Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для большинства работодателей в 2020‑2024 годах․ В этой статье мы разберём, как правильно оформить заявление о выборе способа ведения трудовой деятельности в программе 1С, какие шаги необходимо выполнить и как зарегистрировать или отменить это заявление․
Что такое ЭТК и зачем её оформлять?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной․ Она хранится в информационной системе (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) и позволяет:
- Сократить расходы на бумагу и хранение архивов․
- Ускорить процесс оформления и изменения данных о сотрудниках․
- Обеспечить более надёжную защиту информации от потери или порчи․
По ст․ 66․1 ТК РФ работодатель может вести трудовые книжки только в электронном виде, если сотрудник дал согласие на такой способ․
Как формировать заявление в 1С
Основные документы
Для выбора способа ведения трудовой деятельности в 1С используются два типа документов:
- Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности – основной документ, в котором сотрудник выбирает форму ведения․
- Сведения о регистрации (СЗВ‑ТД) – служебный документ, который автоматически генерируется при оформлении заявления․
Пошаговая инструкция
Откройте модуль Кадровый учет → Документы → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
Выберите сотрудника, для которого формируется заявление․
Укажите тип ведения:
- Бумажный вариант – если сотрудник хочет сохранить традиционную форму․
- Электронный вариант – если сотрудник согласен перейти на ЭТК․
Заполните реквизиты:
- Дата начала ведения․
- Номер и серия (при бумажном варианте)․
- При необходимости – указать причину отказа от ЭТК․
Сохраните документ и отправьте его в СЗВ‑ТД (это происходит автоматически, если включена соответствующая настройка)․
После отправки в ПФР получите подтверждение о регистрации заявления․
Как зарегистрировать заявление в 1С:Зарплата и управление персоналом 8
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) процесс выглядит так:
- Перейдите в раздел Кадровый учет → Документы → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
- Создайте новое заявление, указав сотрудника и желаемый способ ведения․
- Проверьте галочки в кадровой документации (см․ Электронная трудовая книжка в 1С: пошаговая инструкция)․
- Нажмите кнопку «Зарегистрировать»․ Программа сформирует СЗВ‑ТД и отправит его в ПФР․
Если требуется отменить ранее данное заявление, выполните следующие действия:
- Откройте ранее созданное заявление․
- Нажмите кнопку «Отмена» или создайте новый документ с типом «Отмена заявления»․
- Сохраните изменения и отправьте отмену в ПФР․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли одновременно вести трудовые книжки в бумажном и электронном виде?
Ответ: Нет․ Сотрудник выбирает один из вариантов, и эта информация фиксируется в заявлении․ При необходимости можно позже отменить предыдущее заявление и подать новое․
Вопрос: Как проверить, что заявление успешно зарегистрировано в ПФР?
Ответ: После отправки СЗВ‑ТД вы получите подтверждение в электронном виде (обычно в течение 1‑2 рабочих дней)․ В 1С статус можно увидеть в разделе Отчёты → СЗВ‑ТД → Статус отправки․
Вопрос: Что делать, если в заявлении допущена ошибка?
Ответ: Создайте корректирующее заявление, укажите правильные данные и отправьте его в ПФР․ При этом предыдущее заявление можно от отменить, как описано выше․
Полезные ссылки и ресурсы
- Электронная трудовая книжка в 1С: пошаговая инструкция
- Как заполнить Заявление о ведении трудовой книжки? – ИнфоСофт
- Электронные трудовые книжки в 1С – БУХ․1С
- Консультация экспертов 1С на портале Бухгалтерия 1С
Оформление заявления на электронные трудовые книжки в 1С – это простой, но важный процесс, требующий внимания к деталям․ Правильно сформированное заявление и своевременная отправка СЗВ‑ТД позволяют избежать юридических проблем и упростить работу с персональными документами․
Если у вас возникнут сложности с настройкой 1С или необходимо адаптировать процесс под специфику вашего предприятия, обратитесь к специалистам – они помогут быстро решить любые задачи: от простых отчётов до интеграций с другими системами․
Автор: консультант по кадровому учёту, 2026‑05‑22