Дата актуализации: , 08:54:52

Содержание

1. Что такое опломбирование трудовой книжки?
2. Нормативно‑правовая база
3. Зачем опломбировать?
4. Необходимые материалы и инструменты
5. Пошаговая инструкция
6. Как оформить ярлычок‑записку
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое опломбирование трудовой книжки?

Опломбирование – это физическое закрепление (пломбирование, прошнуровка, скрепление сургучной печатью) книги учёта движения трудовых книжек и вложенных в неё вкладышей․ Цель – предотвратить несанкционированный доступ к документам и обеспечить их целостность․

Нормативно‑правовая база

• Пункт 41 Правил ведения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (утверждённые приказом Минтруда РФ от № 3н)․ В нём указано, что книга должна быть:
  1. пронумерована;
  2. прошнурована;
  3. завершена подписью и печатью ответственного лица;
  4. опломбирована (или скреплена сургучной печатью)․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 62) и Федеральный закон «Об обязательном электронном документообороте в сфере труда» (с 2021 г․) – хотя электронные трудовые книжки (ЭТК) уже активно внедряются, бумажные трудовые книжки остаются в обороте, и их учёт регулируется вышеуказанными правилами․
• Приказ Минтруда РФ от № 12н «Об утверждении новых форм и требований к ведению книги учёта движения трудовых книжек», где уточнены требования к оформлению ярлыков и к способам пломбирования․

Зачем опломбировать?

Опломбирование служит нескольким важным целям:

• Защита от подделки․ Пломба фиксирует, что книга не была вскрыта без согласования․
• Контроль доступа․ Только уполномоченные лица (специалисты отдела кадров) могут открыть книгу․
• Соблюдение требований законодательства․ При проверке инспекций отсутствие пломбы считается нарушением․
• Упрощение учёта․ Пломба позволяет быстро определить, открывалась ли книга в течение отчётного периода․

Необходимые материалы и инструменты

Пошаговая инструкция

Шаг 1․ Подготовка книги

1. Убедитесь, что книга учёта (журнал) полностью заполнена и подписана․
2. Проверьте, что все вкладыши (внутренние листы) пронумерованы в соответствии с реестром․

Шаг 2․ Подготовка листа‑пломбы

1. Отрежьте лист бумаги размером 4 × 5 см․
2. На листе напишите:
   • Дата (например, );
   • ФИО ответственного лица;
   • Должность (например, начальник отдела кадров);
   • Подпись․
3. Приклейте лист к внутренней стороне первой страницы книги (внутренняя сторона обложки)․

Шаг 3․ Прошнуровка книги

1. Возьмите нить длиной примерно 30 см (зависит от толщины книги)․
2. Проделайте отверстия в верхней и нижней части обложки (по 2–3 отверстия с каждой стороны) с помощью тонкой иглы․
3. Проденьте нить через отверстия, образуя «кросс‑шапку», затем завяжите крепкий узел․
4. Обрежьте лишние концы нити, оставив по 0,5 см․

Шаг 4․ Пломбирование

Есть два официально признанных способа:

Пломба нитью (самый распространённый)

1. С помощью клейкой ленты (или клея) закрепите концы нити к внутренней стороне обложки, чтобы они не распускались․
2. Поставьте печать организации на лист‑пломбу (если требуется) и подпишите её․

Сургучная печать (альтернатива)

1. Расплавьте небольшое количество сургуча на специальной плитке․
2. Вылейте расплавленный сургуч на место соединения обложки и листа‑пломбы․
3. Сразу приложите печать (штамп) с гербом организации, удерживая её 5–7 секунд до застывания․
4. После остывания сургуч образует прочную пломбу․

Шаг 5․ Оформление ярлычка‑записки

1. На отдельном листе (формат А5) укажите:
   • Наименование документа: «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей»;
   • Номер книги (если несколько);
   • Дата опломбирования;
   • Ответственное лицо (ФИО, должность);
   • Подпись и печать․
2. Приклейте ярлычок к внешней стороне обложки (в верхний левый угол)․

Как правильно написать в ярлычке

Пример текста ярлычка:

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей № 1
Дата опломбирования: 
Ответственное лицо: Иванов Иван Иванович, начальник отдела кадров
Подпись: __________ Печать

Типичные ошибки и как их избежать

• Заполнение листа‑пломбы информацией о сотрудниках․ Лист должен содержать только дату, подпись и данные ответственного лица․
• Недостаточная прошнуровка․ Если нить слишком короткая, она может разорваться; слишком длинная – будет мешать закрытию книги․
• Отсутствие печати․ При проверке инспекции отсутствие печати считается нарушением пункта 41 Правил․
• Использование обычного клея без выдержки․ Клей может размягчиться от тепла; лучше использовать клей, устойчивый к температурным колебаниям․
• Сургуч без достаточного охлаждения․ Пластина может треснуть, если её быстро вытаскивать из печати․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли опломбировать электронные трудовые книжки?

Электронные трудовые книжки (ЭТК) хранятся в информационной системе и не требуют физической пломбы․ Однако, если в организации сохраняются бумажные копии, они подлежат опломбированию согласно правилам․

Можно ли использовать обычную скотч‑ленту вместо нити?

Нет․ По пункту 41 Правил допускается только прошнуровка нитью или скрепление сургучной печатью․ Скотч не считается надёжным средством защиты․

Как часто нужно переопломбировать книгу?

Пломбу меняют только в случае её повреждения или при смене ответственного лица․ При обычной эксплуатации пломба сохраняет свою целостность в течение всего срока хранения книги․

Что делать, если пломба случайно сломалась?

Необходимо оформить акт о повреждении пломбы (подписанный руководителем и сотрудником отдела кадров), снять старую пломбу и выполнить новую опломбировку в присутствии свидетеля․

Можно ли использовать пластиковую пломбу?

Только если она соответствует требованиям ГОСТ Р 52779‑2007 «Пломбы для документов»․ В большинстве организаций предпочтительно использовать традиционную нить или сургуч․

Опломбирование трудовой книжки – важный элемент контроля и защиты кадровой документации․ Соблюдение нормативных требований (пункт 41 Правил, приказов Минтруда) и правильное выполнение технологических шагов позволяют избежать штрафов и обеспечить надёжную сохранность данных о трудовой истории сотрудников․

Помните: правильная опломбировка – это не только формальность, но и гарантия того, что ваш кадровый архив будет отвечать требованиям законодательства и будет защищён от несанкционированного вмешательства․

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на 21 мая 2026 г․