В 2026 году вопросы ведения трудовых книжек остаются одними из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход на электронные форматы, бумажные трудовые книжки (особенно старого образца) все еще находятся в обороте, и правильность внесения записей в них критически важна для подтверждения стажа и квалификации работника.

Особенно актуальна тема внесения сведений о повышении квалификации. Многие работодатели и сотрудники задаются вопросом: нужно ли вносить каждую пройденную программу обучения или только те, что ведут к изменению статуса? Разберем этот вопрос подробно, опираясь на разъяснения Роструда и действующее законодательство.

Когда вносится запись: главное правило

Самое главное помнить, что не все курсы повышения квалификации подлежат внесению в трудовую книжку.
Согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (в частности, Письмо Роструда от № ПГ/23192-6-1), запись вносится только в том случае, если по результатам обучения работнику был присвоен:

• Более высокий разряд;
• Класс;
• Категория;
• Классный чин;
• Уровень квалификации.

Если сотрудник прошел курсы (например, ежегодные курсы повышения квалификации), получил сертификат, но его должностной уровень, разряд или категория остались прежними, то вносить такую запись в раздел «Сведения о работе» не нужно. В этом случае документ о повышении квалификации просто подшивается в личное дело работника.

> Важно: Запись вносится только на основании документов государственного образца или документов, подтверждающих присвоение квалификации, если это предусмотрено соответствующими нормативными актами для данной профессии.

Особенности заполнения трудовой книжки старого образца

У многих работников до сих пор находятся на руках трудовые книжки образца 1995 года (и более ранние), в которых отсутствует специальный раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке»;

Как поступать в такой ситуации?
Если присвоен новый разряд/категория: Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Она оформляется аналогично записи о приеме на работу, но с указанием основания.
Порядок действий:

• В графе 3 («должность, профессия, специальность, квалификация») указывается факт присвоения квалификации.
• В графе 4 («основание») указываются реквизиты документа (диплома, удостоверения), подтверждающего повышение квалификации.

Пример формулировки записи:

• Графа 1: Порядковый номер.
• Графа 2: Дата выдачи документа.
• Графа 3: Присвоен 2-й квалификационный уровень по профессии «Электромонтер» на основании удостоверения № 12345 от .
• Графа 4: Удостоверение № 12345 от , выдано Учебным центром «Профи».

Можно ли внести запись о прошлых периодах работы?

Часто возникает ситуация, когда работник приходит на новое место работы с документами о повышении квалификации, полученными у предыдущего работодателя, но запись в трудовую книжку внесена не была.

Правила внесения ретроспективных записей:

• Внести запись о повышении квалификации, полученном у предыдущего работодателя, может только тот работодатель, у которого это обучение происходило.
• Текущий работодатель не имеет права вносить записи за период работы сотрудника в другой организации, даже при наличии оригиналов документов.
• Если предыдущий работодатель ликвидирован или отказывает в внесении записи, работник может обратиться в архив или суд для установления факта обучения, однако технически внести запись в бумажную трудовую книжку после увольнения крайне сложно и часто требует решения через суд с последующим обращением к текущему работодателю (как к правопреемнику, если было правопреемство) или в архив.

Алгоритм действий для работодателя

Чтобы избежать ошибок и претензий со стороны проверяющих органов в 2026 году, следуйте следующему алгоритму:

Запросите оригинал документа. Сотрудник должен предоставить оригинал диплома, удостоверения или сертификата установленного образца. Копии без предъявления оригинала не являются основанием для записи.
Проверьте содержание документа. Убедитесь, что в документе указано присвоение разряда, класса, категории или уровня. Если в сертификате написано просто «прошел обучение по программе…», запись в трудовую не вносится.
Определите место записи.

• Если в книжке есть раздел «Сведения о подготовке…» (новые бланки или вкладыши) — запись делается туда.
• Если раздела нет (старые бланки) — запись делается в раздел «Сведения о работе».

Заполните графы. Соблюдайте хронологию, используйте чернила черного, фиолетового или синего цвета. Запрещено использовать сокращения (кроме общепринятых).
Заверьте запись. Запись подписывается ответственным лицом и заверяется печатью организации (если печать используется в документообороте компании).

Частые ошибки при заполнении

• Внесение записей о всех курсах. Внесение информации о краткосрочных семинарах или курсах, не ведущих к изменению квалификации, загромождает трудовую книжку и является нарушением.
• Запись без документа-основания. Нельзя делать запись со слов сотрудника или по копии, если оригинал не предоставлен.
• Неверная формулировка. Фраза «прошел курсы повышения квалификации» менее корректна, чем «присвоена квалификация/разряд/категория».

Правильное ведение трудовой книжки, это гарантия защиты прав работника при выходе на пенсию и подтверждение его профессионального роста. В 2026 году подход остается строгим: в трудовую книжку вносятся только те сведения о повышении квалификации, которые повлекли за собой присвоение работнику более высокого разряда, класса, категории, классного чина или уровня.
Все остальные документы об обучении хранятся в личном деле сотрудника и могут быть использованы для аттестации, перевода на другую должность или повышения заработной платы по соглашению сторон, но не фиксируются в трудовой книжке.

> Помните: Любая запись в трудовой книжке должна быть подтверждена соответствующим документом. Если вы сомневаетесь, нужно ли вносить конкретную запись, руководствуйтесь принципом: есть изменение квалификационного уровня — есть запись; уровень не изменился — запись не требуется.