Копия трудовой книжки – один из важнейших кадровых документов, который может потребоваться в различных ситуациях: при устройстве в новую компанию, при оформлении выплачок, при подаче документов в пенсионный фонд и т.д. Ниже – полное описание того, как правильно составить заявление на выдачу копии трудовой книжки, какие требования к нему предъявляются и какие ошибки часто совершают работники.

Правовая основа

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему заверенные копии документов, связанных с его работой, в т.ч. и копию трудовой книжки, не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Кроме того, в Положении о порядке ведения трудовой документации (утверждённом Приказом Минтруда России № 12-2023) указаны требования к оформлению и выдаче копий трудовой книжки.

Когда может потребоваться копия трудовой книжки?

• При устройстве в новую организацию.
• Для подтверждения стажа при расчёте пенсии, пособий, компенсаций.
• При обращении в банк, МФЦ, соцслужбы.
• В случае потери оригинала.
• При оформлении выплаты при увольнении (компенсации, отпускные).

Как правильно оформить заявление

Общие требования к форме

1. Заявление может быть написано от руки или подготовлено с помощью компьютера.
2. В конце документа обязательно нужна личная подпись работника.
3. В тексте необходимо указать:
   • ФИО работника;
   • Должность/подразделение;
   • Причину запроса (например, «необходимо предоставить копию трудовой книжки для оформления ипотечного кредита»);
   • Список требуемых копий (например, «заверенные копии приказов о приёме, переводе и увольнении»);
   • Дата подачи заявления.
4. Если заявление подготовлено в электронном виде, то в конце его необходимо подписать лично (можно отсканировать подпись);

Примерный шаблон заявления

Заявление

о выдаче заверенной копии трудовой книжки

Я, ________________________ (ФИО работника), паспорт: ___________ выдан ___________ в ___________ (кем), прошу выдать мне заверенные копии следующих документов, связанных с моей работой в ООО «________»:

Копию приказа о приёме на работу;
Копию приказа о переводе на другую должность;
Копию приказа об увольнении (при наличии);
Выписку из трудовой книжки;
Справку о заработной плате и начисленных страховых взносах;
Справку о периоде работы у данного работодателя.

Примечание: Копию трудовой книжки прошу оформить в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, т.е. на каждой странице ставить заверительную надпись «Копия заверена ______________________ (ФИО, должность)», а на последней странице указывать «Работает по настоящее время» и дату выдачи.

Дата подачи: «__» __________ 2026 г.

Подпись: ______________________

Как заверяется копия трудовой книжки?

Формально законом установлена единая форма заверения копий трудовой книжки не предусмотрена. Однако в практике обычно используют требования ГОСТ 7.0.97-2016 и внутренние регламенты организации.

• На каждой странице копии ставится надпись: «Копия заверена ______________________ (ФИО, должность)».
• На последней странице (если копия многостраничная) указывается: «Работает по настоящее время» и указывается дата выдачи.
• Заверение должно быть выполнено печатью организации и подписью уполномоченного лица (чаще всего – руководитель HR‑отдела или главный бухгалтер).

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие подписи работника. – Заявление считается недействительным. Всегда подписывайте документ.
2. Неуказание причины запроса. – Приказ работодателя может потребовать уточнения цели получения копии.
3. Неправильное оформление заверения. – На каждой странице должна быть подпись и печать; иначе копия может быть отвергнута.
4. Отсутствие даты выдачи. – На последней странице обязательно указывайте дату выдачи копии.
5. Неправильный список документов. – Уточняйте, какие именно копии требуются, чтобы избежать лишних запросов.

Сроки выдачи

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления. Если копия готовится дольше, работодатель обязан уведомить работника о причинах задержки.

Что делать, если копия не выдают?

1. Повторить запрос в письменной форме, указав на нарушение сроков.
2. Обратиться в отдел кадров/HR‑отдел с требованием о выдаче копии.
3. В крайнем случае – обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию с жалобой на нарушение прав.

Примеры готовых заявлений

Ниже представлены несколько готовых образцов, которые можно использовать как основу:

• Образец заявления (docx, 29.6 Кб)
• Образец заявления 2025 года (PDF)
• Образец заявления 2024 года (DOCX)

Краткое резюме

Чтобы получить копию трудовой книжки, необходимо:

1. Сформулировать письменное заявление с указанием ФИО, причины и перечня требуемых копий.
2. Подписать заявление лично.
3. Предоставить работодателю в течение трёх рабочих дней.
4. Убедиться, что копия заверяется подписью и печатью организации, а на каждой странице – надпись «Копия заверена».
5. При необходимости обратиться в контролирующие органы, если сроки нарушены.

Соблюдая эти простые правила, вы сможете быстро и без лишних проблем получить нужную копию трудовой книжки.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.