Ведение трудовых книжек — обязательная обязанность каждого работодателя в Республике Беларусь и Российской Федерации․ С 2026 года правила их учета‚ выдачи и оформления остаются строго регламентированными законодательством․ Одним из ключевых этапов является оформление заявки на получение бланков трудовых книжек и вкладышей․ В этой статье вы найдете подробную‚ пошаговую инструкцию‚ образцы документов‚ требования к оформлению и важные нюансы‚ которые помогут избежать ошибок и штрафов․

Почему важно правильно оформлять заявку?

Бланки трудовых книжек и вкладышей, это строго учетные документы‚ имеющие государственную форму и серийную нумерацию․ Их приобретение и распределение контролируется органами исполнительной власти․ Неправильное оформление заявки может привести к:

• отказу в выдаче бланков;
• задержкам в оформлении трудовых отношений с новыми сотрудниками;
• штрафам со стороны инспекции труда;
• нарушению требований к ведению учета в приходно-расходной книге․

Кто может подавать заявку?

Заявку на получение бланков трудовых книжек и вкладышей могут подавать:

• Юридические лица — организации‚ предприятия‚ учреждения всех форм собственности;
• Индивидуальные предприниматели (ИП)‚ если они нанимают работников;
• Филиалы и представительства юридических лиц при наличии отдельного учета․

Важно! Физические лица‚ не являющиеся ИП‚ не имеют права приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей — они получают их только от работодателя при трудоустройстве․

Документы‚ необходимые для подачи заявки

Для получения бланков трудовых книжек и (или) вкладышей необходимо предоставить следующие документы:

Заявление на фирменном бланке организации

Заявление — основной документ․ Оно должно содержать:

• Наименование организации (полное и сокращенное);
• Юридический и фактический адрес;
• Код по ОКПО (ОКПО в Беларуси) / ИНН / ОГРН (в РФ);
• Банковские реквизиты (расчетный счет‚ БИК‚ наименование банка);
• Количество запрашиваемых бланков: трудовых книжек и вкладышей (указывать отдельно);
• ФИО и должность лица‚ подписывающего заявление;
• Дата и подпись с печатью (если организация имеет печать)․

Образец заявления:

ЗАЯВЛЕНИЕ

В Борисовский районный исполнительный комитет

От: ООО «Прогресс»
Юридический адрес: г․ Борисов‚ ул․ Ленина‚ д․ 15
ИНН 1234567890‚ ОКПО 09876543
Банковские реквизиты: р/с 301234567###-###-####‚ БИК 044525678‚ Банк «Беларусбанк»
Прошу выдать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним в следующем количестве:
- Трудовые книжки: 50 шт․
- Вкладыши: 30 шт․

Сумма оплаты будет перечислена в течение 3 рабочих дней после выставления счета․

Руководитель ___________________ /И․И․ Иванов/
(подпись)
Печать

Подтверждение правового статуса

К заявлению прилагается один из документов:

• Выписка из ЕГРЮЛ (для юридических лиц в РФ);
• Выписка из ЕГРИП (для ИП);
• Свидетельство о государственной регистрации (для Беларуси);
• Устав организации (копия с печатью)․

Важно! Документы должны быть действующими — не просроченными и с актуальными реквизитами․

Документ об оплате (если требуется предоплата)

В некоторых регионах (например‚ в Минске) требуется предварительная оплата бланков․ В этом случае необходимо предоставить:

• Квитанцию об оплате;
• Счет-фактуру от поставщика;
• Платежное поручение с отметкой банка;

Стоимость бланков устанавливается местными органами власти и может варьироваться․ В 2026 году средняя цена:

• Трудовая книжка — от 50 до 150 рублей (РФ) / от 10 до 25 бел․ руб․ (Беларусь);
• Вкладыш — от 30 до 100 рублей (РФ) / от 8 до 20 бел․ руб․ (Беларусь)․

Куда подавать заявку?

Заявки на получение бланков трудовых книжек и вкладышей подаются в местные органы исполнительной власти:

В Республике Беларусь:

• Районные исполнительные комитеты — по месту регистрации организации;
• Сектор по развитию предпринимательства — в крупных городах (например‚ в Минске — кабинет 206‚ 2-й этаж‚ Администрация Первомайского района);
• Прием заявок осуществляется по расписанию: обычно понедельник и среда с 14:00 до 17:30․

В Российской Федерации:

• Региональные управления труда и социальной защиты;
• МФЦ (Многофункциональные центры) — в некоторых регионах;
• Печатные предприятия‚ аккредитованные Минтрудом РФ — при наличии договора на поставку․

Важно! В РФ бланки трудовых книжек и вкладышей можно приобретать только у аккредитованных поставщиков‚ перечень которых публикуется на сайте Минтруда России․

Учет полученных бланков

После получения бланков работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету трудовых книжек и вкладышей․ Это обязательное требование Правил ведения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225 и аналогичными нормами Беларуси)․

Как вести книгу учета?

• Форма — свободная или по форме‚ утвержденной Приказом Минтруда РФ от № 320 (для РФ) или аналогичным приказом Минтруда Беларуси;
• Записи вносятся сразу после получения бланков от поставщика;
• В книге указываются: серия‚ номер‚ дата поступления‚ количество‚ ФИО получившего‚ подпись ответственного лица;
• При выдаче работнику, аналогичная запись с указанием даты и подписи работника․

Пример записи в книге учета:

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш выдается‚ если в трудовой книжке закончились свободные страницы для записей о работе․ Его оформление — строго регламентировано:

1. Заполнение ьного листа вкладыша: ответственный сотрудник (кадровик‚ бухгалтер) вносит ФИО‚ дату рождения‚ профессию работника, так же‚ как в трудовой книжке․
2. Ставится подпись ответственного лица и печать организации — без печати вкладыш считается недействительным․
3. Вкладыш подшивается к трудовой книжке (обычно с левой стороны)․
4. На ьном листе трудовой книжки делается запись: «Выдан вкладыш серия ___ № ___ от ___»․
5. В книге учета вносится запись о выдаче вкладыша (как о выдаче бланка)․

Важно! Количество вкладышей не ограничено․ Можно выдать несколько вкладышей‚ если потребуется, каждый новый вкладыш подшивается к предыдущему․

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Заявление без печати или без реквизитов организации — отказ в выдаче․ Решение: всегда проверяйте бланк заявления по образцу․
• Ошибка 2: Не ведется приходно-расходная книга — штраф до 50 000 руб․ (РФ) / до 1000 бел․ руб․ (Беларусь)․ Решение: ведите книгу с первого дня работы․
• Ошибка 3: Вкладыш без печати — недействителен․ Решение: печать обязательна!
• Ошибка 4: Не сделана запись о выдаче вкладыша в трудовой книжке — нарушение формы учета․ Решение: всегда делайте штамп «Выдан вкладыш»․

Правильное оформление заявки на трудовые книжки и вкладыши — это не формальность‚ а важный элемент кадрового и бухгалтерского учета․ Соблюдение всех требований позволяет избежать конфликтов с контролирующими органами‚ обеспечивает законность трудовых отношений и защищает права работников․

Рекомендации на 2026 год:

• Заранее планируйте закупку бланков, не дожидайтесь‚ когда закончатся;
• Храните заявления и акты приема-передачи не менее 5 лет;
• Используйте утвержденные формы и образцы (можно скачать на сайтах Минтруда РФ и Минтруда Беларуси);
• Обучите кадровый и бухгалтерский персонал правилам учета․

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — обратитесь в местный орган исполнительной власти или в профильную консультационную службу․ Лучше перепроверить‚ чем получить штраф!

Актуально на 22 мая 2026 года․ Информация основана на действующем законодательстве РФ и Республики Беларусь․