Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое охрана трудовой книжки?

Охрана трудовой книжки — это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности этого важнейшего документа, предотвращение его утраты, повреждения или несанкционированного доступа. В широком смысле охрана трудовой книжки включает:

• Правильное ведение и заполнение;
• Надёжное хранение;
• Защиту от подделок и искажений;
• Своевременную выдачу при увольнении или по запросу;
• Ведение учёта движения трудовых книжек.

Правовые основы охраны трудовой книжки

Основные нормативные акты, регулирующие вопросы ведения и хранения трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от № 197-ФЗ в ред. от с изм. от ):
• Глава 33. Общие положения;
• Глава 34. Государственное управление охраной труда;
• Глава 35. Права и обязанности работодателя в области охраны труда;
• Статья 66.1. Формирование сведений о трудовой деятельности;
• Статья 212. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда;
• Статья 217. Служба охраны труда.
2. Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
3. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
4. СанПиН 2.2.2/-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».

Обязанности работодателя по охране трудовой книжки

Ведение трудовых книжек

Работодатель обязан:

• Вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является основной;
• Обеспечивать правильное и своевременное внесение записей о приёме на работу, переводе, увольнении, награждениях;
• Использовать только бланки установленного образца (с 2026 года вводятся новые формы);
• Соблюдать правила заполнения: даты указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ, записи делать без сокращений, разборчивым почерком;
• Не допускать подчисток, помарок, зачёркиваний — при ошибке запись признаётся недействительной и исправляется в установленном порядке.

Хранение трудовых книжек

Хранение трудовых книжек должно соответствовать следующим требованиям:

• Место хранения: В сейфе или металлическом шкафу в отдельном помещении, исключающем несанкционированный доступ;
• Раздельное хранение: Заполненные, невостребованные и пустые бланки хранятся отдельно;
• Ответственное лицо: Назначается сотрудник, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек;
• Учёт: Ведутся два журнала (книги) учёта:
  • Журнал учёта трудовых книжек;
  • Журнал учёта движения бланков трудовых книжек.
• Сроки хранения:
  • Заполненные трудовые книжки — до востребования работником;
  • Невостребованные трудовые книжки — не менее 50 лет;
  • Пустые бланки — до использования или уничтожения по акту.

Выдача трудовых книжек

Работодатель обязан выдать трудовую книжку:

• При увольнении — в последний день работы;
• По письменному запросу работника — не позднее 3 рабочих дней;
• При предоставлении копии или заверенной выписки — с указанием причины;
• При выдаче дубликата, в случае утраты или повреждения.

Охрана труда как часть защиты трудовых книжек

Охрана труда — это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, которая напрямую связана с защитой трудовых книжек:

• Обеспечение безопасных условий труда снижает риск повреждения документов;
• Обучение работников правилам обращения с документами;
• Организация рабочих мест, соответствующих санитарным нормам (СанПиН 2.2.2/-03);
• Проведение инструктажей по охране труда, в т.ч. по работе с документами;
• Выдача средств индивидуальной защиты, если работа связана с риском повреждения документов.

Согласно ст. 212 ТК РФ, работодатель обязан:

• Организовать службу охраны труда (при численности 50 и более сотрудников);
• Разработать и утвердить инструкции по охране труда;
• Проводить специальную оценку условий труда;
• Обеспечивать обучение и медосмотры;
• Вести учёт инструктажей (журналы, личные карточки, электронные системы).

Ответственность за нарушение правил охраны трудовой книжки

Для работодателя:

• Административная ответственность: По ст. 5.27 КоАП РФ — штраф от 50 000 до 200 000 рублей;
• Дисциплинарная ответственность: Замечание, выговор, увольнение;
• Материальная ответственность: Возмещение ущерба, причинённого работнику;
• Уголовная ответственность: В случае умышленного уничтожения или подделки документов (ст. 327 УК РФ).

Для работника:

• Отказ от подписания документов о получении трудовой книжки;
• Использование поддельных документов;
• Нарушение правил хранения и передачи трудовых книжек.

Современные изменения и нововведения (2026 год)

С 2026 года вступили в силу значимые изменения:

• Новые бланки трудовых книжек и вкладышей; Утверждены Минфином России;
• Отмена обязанности скреплять сургучной печатью приходно-расходную книгу по учету бланков;
• Расширение электронного формата: Сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде для новых работников;
• Изменения в программах обучения по охране труда: Новые требования к аккредитации учебных центров;
• Ужесточение контроля: Усиление проверок со стороны трудовой инспекции.

Практические рекомендации для работодателя

Алгоритм действий при ведении трудовых книжек:

1. Назначить ответственное лицо;
2. Обеспечить помещение сейфом для хранения;
3. Закупить бланки установленного образца;
4. Вести два журнала учёта;
5. Проводить инструктажи по работе с документами;
6. Своевременно вносить записи;
7. Выдавать документы по запросу.

Образец записи об увольнении:

Пример:

Приказ о прекращении трудового договора № 45 от

Уволить Иванова Ивана Ивановича, инженера отдела разработки, с по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Основание: Заявление Иванова И.И. от .

С приказом ознакомлен: Иванов И.И.

В трудовую книжку:

Сведения о работе

№ записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | На основании чего внесена запись (дата, номер и наименование документа)

5 | | Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Приказ от № 45

Подпись: Смирнова О.П. — начальник отдела кадров

М.П.: (при наличии)

Чек-лист для проверки:

• Все ли работники обеспечены трудовыми книжками?
• Ведутся ли два журнала учёта?
• Хранятся ли документы в сейфе?
• Проводятся ли инструктажи по работе с документами?
• Своевременно ли вносятся записи?
• Выдаются ли документы по запросу?
• Обновлены ли бланки в соответствии с 2026 годом?

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

Да, с 2021 года для новых работников сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде. Однако бумажная трудовая книжка сохраняется для тех, кто ранее не подавал заявление об отказе от неё.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Можно ли хранить трудовую книжку у работника?

Нет, трудовая книжка должна храниться у работодателя. Работник может получить её только на время (например, для предъявления в ПФР);

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Неправильная запись зачёркивается одной чертой, а правильная запись вносится выше или сбоку с указанием: «Запись № ___ недействительна, см. запись № ___». Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).

Какая ответственность за утрату трудовой книжки?

Работодатель несёт материальную ответственность перед работником за утрату трудовой книжки. Размер компенсации определяется судом и может включать стоимость восстановления документа, моральный вред и упущенную выгоду.

Охрана трудовой книжки — это не только соблюдение формальностей, но и забота о правах работника. Правильное ведение, надёжное хранение и своевременная выдача документов — прямая обязанность работодателя, закреплённая законом.

Соблюдение всех норм и правил не только защищает от административной и уголовной ответственности, но и способствует формированию доверительных отношений между работодателем и работником, укрепляет деловую репутацию компании.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумага, это история вашего трудового пути, которую нужно беречь и защищать.