТК РФ, своевременное оформление сведений в графе 3 и правильное формулирование записи позволяют избежать споров при увольнении, упростить расчёт заработной платы и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Запомните: запись делается только при работе более 5 дней, а при более коротком трудоустройстве её следует удалить или не вносить вовсе.