Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — одно из самых значимых изменений в кадровом учете за последние годы. С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд РФ обо всех кадровых изменениях с помощью формы СЗВ-ТД (ныне включенной в состав ЕФС-1). Программа 1С:ЗУП 8.3 значительно автоматизирует этот процесс, однако для корректной работы системы необходимо правильно зарегистрировать заявления сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, как оформить заявления на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП, как настроить справочники и избежать типичных ошибок.
Суть заявлений и законодательный фундамент
В рамках перехода на ЭТК каждый сотрудник имел право сделать выбор:
- Сохранить бумажную трудовую книжку — в этом случае работодатель продолжает вести бумажный бланк, но параллельно сдает электронные отчеты о кадровых движениях.
- Перейти на электронную трудовую книжку, работодатель выдает бумажную трудовую на руки работнику, освобождаясь от обязанности ее дальнейшего ведения.
Если сотрудник до конца 2020 года не подал никакого заявления, по умолчанию за ним сохраняется бумажная трудовая книжка. Однако подать заявление о переходе на ЭТК можно в любой момент позже — это право работника остается за ним бессрочно. Именно поэтому в 1С:ЗУП по-прежнему регулярно оформляются такие заявления.
Настройка программы перед оформлением заявлений
Прежде чем вносить данные о заявлениях сотрудников, необходимо убедиться, что программа настроена корректно. 1С не любит работать с незнакомой для нее информацией, она любит справочники и классификаторы.
Проверка настроек учета
Убедитесь, что в параметрах программы включена возможность ведения электронных трудовых книжек:
- Перейдите в раздел «Настройка» — «Кадровый учет».
- Нажмите на ссылку «Настройка кадрового учета».
- На вкладке «Электронные трудовые книжки» должна стоять галочка «Ведется учет сведений о трудовой деятельности».
Настройка трудовых функций и кодов ОКЗ
Для корректного заполнения электронной трудовой книжки и последующей сдачи отчетности (ЕФС-1) программе требуются коды выполняемых функций по ОКЗ и наименования трудовых функций. Чтобы это работало автоматически:
- В разделе «Настройка» — «Кадровый учет» проверьте, установлена ли галочка «Используются трудовые функции».
- Заполните справочник «Трудовые функции» (находится в разделе «Кадры» — «Справочники и настройки»). Каждой должности должен быть присвоен код ОКЗ. Именно из этого справочника данные будут автоматически подтягиваться в отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1).
Как оформить заявление на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП
Регистрация заявления сотрудника в программе — это ключевой шаг, который определяет, как именно будет вестись его учет и какие отчеты будут формироваться.
Пошаговая инструкция:
- Перейдите в раздел «Кадры», «Электронные трудовые книжки», «Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки».
- Нажмите кнопку «Создать».
- В открывшемся документе заполните поля:
- Сотрудник — выберите нужного работника из справочника.
- Дата заявления — укажите дату, указанную на бумажном заявлении сотрудника.
- Способ ведения — выберите один из вариантов:
— «Электронная трудовая книжка» (если сотрудник отказываеться от бумажного варианта).
— «Бумажная трудовая книжка» (если сотрудник решает оставить бумажный бланк).
- Если выбран способ «Электронная трудовая книжка», на вкладке «Выдача на руки» укажите дату фактической выдачи бумажной трудовой книжки работнику и номер журнала учета движения трудовых книжек.
- Нажмите «Провести и закрыть».
После проведения документа программа автоматически изменит статус ведения трудовой книжки для данного сотрудника. Эту информацию можно посмотреть в карточке сотрудника (раздел «Кадры» — «Все сотрудники», вкладка «Трудовая книжка»). Там появится отметка: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде».
Массовое оформление заявлений
Если в вашу организацию устроилось много новых сотрудников, которым нужно оформить переход на ЭТК, или вы проводите массовую кампанию, в 1С:ЗУП есть удобный инструмент для групповой обработки:
- В разделе «Кадры», «Электронные трудовые книжки» выберите «Массовое оформление заявлений»;
- В открывшемся окне сформируйте список сотрудников (можно добавить по списку, отделу или организации).
- Укажите единый способ ведения (например, «Электронная трудовая книжка») и дату заявления.
- Программа автоматически создаст индивидуальные документы заявлений на каждого выбранного сотрудника.
Влияние заявлений на отчетность (ЕФС-1 / СЗВ-ТД)
Оформленное в системе заявление напрямую влияет на формирование отчета ЕФС-1 (раздел 2, ранее СЗВ-ТД):
- Само заявление является кадровым событием, о котором необходимо отчитаться. При подаче заявления о выборе ЭТК работодатель обязан сдать отчет не позднее 15 числа следующего месяца.
- В отчете автоматически заполняется графа «Причина подачи сведений». Если это первичное заявление за период до 2021 года, указывался код «ПЕРВПР». Сейчас, при подаче заявления в 2026 году, указываеться причина «Подача заявления».
- Если сотрудник выбрал ЭТК, в графе «Сведения о трудовой книжке» будет указано «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде».
Типичные проблемы и их решения
При работе с заявлениями на ЭТК пользователи 1С:ЗУП часто сталкиваются с рядом ошибок. Вот самые распространенные из них:
Не заполняется код выполняемой функции или код ОКЗ в отчете
Причина: Не заполнен справочник «Трудовые функции» или не назначена трудовая функция в штатном расписании/приеме на работу.
Решение: Проверьте карточку должности в штатном расписании. Убедитесь, что в документе «Прием на работу» на вкладке «Трудовая функция» указаны корректные значения. Заполните классификатор ОКЗ.
Отчет ЕФС-1 не формируется на сотрудника после создания заявления
Причина: Документ «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки» не проведен, либо дата заявления выходит за рамки отчетного периода.
Решение: Откройте заявление, проверьте дату и проведите документ. Убедитесь, что в настройках учета стоит галочка ведения ЭТК.
В карточке сотрудника не меняется статус трудовой книжки
Причина: В программе существует более позднее по дате заявление от этого сотрудника (например, он сначала написал заявление на ЭТК, а потом передумал и написал на бумажную). 1С ориентируется на самое свежее по дате заявление.
Решение: Проверьте журнал заявлений по данному сотруднику. Если нужно отменить ошибочное заявление, его необходимо пометить на удаление (или создать исправляющее заявление с актуальной датой).
Работа с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП требует внимательности к деталям и правильной начальной настройки справочников. Своевременное и корректное оформление заявлений сотрудников гарантирует, что программа автоматически будет формировать верную отчетность по форме ЕФС-1, а кадровый учет будет прозрачным и актуальным. Главное правило, не забывать про классификаторы (ОКЗ и трудовые функции), так как именно они являются фундаментом для безошибочной автоматизации в 1С.