Данный документ предназначен для специалистов‚ работающих в кадровом отделе любой организации (коммерческой‚ образовательной‚ производственной и т.п.). Он описывает требования законодательства‚ порядок проведения инструктажей‚ обязательные мероприятия по профилактике профессиональных рисков и перечень документов‚ которые обязан вести кадровик.

Нормативно‑правовая база

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
2. Федеральный закон «О безопасности и охране труда» № 384‑ФЗ.
3. Трудовые нормы и правила (ТНиОП) в сфере охраны труда‚ в т.ч.:
   • ПП «Об обязательном порядке проведения инструктажа работников»;
   • ПП «О порядке проведения медицинских осмотров работников»;
   • ГОСТ Р 12.2.007‑2020 «Система управления охраной труда»;
   • СНиП 2.04.03‑91 «Охрана труда при работе с документами».
4. Приказ Минтруда России № 322н от «Об утверждении формы журнала инструктажей».
5. Региональные нормативные акты (при их наличии).

⚠️ В 2026 году отсутствие обязательных документов по охране труда может привести к штрафу работодателя до 200 000 рублей‚ а к должностному лицу – до 25 000 рублей.

Квалификационные требования к кадровому специалисту

• Возраст не моложе 18 лет;
• Прохождение вводного инструктажа по охране труда и пожарной безопасности;
• Прохождение первичного инструктажа непосредственно на рабочем месте;
• Успешное завершение обучения (курсы‚ семинары) и проверки знаний требований охраны труда;
• Отсутствие медицинских противопоказаний (положительный результат медицинского осмотра);
• Наличие сертификата о прохождении курса первой помощи (не реже одного раза в 3 года).

Этапы работы специалиста по кадрам с точки зрения охраны труда

До приёма на работу

1. Проверка наличия медицинского справочного листа у соискателя (приём на работу допускается только после подтверждения отсутствия противопоказаний).
2. Подготовка документов по охране труда (приказ о приёме‚ трудовой договор‚ положение о порядке инструктажей).
3. Внесение соискателя в реестр работников‚ подлежащих обязательному инструктажу.

Приём на работу (вводный инструктаж)

• Проведение вводного инструктажа (общие правила охраны труда‚ правила поведения в случае пожара‚ порядок эвакуации).
• Запись в журнал вводного инструктажа (дата‚ ФИО‚ подпись инструктора‚ перечень пройденных тем).
• Выдача индивидуального плана обучения (если должность требует специальных знаний‚ например‚ работа с тяжёлыми документами‚ работа в архиве).

Осуществление текущих обязанностей

1. Контроль за соблюдением требований ТНиОП в процессе работы с документами:
   • Организация рабочего места (эргономика‚ освещение‚ вентиляция).
   • Обеспечение сотрудников средствами индивидуальной защиты (СИЗ) – перчатки‚ защитные очки‚ если работа связана с архивными материалами‚ содержащими пыль.
2. Проведение периодических инструктажей (не реже 1 раза в 6 месяцев) и повторных инструктажей при изменении условий труда.
3. Ведение журнала инструктажей и журнала учёта несчастных случаев.
4. Организация первой помощи:
   • Обеспечение наличия аптечки первой помощи в каждом офисном помещении.
   • Проведение тренировок по оказанию первой помощи (не реже 1 раза в год).
5. Участие в проведении анализа профессиональных рисков (профрисков) и подготовка рекомендаций по их минимизации.
6. Своевременное сообщение руководству о выявленных нарушениях и предложениях по их устранению.

При окончании трудового договора

• Проведение выходного инструктажа (информирование о порядке сдачи СИЗ‚ проверка состояния рабочего места).
• Оформление актa о сдаче‑приёмке рабочего места и передача документов в архив.
• Обновление реестра работников (удаление сотрудника‚ закрытие его профиля в системе охраны труда).

Обязанности специалиста по кадрам в системе охраны труда

• Разработка и актуализация локальных нормативных актов (приказов‚ инструкций‚ регламентов) в соответствии с изменениями законодательства.
• Контроль за наличием и актуальностью документации (журналы‚ журналы учёта инструктажей‚ планы мероприятий).
• Организация и проведение обучающих мероприятий (семинары‚ вебинары‚ практические занятия).
• Ведение плана мероприятий по охране труда – документ‚ в котором фиксируются сроки проведения инструктажей‚ проверок‚ аудитов и профилактических работ.
• Участие в расследовании несчастных случаев и подготовка актов расследования.
• Своевременное предоставление отчетности в органы государственного контроля (ГИТ‚ Роструд).

Перечень обязательных документов

Чек‑лист «10 ключевых пунктов» для контроля специалиста по кадрам

1. Проверено наличие медицинского справочного листа у всех новых сотрудников.
2. Составлен и подписан журнал вводного инструктажа в течение 1 рабочего дня после приёма.
3. Все сотрудники прошли периодический инструктаж не реже чем раз в 6 месяцев.
4. Обновлён план мероприятий по ОТ и доведён до сведения руководителей подразделений.
5. Проведена проверка эргономики рабочих мест (стулья‚ столы‚ мониторы).
6. Соблюдается наличие аптечки первой помощи в каждом офисе‚ её содержимое проверяется ежемесячно.
7. Все случаи травм и профессиональных заболеваний задокументированы в журнале учёта несчастных случаев.
8. Сформированы и подписаны акты сдачи‑приёмки при увольнении сотрудников.
9. Проведён анализ профрисков за последний год и подготовлены рекомендации по их снижению.
10. Сформированы отчёты для Госинспекции труда в соответствии с установленными сроками.

Практические рекомендации

Как организовать вводный инструктаж

• Подготовьте презентацию (не более 30 минут) с разделами: общие требования ОТ‚ пожарная безопасность‚ порядок эвакуации‚ первая помощь.
• Используйте визуальные материалы (плакаты‚ схемы эвакуации) – это повышает запоминаемость.
• После теории проведите небольшую практику: демонстрация расположения огнетушителей‚ проверка работы аварийных выключателей.
• Заполните журнал инструктажа в электронном виде (можно использовать 1С:Зарплата и Управление Персоналом или любой другой HR‑сервис).

Как вести журнал инструктажей в электронном виде

1. Создайте шаблон в Google Sheets / Excel с колонками: Дата‚ ФИО‚ Должность‚ Вид инструктажа‚ Преподаватель‚ Подпись (скан).
2. Настройте автоматическое напоминание (Outlook‚ Google Calendar) о предстоящих периодических инструктажах.
3. Экспортируйте журнал в PDF и храните в корпоративном архиве (по требованиям ФЗ-52).

Как проводить анализ профессиональных рисков в офисе

Для специалистов по кадрам достаточно использовать упрощённый метод:

• Составьте список типовых опасностей (плохая осанка‚ ослепление от монитора‚ стресс‚ пожар).
• Оцените вероятность их возникновения (низкая‚ средняя‚ высокая) и степень тяжести последствий.
• Определите меры снижения риска (регулировка высоты стола‚ перерывы по 20‑20‑20‚ обучение по стресс‑менеджменту).
• Зафиксируйте результаты в отчёте по профрискам и согласуйте с руководителем ОТ.

Специалист по отделу кадров играет ключевую роль в системе охраны труда: от момента приёма нового сотрудника до его увольнения он обеспечивает соблюдение всех нормативных требований‚ проводит обязательные инструктажи‚ контролирует наличие и актуальность документации‚ а также участвует в профилактике профессиональных рисков. Тщательное выполнение перечисленных в инструкции пунктов позволяет не только избежать штрафных санкций‚ но и создать безопасную и здоровую рабочую среду‚ повышающую эффективность и лояльность персонала.

Помните: профилактика лучше лечения. Регулярные проверки‚ своевременное обучение и открытая коммуникация с сотрудниками – залог успешной охраны труда в любой организации.

Для более детального изучения темы рекомендуем ознакомиться с полным текстом нормативных актов‚ а также воспользоваться готовыми образцами инструкций‚ доступными в открытых источниках (например‚ на официальных сайтах Минтруда и Росгосстраха).