Важно! Директор (генеральный директор, руководитель организации) с точки зрения трудового законодательства является обычным работником. Поэтому его прием на работу, как и увольнение, должен быть надлежащим образом оформлен, в т.ч. путем внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Несоблюдение правил ведения трудовых книжек может повлечь административную ответственность для работодателя.

Правовая основа и ключевой принцип

Основным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Инструкция о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждена постановлением Правительства РФ). Согласно ей, любая запись о приеме на работу должна содержать:

• Дату приема на работу.
• Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если есть).
• Должность (с точным наименованием, как в штатном расписании).
• Основание для внесения записи (дата и номер приказа/распоряжения или иного решения работодателя);

Особенности приема на работу директора

Назначение директора имеет свою специфику, так как основано не на трудовом договоре в обычном понимании, а на решении уполномоченного органа (общего собрания участников/акционеров, совета директоров). Это порождает главный практический вопрос: что указывать в графе 4 «Основание»?

Вариант 1 (Основной и предпочтительный): Указание приказа (распоряжения)

Наиболее правильным и распространенным подходом является следующий:

1. На основании протокола общего собрания/совета директоров (решения единственного участника) издается приказ (распоряжение) работодателя о назначении (приеме на работу) директора.
2. Именно этот приказ является прямым основанием для внесения записи в трудовую книжку.
3. Директор, вступивший в должность, вправе подписать этот приказ.

Преимущество: Запись в трудовой книжке напрямую соотносится с локальным нормативным актом работодателя (приказом), что однозначно и юридически безупречно.

Вариант 2: Указание протокола/решения

Некоторые специалисты допускают, что в графе 4 можно указать реквизиты самого протокола или решения уполномоченного органа, так как они являются первичным основанием для назначения. Однако это может создать неясность, так как протокол — это документ, исходящий от собственников, а не от работодателя как юридического лица в лице его органа управления.

Чтобы избежать рисков, рекомендуется всегда издавать приказ (распоряжение) о приеме на работу директора. В графе 4 трудовой книжки указываются дата и номер именно этого приказа. Если же приказ не издавался, можно сослаться на протокол/решение, но такой вариант менее предпочтителен.

Правила заполнения граф: пошаговая инструкция

Графа 1: «Дата записи»

Указывается дата, когда вносятся сведения. Это день фактического приема на работу (дата подписания приказа о приеме).

Графа 2: «Запись о приеме на работу»

Формулировка должна точно соответствовать тексту приказа. Примеры:

• Принят(а) на работу.
• Назначен(а) на должность (чаще используется для руководителей).

Важно: Нельзя писать «Трудоустроен(а)», «Поступил(а) на работу».

Графа 3: «Сведения о работе»

Указывается:

1. Наименование организации (полное, как в ЕГРЮЛ, или сокращенное, как в уставе).
2. Структурное подразделение (если прием идет в филиал, представительство, отдел — указывается).
3. Должность (должна точно соответствовать штатному расписанию и приказу). Например: «Генеральный директор», «Директор», «Руководитель».

Графа 4: «Основание»

Указываются дата и номер приказа (распоряжения) о приеме. Сокращения не допускаются!

Неправильно: «Приказ № 5-к от 18.02.26» или «Пр. № 45 от 12.01.26».

Правильно: «Приказ № 45 от 12 января 2026 г.» или «Распоряжение № 5-к от 18 февраля 2026 г.».

Образцы записей в трудовую книжку о приеме директора

Образец 1 (Стандартный, по приказу)

 | Принят на работу | ООО "Ромашка", Генеральный директор | Приказ № 45 от 12 января 2026 г.

 

Образец 2 (Назначение на должность)

 | Назначен на должность | ЗАО "Вектор", Директор | Приказ № 15-к от 18 февраля 2026 г.
 

Образец 3 (Прием в филиал/обособленное подразделение)

 | Принят на работу | ООО "Глобус", Филиал "Северный", Директор филиала | Приказ № 102 от 25 февраля 2026 г.
 

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Указание в графе 4 только протокола без приказа.
  Решение: Оформить приказ на основании протокола.
• Ошибка: Использование сокращений («пр.», «расп.»).
  Решение: Писать полностью: «Приказ» или «Распоряжение».
• Ошибка: Неполное наименование должности («Директор» вместо «Генеральный директор» или «Директор по производству»).
  Решение: Проверить точное наименование в приказе и штатном расписании.
• Ошибка: Запись делается не тем лицом. Запись в трудовой книжке должен вносить работодатель или уполномоченное им лицо (например, главный бухгалтер, специалист отдела кадров). Директор не вносит запись о своем приеме сам.

Порядок действий: краткий чек-лист

1. Получить от уполномоченного органа (собрание, совет) протокол/решение о назначении директора.
2. На основании этого документа издать приказ (распоряжение) о приеме на работу/назначении на должность директора. Приказ подписывает вновь назначенный директор.
3. В трудовую книжку директора внести запись, скопировав данные из приказа (дата, должность, основание).
4. Запись подписать должностным лицом отдела кадров (или иным уполномоченным лицом) и заверить печатью организации.
5. Трудовую книжку вернуть работнику под расписку.

Оформление приема на работу директора — процесс, требующий внимания к деталям. Ключевое правило: основанием для записи в трудовую книжку должен быть приказ (распоряжение) работодателя, изданный на основании решения собственников. Соблюдение этого порядка, точное и полное заполнение всех граф без сокращений обеспечит юридическую чистку кадрового документооборота и защитит организацию от возможных претензий со стороны трудовой инспекции или самого директора.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется консультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.