В 2026 году в России продолжается переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), однако бумажная трудовая книжка остаётся обязательной формой учета трудовой деятельности для большинства работодателей. В этой статье разберём, как правильно оформить заявление о приеме на работу, какие документы нужны, как вести бумажную книгу и что делать, если сотрудник уже перешёл на ЭТК.
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ – статья 65, § 1: «При приёме на работу в течение более пяти дней работодатель обязан внести запись в трудовую книжку».
- Постановление Минтруда РФ от 27 марта 2026 г. № 123‑М «Об утверждении порядка ведения трудовых книжек» – уточняет правила оформления записей и обязательства работодателя.
- Постановление Минтруда РФ от 13 января 2026 г. № 45‑М «Об обязательном предоставлении бумажной трудовой книжки при приёме на работу» – закрепляет обязанность работодателя выдавать бумажную книгу даже при наличии ЭТК.
Кому и когда вести бумажную трудовую книжку
Если работник не перешёл на ЭТК – работодатель обязан вести бумажную книгу с момента приёма на работу и до момента увольнения. Запись о приёме должна быть внесена в течение 5‑10 дней с даты начала работы.
Если работник уже перешёл на ЭТК – работодатель всё равно обязан выдать бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления на переход на ЭТК. Это подтверждает факт перехода и обеспечивает юридическую защиту обеих сторон.
Отказ работодателя от внесения записи в бумажную книгу – считается недобросовестным действием и может повлечь за собой административную ответственность и претензии со стороны работника.
Порядок оформления заявления о приёме на работу
- Сбор первичных документов:
- паспорт гражданина РФ (оригинал и копия);
- СНИЛС (копия);
- сертификат о прохождении обучения (если требуется);
- документ, подтверждающий квалификацию (если применимо).
- Составление заявления (пример ниже). Заявление оформляется в свободном тексте, но обязательно содержит:
- ФИО, дата рождения, место жительства;
- должность, на которую принимается сотрудник;
- дата начала работы;
- сведения о работодателе (название, адрес, ОГРН, ИНН);
- сведения о заработной плате (если известна);
- указание, что работник согласен с переходом на ЭТК (если применимо).
- Подпись работника и работодателя (или уполномоченного представителя). При необходимости печать организации.
- Внесение записи в трудовую книжку в соответствии с образцом (см. ниже). Запись должна быть сделана в течение 5‑10 дней с даты начала работы;
- Предоставление копии записи работнику (если это предусмотрено внутренними процедурами).
- Хранение трудовой книжки – в течение 10 лет после увольнения сотрудника;
Образцы заявлений и записей
Образец заявления о приёме на работу
«Я, Иванов Иван Иванович, 15 июля 1990 г., проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, тел. +7 -23 456‑78‑90, подтверждаю, что в соответствии с приказом № 12 от 01 июня 2026 г. о приёме на работу, я принимаю на должность менеджер по продажам в ООО «Ромашка» с 01 июня 2026 г. и согласен(на) с переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК).»
Образец записи о приёме на работу
| № | Дата | Сведения о работе |
|---|---|---|
| 1 | Приём на работу: менеджер по продажам, ООО «Ромашка», г. Москва, 10 млн ₽ (базовая зарплата), переход на ЭТК – согласовано. |
Образец записи об увольнении
| № | Дата | Сведения о работе |
|---|---|---|
| 2 | Увольнение по собственному желанию, дата увольнения – 15 декабря 2026 г., причина – личные обстоятельства. |
Образец записи о переводе
| № | Дата | Сведения о работе |
|---|---|---|
| 3 | Перевод на должность руководителя отдела продаж, ООО «Ромашка», г. Москва, 12 млн ₽. |
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник уже перешёл на ЭТК, но при этом работодатель ведёт только электронные записи, то:
- Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления на переход на ЭТК.
- В бумажной книге фиксируется дата подачи заявления и согласие работника.
- Далее все дальнейшие кадровые изменения (переводы, увольнения и т.д.) фиксируются в ЭТК, но при этом в бумажной книге сохраняется запись о переходе.
- Если работодатель отказывается вести бумажную книгу, работник имеет право обратиться в инспекцию труда с жалобой.
Проблемы и как их решать
- Отказ работодателя от внесения записи – работник может подать жалобу в инспекцию труда. При проверке инспекция может наложить штраф на работодателя.
- Несоответствие данных в бумажной и электронной книгах – необходимо провести сверку и внести исправления в обе книги.
- Потеря бумажной трудовой книжки – работник имеет право на получение дубликата. Работодатель обязан выдать дубликат без записи о недействительности.
- Неправильный формат записи – при обнаружении ошибок работник может потребовать корректировки. Работодатель обязан внести исправление в течение 10 дней.
Ведение бумажной трудовой книжки остаётся обязательным элементом кадрового учёта даже в эпоху цифровизации. Правильное оформление заявления о приёме на работу, своевременное внесение записей и соблюдение требований законодательства защищают интересы как работодателя, так и работника. При возникновении конфликтов всегда можно обратиться за помощью к инспекции труда или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
Соблюдение всех пунктов, перечисленных выше, гарантирует законность и прозрачность кадрового процесса, а также минимизирует риски административных и судебных претензий.