С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
Для того чтобы работник мог получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде, необходимо оформить заявление о переходе и правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок подачи заявления, образцы документов и особенности их оформления в популярных кадровых системах (1С, СБИС и др.).

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это информационная система, в которой сведения о трудовой деятельности сотрудника хранятся в электронном виде и доступны через Госуслуги. Основные преимущества:

• отсутствие риска потери бумажного документа;
• мгновенный доступ к данным для работника и контролирующих органов;
• упрощённый процесс передачи сведений при смене места работы.

Правовая база

О переходе и ведении трудовой книжки в электронном виде регулирует:

1. Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – «О переходе и ведении трудовой книжки в электронном виде».
2. Часть 2 статьи 2 Федерального закона от  № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».
3. Приказ Минтруда России от  № КМ-2/2020 «Об утверждении порядка ведения и передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Закон не предусматривает единого бланка заявления, однако в практике широко используют образцы, приведённые ниже.

Кому и когда необходимо подавать заявление

Заявление подаёт сам работник. Оно обязательно, если:

• работник желает перейти с бумажной трудовой книжки на электронную;
• работодатель переводит всех сотрудников на ЭТК в рамках корпоративной политики;
• приём на работу происходит после 1 января 2026 г., когда ЭТК становится обязательной.

Если работник не подаёт заявление, считается, что он сохраняет бумажный вариант (при условии, что у него уже есть бумажная книжка).

Как правильно оформить заявление о переходе

Структура заявления

Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется включать следующие реквизиты:

1. Шапка: «Заявление» и дата подачи.
2. Наименование работодателя (полное официальное название).
3. ФИО работника, должность, подразделение.
4. Текст заявления (пример ниже).
5. Подпись работника.

Образец заявления

Заявление
«Город», «дата» 2025 г.

К руководителю ООО «Ромашка»
от Иванова Ивана Ивановича,
должность: менеджер отдела продаж,
подразделение: Отдел продаж

Прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со
ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 ст. 2 Федерального закона от  № 439‑ФЗ).

Согласен(на) на перевод всех записей из бумажной трудовой книжки в электронную форму и на
выдачу мне доступа к электронному сервису «Электронная трудовая книжка» через портал Госуслуги.

Подпись ______________________ (Иванов И.И.)

В тексте заявления можно добавить фразу «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде», как рекомендуется в большинстве образцов.

Куда подавать заявление

• в кадровый отдел (или отдел по работе с персоналом);
• через корпоративный сервис электронного документооборота (1С:Документооборот, СБИС, Nopaper и др.);
• в случае удалённого сотрудника – по электронной почте с подтверждением получения.

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

После получения заявления работодатель вносит в бумажную трудовую книжку запись о переходе. Пример формулировки:

Подано письменное заявление (Иванов И.И.) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в
соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ (часть 2 ст. 2 Федерального закона от  № 439‑ФЗ).
Дата подачи заявления – «дд.мм.гггг».

Запись делается в графе 2 (дата выдачи бумажной книжки) и графе 3 (запись о переходе). После этого бумажную книжку можно изъять у сотрудника, а сведения передать в электронный реестр.

Оформление в 1С:Зарплата и Управление персоналом

Для автоматизации процесса в 1С следует выполнить следующие шаги:

1. Открыть раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
2. Создать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
3. Установить дату документа, равную дате подачи заявления.
4. В табличной части выбрать сотрудника и в поле «Вид заявления» указать «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».
5. Сохранить документ, после чего система автоматически сформирует запись в электронном реестре и подготовит печатную форму для внесения в бумажную книжку.

Аналогичные действия предусмотрены в модулях СБИС Кадры, ЭДО Nopaper и САПР Кадры.

Передача сведений в ФГИС «Труд»

После оформления заявления и записи в бумажной книжке система должна передать сведения в Федеральный государственный информационный ресурс «Труд». Процедура:

• Экспорт данных из 1С (или другого КАД‑сервиса) в формате XML, соответствующем требованиям ФГИС «Труд»;
• Отправка файла через портал trud.gov.ru или через интеграцию с сервисом «Электронный документооборот»;
• Получение подтверждения о приёме и регистрации сведений (Код подтверждения).

После подтверждения работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на Госуслугах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?

Да. Работодатель обязан выдать бумажную книжку сотруднику до момента её изъятия. После изъятия работодатель больше не несёт ответственности за её хранение.

Может ли работник изменить решение после подачи заявления?

После подачи заявления и внесения записи в трудовую книжку изменить решение нельзя. Для возврата к бумажному варианту требуется новое заявление об отказе от ЭТК.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о переходе, а сотрудник хочет остаться с бумажным вариантом?

Сотрудник подаёт отдельное заявление об отказе от электронного варианта. Работодатель вносит в книжку запись об отказе и сохраняет бумажный документ.

Как проверить, что сведения действительно перенесены в ЭТК?

Работник может войти в личный кабинет на портале Госуслуг и просмотреть раздел «Электронная трудовая книжка». При отсутствии записей следует обратиться в кадровый отдел.

Приложения – готовые образцы для скачивания

• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (DOCX)
• Образец записи в бумажной трудовой книжке (PDF)
• Шаблон документа в 1С (ACCDB)

Оформление заявления о переходе на электронную трудовую книжку – обязательный этап, который гарантирует законность передачи сведений о трудовой деятельности в цифровой реестр. Правильный документ, корректная запись в бумажной книжке и своевременная передача данных в ФГИС «Труд» позволяют избежать административных рисков и обеспечить сотруднику удобный доступ к своей трудовой истории через портал Госуслуг.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к специалистам отдела кадров или к юридическому отделу, а также пользоваться официальными инструкциями Минтруда РФ.