Трудовая книжка (в т.ч. её электронный вариант) является важным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, кто несёт расходы на её оформление, ведение и восстановление, часто возникает при приёме на работу, при переводе в другую организацию или при утере документа. Ниже подробно рассмотрим нормативную базу и практические аспекты этого вопроса.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку каждого сотрудника и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении и других существенных изменениях трудового отношения.
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение электронных трудовых книжек в Социальном фонде РФ (СФР).
- Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждает образец трудовой книжки и порядок её заполнения.
- Приказ Минтруда России от № 697н – устанавливает порядок ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) и взаимодействия работодателей с СФР.
Кто оплачивает первичное оформление трудовой книжки?
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан самостоятельно приобрести бланк трудовой книжки и оформить её при приёме сотрудника на работу. Расходы на покупку бланка, печать и внесение первой записи относятся к производственным издержкам организации и не могут быть переложены на работника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведение трудовых книжек перешло в электронный формат. Информация о сотруднике хранится в Социальном фонде РФ, а работодатель лишь передаёт необходимые сведения через систему «Социальный фонд».
- Оплата за подключение к системе ЭТК и за передачу данных осуществляется за счёт работодателя (в рамках обычных расходов на кадровое обслуживание).
- Работник не платит за внесение записей в ЭТК; его данные передаются автоматически при оформлении приказа о приёме, переводе или увольнении.
Кто оплачивает дубликат трудовой книжки при её утере или порче?
Ситуации, когда трудовая книжка потеряна, испорчена или пришла в негодность, регулируются отдельными нормативными актами.
Дубликат бумажной трудовой книжки
- Если книжка утеряна по вине работника (например, он сам потерял документ), расходы на изготовление дубликата ложатся на работника. Работодатель обязан лишь помочь в оформлении заявления и предоставить необходимые сведения о стаже и местах работы.
- Если утрата произошла по вине работодателя (например, книжка хранилась в условиях, не обеспечивающих её сохранность, или была повреждена при хранении в отделе кадров), то расходы на дубликат несет работодатель. В этом случае работник может потребовать возмещения затрат через претензию или в судебном порядке.
Дубликат электронной трудовой книжки
ЭТК хранится в Социальном фонде, поэтому физический носитель отсутствует. При необходимости получить выписку из ЭТК (например, для подачи в Пенсионный фонд или при устройстве на новую работу) работник может:
- Получить выписку бесплатно через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ;
- Заказать платную выписку в СФР (стоимость определяется тарифом фонда). В этом случае оплата производится работником, если он сам инициирует запрос.
Практические рекомендации для работодателей и работников
Для работодателей
- При приёме на работу сразу приобретайте бланк трудовой книжки (или обеспечивайте передачу данных в ЭТК) за счёт организации.
- Храните трудовые книжки в условиях, исключающих повреждение (специальные шкафы, сейвы, электронные архивы).
- При утере документа по своей вине оперативно оформите дубликат и компенсируйте работнику связанные с этим расходы.
- Ведите учёт всех расходов на оформление, ведение и восстановление трудовых книжек – это позволит избежать споров и штрафов со стороны инспекции труда.
Для работников
- Проверяйте правильность записей в трудовой книжке при каждом переводе или увольнении; не подписывайте документ без предварительного ознакомления с содержимым.
- При утере книжки немедленно информируйте работодателя и уточните, кто виноват в утрате – это определит, кто будет оплачивать дубликат.
- Воспользуйтесь возможностью получить бесплатную выписку из ЭТК через «Госуслуги» – это сэкономит время и деньги при подтверждении стажа.
- Храните копию трудовой книжки (или выписку из ЭТК) в личном архиве; это упростит восстановление при необходимости.
Итак, ответ на вопрос «Кто оплачивает трудовую книжку работник или работодатель?» зависит от конкретной ситуации:
- Первичное оформление и ведение (бумажная или электронная) – всегда за счёт работодателя.
- Дубликат при утрате по вине работника – оплачивает работник.
- Дубликат при утрате по вине работодателя – оплачивает работодатель.
- Получение выписки из электронной трудовой книжки – бесплатно через госуслуги; платные услуги оплачивает тот, кто их инициирует (обычно работник).
Соблюдение этих правил помогает избежать недоразумений, защищает права обеих сторон и обеспечивает корректное ведение трудового стажа, что особенно важно для назначения пенсии и получения социальных выплат.