Оформление и выдача заверенных копий трудовых книжек, стандартная процедура для кадровых служб. Однако когда заявителем выступает сотрудница, находящаяся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, у работодателей часто возникают вопросы. Как правильно заверить документ? Нужно ли вызывать декретницу на работу? В какой срок она имеет право получить копию? В этой статье мы подробно разберем все аспекты оформления заверенной трудовой книжки для декретницы.
Что такое заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия трудовой книжки — это документ, который полностью воспроизводит информацию о трудовом стаже, местах работы и причинах увольнения сотрудника. Декретницам она чаще всего требуется для:
- Оформления пособий и социальных выплат;
- Получения кредита или ипотеки в банке;
- Подтверждения стажа при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК);
- Оформления на работу по совместительству;
- Предоставления в различные государственные инстанции.
Право декретницы на получение копии
Важно помнить: нахождение в декретном отпуске не лишает сотрудницу никаких трудовых прав. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику заверенные копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления. Это правило в полной мере распространяется на женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.
Как подать заявление, находясь в декрете?
Поскольку декретница может находиться дома или в другом городе, она не обязана лично приходить в офис для подачи заявления. Допустимы следующие способы:
- Отправка по почте — заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Электронная подача, если это предусмотрено внутренним регламентом компании, заявление можно отправить на официальную электронную почту организации или через корпоративную систему документооборота.
- Передача через представителя, по доверенности, заверенной нотариально.
Правила заверения трудовой книжки в 2026 году
Процедура заверения копии трудовой книжки строго регламентирована ГОСТом (Р 7.0.97-2016). Несоблюдение правил приведет к тому, что документ не будет принят по месту требования (например, в банке или соцзащите).
Пошаговая инструкция для кадровика
- Снятие копий — копируются все заполненные страницы трудовой книжки, начиная с ьного листа и заканчивая последней записью о приеме на работу.
- Заверение каждой страницы — на каждом листе проставляется:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего документ;
- Личная подпись и расшифровка подписи (ФИО);
- Дата заверения;
- Печать организации (при наличии).
- Заверение всего документа сшитого — если копия сшивается:
- Страницы нумеруются;
- Прошнуровываются;
- На оборотной стороне последнего листа наклеивается пломба с указанием количества листов;
- Делается запись: «Верно. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью N листов», ставятся подпись, дата и печать.
Важный нюанс для декретниц: надпись о месте предъявления
Если копия трудовой книжки предназначена для предоставления в Пенсионный фонд, банк или соцзащиту, на последней странице (или на обороте сшитого документа) под реквизитами заверения обязательно добавляется фраза: «Подлинник документа находится в (наименование работодателя), копия трудовой книжки для предъявления по месту требования». Без этой фразы документ считается заверенным только для внутреннего пользования, и внешние организации его не примут.
Что делать с записью о декрете?
Частый вопрос: нужно ли вносить в трудовую книжку запись о предоставлении отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком? Ответ: нет, не нужно.
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, в них вносятся сведения о работе и переводах, а также об увольнении. Отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком не являются переводом или увольнением, следовательно, отдельная запись об этом в трудовой книжке не делается. В копии будет отражена только последняя запись о приеме на работу к данному работодателю.
Как быть с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?
Поскольку к 2026 году процесс перехода на ЭТК полностью завершен для всех работников, не подавших заявление о сохранении бумажной трудовой, декретницам также доступна выписка из электронной трудовой книжки.
Если сотрудница перешла на ЭТК, она может:
- Самостоятельно заказать выписку через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР (СФР);
- Обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении сведений о трудовой деятельности (по форме СТД-Р). Работодатель обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней.
Документ СТД-Р подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя или выдается на бумажном носителе с живой подписью и печатью.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Отказ в выдаче копии из-за того, что сотрудница находится в декрете.
Решение: Это прямое нарушение ст. 62 ТК РФ, влекущее административную ответственность. - Ошибка: Заверение копии без указания места хранения подлинника и цели выдачи.
Решение: Обязательно добавлять фразу о месте хранения подлинника и о том, что копия предназначена для предъявления по месту требования. - Ошибка: Нарушение трехдневного срока выдачи документа.
Решение: Срок отсчитывается со дня регистрации заявления. Если заявление пришло по почте, срок исчисляется с даты получения письма работодателем.
Заверение трудовой книжки декретнице — процесс, который не должен вызывать сложностей у грамотного кадровика. Главное — соблюдать требования ГОСТа к оформлению копий, не забывать про отметку о месте хранения подлинника и помнить, что декретницы обладают абсолютно теми же правами на получение кадровых документов, что и работающие сотрудники. Внимательность к деталям избавит работодателя от штрафов, а декретницу — от необходимости повторно обращаться за копией из-за ошибок в заверении.