С 2021 года в России у работников появилось право выбора: вести трудовую книжку в традиционном бумажном формате или перейти на электронный вариант (электронную трудовую книжку, ЭТК); Сотрудник должен письменно уведомить работодателя о своем решении․ Для этого пишется специальное заявление, а работодатель, в свою очередь, обязан корректно отразить этот выбор в программе 1С․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить заявление и как учесть выбранный способ ведения трудовой книжки в программах 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия․
Что такое способ ведения трудовой книжки?
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат․ Если трудовая книжка утеряна, испорчена или по другим причинам недоступна, именно электронная система учета (СФР, ранее ПФР) поможет восстановить данные․ Сегодня существует три способа ведения:
- Бумажная трудовая книжка — классический вариант․ Работодатель продолжает вносить записи в бумажный бланк, а также дублирует их электронно в отчетах ЕФС-1․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — работник отказывается от бумажного носителя, получает его на руки, а работодатель ведет сведения только в электронном виде, подавая отчеты в СФР․
- Не ведется — для впервые устраивающихся на работу (после 2020 года) или иностранных граждан с статусом временного пребывания/пребывания․
Как правильно написать заявление?
Работник, который хочет перейти на электронную трудовую книжку, должен подать работодателю заявление до конца текущего года, чтобы изменения вступили в силу с 1 января следующего года (однако для новых сотрудников, которые ранее не подавали заявление, выбор фиксируется с момента трудоустройства)․
Структура заявления
Законодательно жесткой формы заявления не установлено, но в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- Шапка: Должность руководителя, название организации, ФИО руководителя, должность и ФИО заявителя․
- Название документа: «Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде» (или «․․․в бумажном виде»)․
- Текст заявления: Просьба вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (согласно ст․ 66․1 ТК РФ) или, наоборот, оставить бумажный формат․
- Дата и подпись сотрудника․
Отражение способа ведения трудовой книжки в 1С
После того как сотрудник предоставил заявление, кадровику или бухгалтеру необходимо внести эти данные в информационную базу 1С; От корректности заполнения зависит правильность формирования отчетности (ЕФС-1) и расчетов стажа․
Настройка в 1С:ЗУП 8․3 и 1С:Бухгалтерия 8․3
В программах 1С способ ведения трудовой книжки фиксируется в карточке сотрудника․ Чтобы все работало корректно, необходимо соблюдать следующий алгоритм:
Шаг 1: Проверка настроек программы
Убедитесь, что в программе включена возможность выбора способа ведения․ Для этого перейдите в раздел «Настройка» -> «Кадровый учет»․ В параметрах кадрового учета должна быть установлена галочка «Используется несколько способов ведения трудовых книжек»․
Шаг 2: Ввод данных на основании заявления
Когда заявление от сотрудника получено, в 1С создается соответствующий документ:
- Перейдите в раздел «Кадры» -> «Все кадровые документы»․
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите документ «Заявление на способ ведения трудовой книжки»․
- В новом документе выберите сотрудника из списка․
- Укажите Способ ведения: «В электронном виде» или «В бумажном виде»․
- Укажите дату, с которой начинает действовать выбранный способ (обычно это дата подачи заявления или 1 января следующего года для массовых переходов)․
- Проведите документ․
Шаг 3: Проверка в карточке сотрудника
Чтобы убедиться, что информация сохранилась, зайдите в карточку сотрудника (раздел «Кадры» -> «Сотрудники»)․ На вкладке «Трудовая книжка» вы увидите актуальный статус и историю изменений способа ведения․
Важные нюансы работы в 1С
При работе с заявлениями и способами ведения ЭТК в 1С следует обращать внимание на ряд критически важных моментов:
- Прием на работу: Если вы принимаете нового сотрудника, способ ведения трудовой книжки указывается непосредственно в документе «Прием на работу» на вкладке «Трудовая книжка»․ Создавать отдельное заявление не нужно․
- Формирование отчета ЕФС-1: Данные о способе ведения напрямую влияют на заполнение подраздела 1․1 «Сведения о трудовой деятельности» в отчете ЕФС-1․ Если в 1С указан электронный способ, программа автоматически формирует нужные блоки с кодами (например, ЭТК)․
- Выдача бумажной книжки: Если сотрудник переходит на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую на руки․ В 1С это оформляется документом «Выдача трудовой книжки», где в причине выдачи указывается «В связи с переходом на электронный способ ведения»․ После проведения документа в карточке появится запись о том, что бумажный бланк сотруднику выдан․
- Отзыв заявления: Если сотрудник передумал, он может подать новое заявление до конца года․ В 1С создается новый документ «Заявление на способ ведения трудовой книжки», который отменяет предыдущий․
Ответственность работодателя
Работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности в СФР в отношении всех сотрудников, независимо от того, каким способом они ведут трудовую книжку․ Разница заключается лишь в деталях отчетности․ Если вы не зафиксируете в 1С заявление сотрудника или укажете неверный способ ведения, это приведет к ошибкам в отчетах ЕФС-1, что грозит штрафами от Социального фонда России․
Оформление заявления на способ ведения трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический факт, который влечет за собой изменения в кадровом учете и отчетности․ Программы линейки 1С максимально автоматизировали этот процесс․ Главное, своевременно получать заявления от сотрудников, корректно вводить их в систему документом «Заявление на способ ведения трудовой книжки» и следить за статусом в карточке работника․ Это обеспечит безошибочную сдачу отчетности и соблюдение трудового законодательства․