Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж․
Ведение трудовых книжек регулируется законодательством РФ и, в отдельных случаях, законодательством других стран (например, Беларуси)․ Ниже приведён подробный обзор правил, которые необходимо соблюдать работодателям и работникам․
Законодательная база
- Федеральный закон «О занятости населения в Российской Федерации» (часть 1, часть 2)․
- Приказ Минтруда России от N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
- Постановление Минтруда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 ноября 2023 г․ № 47 «Об изменении постановления Минтруда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г․ № 40» (для предприятий, работающих с белорусскими сотрудниками)․
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 21 «Правила ведения и хранения трудовых книжек» (текущая редакция)․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются все изменения в трудовом статусе работника: даты начала и окончания работы, изменения должности, начисления заработной платы, увольнения и т․д․ В ней также фиксируются сведения о стаже, полученных премиях, и пр․
Формы трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка (стандартная форма)․
- Электронная трудовая книжка (в некоторых регионах и организациях допускается)․
Приказ Минтруда России от N 320н уточняет, что бумажная трудовая книжка должна быть оформлена в соответствии с формой, утверждённой приказом, и храниться в течение 30 лет после увольнения работника․
Порядок ведения трудовых книжек
Оформление первой записи
- При приёме на работу работника вносятся сведения о дате начала работы, должности, окладе, форме занятости․
- Вкладка «Первые записи» оформляется в соответствии с формой приказа Минтруда․
Изменения в трудовой книжке
- Изменения должности, оклада, формы занятости, места работы – фиксируются в соответствующих вкладках․
- При изменении стажа (например, за время работы в другой организации) работник обязан предоставить копию трудовой книжки предыдущего работодателя․
Увольнение
При увольнении работника в трудовой книжке фиксируется дата увольнения, причина (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по инициативе работника и т․д․) и подпись работодателя․
Важно: если причина увольнения меняется (например, судом), работник имеет право на внесение корректировки в трудовую книжку․ В таком случае работодатель обязан обновить запись в соответствии с решением суда․
Передача трудовой книжки
При переходе работника в другую организацию он имеет право на «перенос» трудовой книжки․ Работодатель обязан передать её в новую организацию в течение 10 дней с момента увольнения․
Обязанности работодателя
- Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки (на бумажном носителе)․
- Соблюдать сроки внесения записей (не более 10 дней после изменения)․
- Хранить трудовые книжки в течение 30 лет после увольнения работника․
- Обеспечить доступ работника к его трудовой книжке по запросу․
- Провести инструктаж сотрудников о правилах ведения трудовых книжек․
Практические рекомендации
- Регулярность: Вносите записи в течение 10 дней после изменения․
- Контроль: Проводите ежемесячный контроль за состоянием трудовых книжек․
- Документация: Храните копии всех документов, подтверждающих изменения (трудовые договоры, приказ о переводе и т․д․)․
- Обучение: Проводите обучающие сессии для кадровых сотрудников․
- Электронные решения: Если ваша организация использует электронные трудовые книжки, убедитесь, что они соответствуют требованиям приказа Минтруда․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку, если работник предпочёл электронную?
Ответ: Да, но работник должен подписать заявление о выборе формы․ Работодатель обязан вести обе формы, если это предусмотрено законодательством․ - Что делать, если работник не пришёл с трудовой книжкой?
Ответ: Работодатель обязан оформить запись о приёме на работу в трудовую книжку, а работник обязан предоставить копию в течение 10 дней․ - Можно ли изменить дату начала работы в трудовой книжке?
Ответ: Нет, только в случае ошибки, подтверждённой документами․
Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а важный элемент правовой защиты как работодателя, так и работника․ Соблюдение всех норм, указанных в приказе Минтруда России от N 320н и других нормативных актах, позволяет избежать штрафов, судебных разбирательств и недоразумений в будущем․
Регулярный контроль, своевременное внесение записей и грамотное хранение трудовых книжек – залог стабильной работы любой организации․