Вопрос о том, где оплачивают трудовую книжку, часто вызывает путаницу как у новых сотрудников, так и у работодателей. В 2026 году, с активным переходом на электронные формы ведения кадровой документации, важно чётко понимать: кто несёт расходы, за счёт чего они покрываются, и какие нормы закона регулируют этот процесс.

Кто обязан оплачивать трудовую книжку: работодатель или работник?

Оплата трудовой книжки, исключительно обязанность работодателя. Это закреплено в статье 66 Трудового кодекса РФ и подтверждено разъяснениями Минтруда и судебной практикой.

• При первом трудоустройстве работодатель бесплатно оформляет трудовую книжку (бумажную или электронную) за счёт собственных средств.
• При утрате, повреждении или уничтожении трудовой книжки работодатель обязан оформить дубликат за свой счёт.
• Работник не имеет права быть вынужденным оплачивать бланк, его заполнение, заверение или хранение.

Нарушение этого правила — нарушение трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (наложение штрафа на работодателя от 30 000 до 50 000 рублей).

Бумажная трудовая книжка: кто и где её покупает?

С 2024 года введены новые бланки трудовых книжек, но покупать их работник не должен.

• Работодатель закупает бланки трудовых книжек у уполномоченных поставщиков (например, через Госзакупки или специализированные компании).
• Стоимость одного бланка в 2026 году составляет около 50–100 рублей, но эта сумма не перекладывается на сотрудника.
• Если работник пришёл на работу с утраченной книжкой — работодатель оформляет дубликат на новом бланке, и всё это делается за счёт организации.

Где работодатель может купить бланки?

• В специализированных типографиях, имеющих лицензию ФСС и ПФР на выпуск бланков трудовых книжек.
• Через порталы государственных закупок (ЕИС, Госзакупки).
• Через партнёрские сервисы, например, «КонсультантПлюс», «Гарант» и другие юридические платформы, предлагающие комплекты кадровой документации.

Важно: Бланки должны быть пронумерованы, иметь водяные знаки и соответствовать утверждённому Госстандарту (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): есть ли оплата?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В 2026 году более 70% работников уже имеют ЭТК, а для новых сотрудников — это стандарт.

Кто оплачивает ЭТК?

Никто не платит за ЭТК — она бесплатна для работника и работодателя.

• Сведения о трудовой деятельности работника автоматически передаются работодателем в Пенсионный фонд России (ПФР) через электронный документооборот.
• ПФР хранит эти данные в единой базе и предоставляет доступ через порталы Госуслуги и Личный кабинет гражданина на сайте ПФР.
• Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК бесплатно — через Госуслуги, МФЦ или лично в отделении ПФР.

Что делает работодатель?

Работодатель обязан:

1. Подавать в ПФР сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях в электронном виде (в срок до 1 рабочего дня с даты события).
2. Использовать специализированное ПО (например, «1С:Зарплата и управление персоналом», «Е-Офис 24» и др.) для формирования и отправки данных.
3. Обеспечить работнику возможность подать заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажной или электронной).

Стоимость программного обеспечения и технического обслуживания — это расходы работодателя, не связанные с оплатой трудовой книжки как таковой.

Что делать, если работодатель требует оплатить трудовую книжку?

Если вам при трудоустройстве сказали: «Заплатите 300 рублей за оформление трудовой книжки» — это незаконно.

Ваши действия:

1. Покажите работодателю статью 66 ТК РФ — он обязан бесплатно оформить книжку.
2. Запишите факт нарушения (дата, имя руководителя, словесные формулировки).
3. Обратитесь в Государственную инспекцию труда (Роструд) через сайт rosrud.gov.ru или в МФЦ.
4. Подайте жалобу в Прокуратуру — это также эффективно.

Работодатель, нарушающий это правило, рискует получить штраф до 50 000 рублей, а в случае повторного нарушения — до 70 000 рублей и даже приостановление деятельности на 90 суток.

Исключения и важные нюансы

ИП и самозанятые

С 2020 года индивидуальные предприниматели (ИП) обязаны вести сведения о своих сотрудниках в электронном виде (ФЗ-439). Но:

• ИП не обязаны оформлять бумажные трудовые книжки — только ЭТК.
• Если сотрудник хочет бумажную книжку — ИП обязан её оформить бесплатно.

Работа по совместительству

Если вы работаете по совместительству, то:

• Основное место работы ведёт бумажную или электронную трудовую книжку.
• По месту совместительства трудовая книжка не ведётся — если только вы не подали заявление о ведении бумажной книжки именно там.
• В этом случае совместитель обязан оформить книжку бесплатно.

Где посмотреть сведения о трудовой книжке в 2026 году?

Доступ к информации о вашей трудовой деятельности — бесплатный и круглосуточный:

• Портал Госуслуги — в разделе «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
• Личный кабинет на сайте ПФР — es.pfrf.ru
• МФЦ — можно получить распечатанную выписку в течение 1–3 дней.
• Работодатель — обязан предоставить выписку из ЭТК при увольнении или по письменному запросу в течение 3 рабочих дней.

1. Оплата трудовой книжки, исключительно обязанность работодателя. Работник платить не должен ни за бланк, ни за оформление, ни за дубликат.
2. Электронная трудовая книжка — бесплатна для всех. Никаких скрытых платежей, подписок или комиссий.
3. Работодатель обязан оформить книжку (бумажную или электронную) при трудоустройстве в первый день работы.
4. Если требуют оплатить книжку, это нарушение закона. Обращайтесь в Роструд, Прокуратуру, суд.
5. Все сведения о трудовой деятельности теперь доступны онлайн через Госуслуги и ПФР — это удобно, безопасно и бесплатно.

Помните: трудовая книжка — это не товар, а документ, подтверждающий ваш трудовой стаж. Её оформление и хранение — обязанность работодателя, а не ваша плата за работу.

Сохраняйте свои выписки из ЭТК, проверяйте данные в личном кабинете ПФР хотя бы раз в год — и ваш трудовой стаж будет защищён на 100%.