Трудовая книжка, главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. При оформлении новых сотрудников, выдаче дубликатов или вкладышей кадровики иногда сталкиваются с неприятной ситуацией: бланк испорчен. Ошибка на ьном листе, опечатка в дате или неверно указанная должность делают документ недействительным. Возникает резонный вопрос: кто оплачивает испорченный бланк трудовой книжки — работодатель или работник? Разберем эту ситуацию подробно.
Нормативная база
Согласно пункту 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных Постановлением Правительства РФ от N 225), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При этом выдача этих бланков работникам подразумевает компенсацию затрат работодателя.
Главное правило: кто платит за бланк?
По общему правилу, при выдаче трудовой книжки (в т.ч. дубликата) или вкладыша к ней, работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение. Это стандартная процедура: предприятие закупает бланки за свой счет, а при оформлении документа сотруднику удерживает его стоимость из зарплаты или работник вносит деньги в кассу (на расчетный счет).
Исключение из правил: утрата по вине работодателя
Закон четко оговаривает важное исключение: за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя. Если работодатель потерял документ, испортил его по неосторожности (например, пролил кофе на хранящуюся в отделе кадров книжку) или организация пострадала от пожара/потопа, то стоимость нового бланка оплачивает исключительно работодатель. Удерживать деньги с сотрудника в этом случае незаконно.
А что делать, если бланк испорчен при заполнении?
Самая частая ситуация — кадровый специалист допускает ошибку при заполнении ьного листа новой трудовой книжки или вкладыша. Кто несет финансовые убытки в этом случае?
Ошибка допущена кадровиком (работодателем)
Если бланк был испорчен по вине сотрудника отдела кадров (опечатка, описка, неверная дата), то работодатель не имеет права удерживать стоимость испорченного бланка с работника. Вины сотрудника, на которого оформляется книжка, здесь нет. Финансовые потери ложатся на плечи предприятия, а кадровик может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение обязанностей.
Ошибка допущена по вине работника
Бывают случаи, когда работник сам предоставляет неверные данные (например, ошибается в написании фамилии или даты рождения), и кадровик вносит их со слов или по неверному паспорту. Если ошибка выявилась сразу, бланк считается испорченным. Однако на практике доказать вину работника сложно, так как кадровик обязан сверять данные с документом, удостоверяющим личность. Если несоответствие выявлено после внесения записи, ситуация регулируется общими правилами: работник оплачивает новый бланк, а испорченный подлежит списанию.
Процедура списания испорченного бланка
Испорченную трудовую книжку или вкладыш нельзя просто выбросить. Их необходимо официально списать с баланса организации. Для этого создается специальная комиссия и оформляется акт.
Как составить акт на списание
Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них составляется в произвольной форме, так как унифицированного строгого бланка нет, однако документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Дата и место составления: указывается текущая дата и наименование населенного пункта.
- Состав комиссии: перечисляются должности, инициалы и фамилии членов комиссии по списанию бланков (обычно не менее 3 человек: кадровик, бухгалтер, руководитель).
- Суть факта: указывается период, за который выявлен брак, полное наименование предприятия и количество испорченных бланков.
- Причина порчи: подробно описывается, почему бланк пришел в негодность (например, «допущена ошибка в написании фамилии на ьном листе»).
- Подписи: акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации.
Пример шапки акта на списание:
_________________ _____________ 20___ г.
Нами, комиссией в составе: ___________________________________________________________
(перечисляются должности, инициалы и фамилии членов комиссии по списанию бланков)
составлен настоящий акт о том, что за период с ______________________ по ________________ на ______________________________________________
(полное наименование предприятия)
исорчено ___ (количество прописью) бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) по причине ______________________________________________.
После составления акта и его утверждения руководителем, испорченные бланки подлежат уничтожению, о чем также может быть составлен отдельный Акт об уничтожении испорченных бланков.
Алгоритм действий при порче бланка
Если при заполнении ьного листа новой трудовой книжки допустили ошибки, следуйте простому алгоритму:
- Перечеркнуть испорченный бланк (поставить крупную надпись «Испорчен» или «Аннулировано»).
- Извлечь испорченный бланк из обложки (если она уже была вложена).
- Взять новый чистый бланк и заполнить его ьный лист по всем правилам.
- Составить Акт о списании испорченного бланка комиссией.
- Уничтожить испорченный бланк (в установленном актом порядке, например, путем сжигания или измельчения в шредере) и составить Акт об уничтожении.
- Отразить списание в книге учета движения трудовых книжек.
Краткие итоги
- Стандартная выдача: оплачивает работник (стоимость бланка удерживается из зарплаты или вносится в кассу/на расчетный счет, реквизиты которого можно найти на официальном сайте местного исполнительного органа).
- Потеря или порча по вине работодателя: оплачивает работодатель, удерживать средства с сотрудника запрещено.
- Порча при заполнении (ошибка кадровика): оплачивает работодатель, так как вина лежит на специалисте, заполнявшем документ. Испорченный бланк подлежит обязательному списанию и уничтожению по акту.
Соблюдение этих правил и правильное документальное оформление списания (через акты) позволит работодателю избежать штрафов от трудовой инспекции и конфликтов с сотрудниками.