Вопрос о том, как правильно оформить запись в трудовую книжку сотрудника, который скончался, часто возникает у работодателей и их юридических служб. Неправильное оформление может привести к штрафам, а также к проблемам при выплате наследникам компенсаций и пособий. В этой статье мы подробно разберём порядок действий, необходимые документы, правовые нормы и типичные ошибки.

Правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется несколькими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 67, 71, 73.
• Приказ Минтруда России от № 442н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 617 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
• Федеральный закон от № 212-ФЗ «О страховых пенсиях» (для расчёта выплат наследникам).

Когда необходимо вносить запись?

Запись в трудовую книжку умершему работнику делается в течение 5 рабочих дней со дня получения работодателем официального уведомления о смерти (справка о смерти, свидетельство о смерти);

Необходимые документы

1. Свидетельство о смерти (оригинал и копия).
2. Документ, подтверждающий право наследования (завещание, решение суда, согласие наследников).
3. Трудовая книжка умершего работника.
4. Трудовой договор (или копия) и приказы о приёме, переводе, повышении в должности, если они отсутствуют в книжке.
5. Справка из бухгалтерии о начисленных и не выплаченных заработных платах, компенсациях, премиях.
6. При необходимости – справка из Фонда социального страхования о выплате пособий по случаю смерти.

Порядок заполнения записи

Запись в трудовую книжку делается в разделе «Записи о прекращении трудовых отношений». Оформление происходит в соответствии с образцом, приведённым в Приказе Минтруда № 442н.

4.1 Текст записи

Точный формулировкой должна быть следующая строка:

«Умер (ФИО полностью), 00.00.2026, в связи со смертью. Запись произведена в соответствии с Трудовым кодексом РФ, ст. 71, пунктом 1. Дата записи – .»

4.2 Параметры записи

• Дата записи – текущая дата (дата внесения записи в книжку).
• Подпись лица, вносящего запись (обычно руководитель отдела кадров или уполномоченный представитель работодателя).
• Печать организации (если она предусмотрена внутренними регламентами).

4.3 Пример заполнения

 – 
 Иванов Иван Иванович
 Должность: инженер‑технолог
 Ставка: 1,0
 Умер в связи со смертью.
 Запись произведена в соответствии с ТК РФ, ст. 71, пункт 1.
 Дата записи: 
 ______________________ (подпись) Печать
 

Действия после внесения записи

1. Сдать оригинал трудовой книжки в организацию, где работал сотрудник (если книжка принадлежит работодателю) или в Госуслуги (если книжка в собственности работника).
2. Подготовить выписку из трудовой книжки для наследников (по их заявлению).
3. Оформить выплату всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсации, отпускные, выходное пособие) в соответствии с ТК РФ и законодательством о наследовании.
4. Подать в ПФР и ФСС необходимые сведения о смерти работника для прекращения начисления страховых взносов и оформления пособий.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Кто имеет право вносить запись в трудовую книжку?

Запись вносит уполномоченный представитель работодателя – обычно руководитель отдела кадров или лицо, имеющее соответствующее доверие от организации.

6.2 Можно ли оформить запись без оригинала свидетельства о смерти?

Нет. Оригинал свидетельства о смерти обязателен, так как он подтверждает факт смерти и дату. Копию можно использовать лишь в случае, если оригинал временно недоступен, но в таком случае запись откладывается до получения оригинала.

6.3 Что делать, если трудовая книжка находится у наследников?

Работодатель может оформить письменное согласие наследников на внесение записи. После внесения запись делается в оригинале, а копия передаётся наследникам.

6.4 Нужно ли делать запись, если работник был уволен до смерти?

Если трудовые отношения уже прекращены (например, по собственному желанию, по соглашению сторон), запись о прекращении трудовых отношений уже сделана. В этом случае в книжку вносится лишь запись о смерти в виде отдельного примечания, но это не является обязательным по ТК РФ.

6.5 Как оформить запись, если у работника была несколько трудовых книжек?

Запись делается в каждой из книжек, где отражены трудовые отношения с данным работодателем. Если в одной книжке отражены несколько мест работы, запись делаеться в той части, где указаны даты работы у конкретного работодателя.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильная дата смерти. Убедитесь, что дата в записи совпадает с датой в свидетельстве о смерти.
• Отсутствие подписи и печати. Без подписи ответственного лица и печати запись считается недействительной.
• Не заполнены обязательные реквизиты. В записи обязательно указываются ФИО, дата смерти, ссылка на нормативный акт.
• Запись сделана после 5‑дневного срока. Это может привести к штрафу за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 71 ТК РФ).
• Отсутствие согласия наследников. При необходимости получения доступа к книжке следует оформить согласие в письменной форме.

Оформление записи о смерти в трудовую книжку – важный юридический процесс, который требует точного соблюдения нормативных требований и своевременного предоставления документов. Следуя описанному порядку действий, вы избежите штрафов и обеспечите корректное оформление всех выплат наследникам.

Помните: правильная запись в трудовой книжке – это гарантия законных прав как работодателя, так и наследников умершего сотрудника.

Дата публикации: