Оформление временного замещения сотрудника, находящегося в декретном отпуске, – одна из типовых задач для любого работодателя. Правильное внесение записи в трудовую книжку (или в раздел «Сведения о трудовой деятельности») защищает интересы как организации, так и работника, исключая возможные споры и штрафы.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок внесения записей в трудовую книжку при замещении в декретный отпуск:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 81, 82, 84, 85).
• Постановление Минтруда РФ от № 239 «Об инструкциях по заполнению трудовых книжек».
• КонсультантПлюс – готовое решение «Как принять на работу по срочному трудовому договору временного работника на период отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком» (2025‑2026 гг.).
• Унифицированная форма Т‑2 (раздел 8 – «Отпуска»).

Согласно этим документам запись в трудовую книжку обязательна, но в ней не указывается, что договор является срочным или связан с декретным отпуском. Достаточно отразить факт приема на работу и указать должность, дату начала и окончания работы.

Кто обязан вносить запись?

Запись в трудовую книжку вносит работодатель (или уполномоченный представитель) после издания соответствующего приказа о приёме на работу.

Когда вносится запись?

1. После подписания срочного трудового договора (или приказа о приёме на работу) с временным сотрудником.
2. Не позднее трёх рабочих дней с момента начала работы.
3. Запись удаляется (вносится запись об увольнении) после окончания срока действия договора и выхода из отпуска основной сотрудницы.

Как правильно оформить запись в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Сведения о трудовой деятельности» (страницы 2‑3) либо в отдельном листе, если книжка уже заполнена до конца.

Формат записи

Дата начала работы Дата окончания работы Должность
«01» июня 2026 г. «31» декабря 2026 г. Заместитель менеджера по продажам

В качестве примечания (при необходимости) можно добавить: «временное замещение в связи с декретным отпуском основной сотрудницы». Однако указание «срочный» или «декретный» не требуется.

Пример готовой записи

Образец приказа о приёме на работу на период декретного отпуска

Приказ – документ, на основании которого вносится запись в трудовую книжку. Ниже представлен типовой образец.

ПРИКАЗ
№ ___ от "__" __________ 2026 г.

О приёме на работу временного сотрудника на период декретного отпуска

В соответствии со ст. 81 ТК РФ,
С учётом заявления соискателя _____________,
С учётом необходимости обеспечения работы отдела _____________
приказываю:

Принять на работу _____________ (Ф.И.О., паспортные данные) 
 в должность _____________ (указать должность) 
 с "__" июня 2026 г. по "__" декабря 2026 г. 
 на основании срочного трудового договора № ___ от "__" мая 2026 г.

Оформить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в соответствии с образцом,
 указав даты начала и окончания работы, должность и отметив, что запись делается в связи 
 с временным замещением в период декретного отпуска основной сотрудницы.

Довести приказ до сведения работника под подпись.

Контроль за исполнением приказа возложить на __________________ (должность, Ф.И.О.).

Генеральный директор _______________________/И.О.Ф.И.О./

Образец заявления соискателя (временного работника)

ЗАЯВЛЕНИЕ
о приёме на работу по срочному трудовому договору

Я, _____________ (Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные), прошу принять меня 
на работу в ООО "_________" в должность _____________ 
на период с "__" июня 2026 г. по "__" декабря 2026 г. 
в связи с необходимостью замещения сотрудника, находящегося в декретном отпуске.

Приложения:
Копия паспорта.
Согласие на обработку персональных данных.

Дата "__" ___________ 2026 г. Подпись ___________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать в записи, что договор срочный?

Нет. По требованиям Постановления Минтруда № 239 запись делается без указания характера договора.

Можно ли оформить запись в разделе «Отпуска» формы Т‑2?

Да, если организация использует форму Т‑2, в разделе 8 («Отпуска») указывается период
замещения как «временный перевод», но основной запись о приёме делается в разделе «Сведения о трудовой деятельности».

Что делать, если временный сотрудник продолжает работать после окончания декрета основной сотрудницы?

Требуется оформить новый трудовой договор (постоянный или срочный) и внести новую запись в трудовую книжку с указанием новых дат.

Обязательно ли вести запись о должности директора, если временно исполняет обязанности?

Да. Запись о должности (в т.ч. временной) обязана быть внесена, независимо от характера замещения.

• Оформляйте приказ и трудовой договор до начала работы временного сотрудника.
• Вносите запись в трудовую книжку в течение трех рабочих дней с указанием только дат и должности.
• Не указывайте в записи, что договор «срочный» или «декретный» – это не требуется законом.
• После окончания замещения оформляйте запись об увольнении и, при необходимости, запись о возвращении в штат основной сотрудницы.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов со стороны инспекции труда и обеспечит прозрачность трудовых отношений.

Дата публикации: