Трудовая книжка — это один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Вопросы её хранения и выдачи регулируются Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить заявление о хранении трудовой книжки, какие реквизиты должны быть указаны, и что нужно знать работодателю и сотруднику.

Когда требуется заявление о хранении трудовой книжки?

Заявление о хранении трудовой книжки необходимо в следующих случаях:

• При увольнении работника — для выдачи трудовой книжки на руки;
• При переходе на электронную трудовую книжку — для внесения соответствующей отметки;
• При временной выдаче трудовой книжки для оформления документов (например, при оформлении пенсии);
• При желании работника забрать трудовую книжку на руки без увольнения;
• При оформлении дубликата или вкладыша в трудовую книжку.

Требования к оформлению заявления

Заявление о хранении трудовой книжки может быть составлено в произвольной форме, но оно должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка документа:
   • Наименование организации (или ФИО работодателя — ИП);
   • Должность и ФИО руководителя (или уполномоченного лица);
   • ФИО работника, его должность;
   • Дата составления заявления.
2. Основная часть:
   • Указание на цель выдачи (например, «для оформления пенсии», «для предоставления в Пенсионный фонд», «на руки без увольнения»);
   • Указание на основание (например, «в соответствии с частью 4 статьи 62 ТК РФ», «по моему письменному требованию»);
   • Подтверждение того, что работник ознакомлен с правилами хранения и обязуется вернуть документ при необходимости.
3. Подпись работника с расшифровкой и дата.

Образец заявления о хранении трудовой книжки

Особенности хранения трудовой книжки

Согласно статье 66 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), работодатель обязан:

• Обеспечивать сохранность трудовых книжек работников;
• Вести книгу учёта движения трудовых книжек;
• Выдавать трудовую книжку работнику в день увольнения;
• Вносить отметки о выдаче на ьном листе при временной выдаче;
• Хранить трудовые книжки в металлическом шкафу или сейфе в отделе кадров.

Что делать, если работник хочет забрать трудовую книжку без увольнения?

Сотрудник имеет право по письменному заявлению забрать свою трудовую книжку на руки даже без увольнения. В этом случае:

1. Работник пишет заявление с указанием причины (например, «для оформления кредита», «для предоставления в банк»);
2. Работодатель делает отметку на ьном листе с формулировкой: «Выдана на основании заявления [ФИО] от [дата] для [цель]»;
3. В книге учёта движения трудовых книжек фиксируется факт выдачи;
4. Работник расписывается в получении.

После возврата трудовой книжки работодатель делает отметку о её возврате с указанием даты.

Переход на электронную трудовую книжку

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник принимает решение о переходе на ЭТК, он должен написать соответствующее заявление. Образец:

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторном нарушении — дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку без заявления работника?

Нет. Трудовая книжка является личным документом работника, и её выдача возможна только по его письменному заявлению или в день увольнения.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

В этом случае работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель оформляет дубликат на основании имеющихся записей.

Можно ли хранить трудовую книжку у работника на руках?

Нет. Трудовая книжка должна храниться у работодателя. Только при наличии письменного заявления работник может забрать её на время.

Какой срок хранения трудовой книжки у работодателя?

Трудовая книжка хранится у работодателя до тех пор, пока работник не заявит о своём желании забрать её на руки или не перейдёт на электронный формат.

Правильное оформление заявления о хранении трудовой книжки, это не только соблюдение трудового законодательства, но и гарантия защиты прав как работника, так и работодателя. Всегда помните о следующих ключевых моментах:

• Заявление должно быть письменным и содержать все необходимые реквизиты;
• Трудовая книжка должна храниться в надёжном месте;
• Все факты выдачи и возврата должны фиксироваться в книге учёта;
• При переходе на ЭТК необходимо оформить соответствующее заявление;
• Нарушение правил хранения может повлечь административную ответственность.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать спорных ситуаций и обеспечить правильное ведение трудовых книжек в вашей организации.