Оприходование трудовой книжки, это ключевая кадровая процедура, которая официально подтверждает начало трудовых отношений между работником и работодателем. В этой статье подробно разберем, что это такое, как правильно провести процедуру, какие документы нужны и как это делается в эпоху электронных трудовых книжек (ЭТК).
Что такое оприходование трудовой книжки?
Оприходование (или включение в действие) — это процесс регистрации трудовой книжки (ТК) в кадровом делопроизводстве организации с момента приема сотрудника на работу. Это означает:
- Фиксацию факта трудоустройства в самой книжке (первая запись).
- Присвоение ей номера и внесение сведений в журнал учета трудовых книжек организации.
- Начало ведения записи о трудовой деятельности именно этой книжкой.
С этого момента работодатель несет ответственность за сохранность и правильность ведения документа.
Нормативная база: на что опираться?
Основные документы, регулирующие оприходование:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 85).
- Постановление Правительства РФ № 4 «Об особенностях ведения трудовых книжек» (утверждает формы ТК и правила).
- Приказ Минтруда России (уточняет порядок заполнения).
- Федеральный закон № 115-ФЗ (о персональных данных) — важно для ЭТК.
Как оприходовать бумажную трудовую книжку: пошаговая инструкция
Шаг 1: Проверка книжки при приеме на работу
При трудоустройстве сотрудник обязан предъявить свою трудовую книжку (или документ, ее заменяющий). Работодатель должен:
- Проверить правильность заполнения предыдущих записей (если они есть).
- Убедиться в отсутствии подчисток, неверных данных.
- Проверить наличие всех обязательных реквизитов (серия, номер, выдавшая организация, дата выдачи).
Шаг 2: Внесение первой записи (основное действие оприходования)
Запись делается на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу. Формулировка должна быть строгой:
[Дата] Принят(а) на работу в [название организации] на должность [название должности] с [дата] на условиях, определенных трудовым договором от [дата] № [номер].
Кто подписывает: руководитель организации или уполномоченное лицо (главный бухгалтер, начальник отдела кадров). Подпись должна быть разборчивой, с расшифровкой.
Шаг 3: Оформление приложения к трудовой книжке
Если у сотрудника уже есть стаж, а в книжке недостаточно страниц для всех записей, сразу после первой записи оформляется приложение. Оно имеет ту же юридическую силу, что и основная книжка. Подписывается аналогично;
Шаг 4: Внесение записи в журнал учета трудовых книжек
Каждая организация ведет внутренний журнал регистрации выдачи и приема трудовых книжек. В него вносятся:
- ФИО сотрудника.
- Серия и номер ТК.
- Дата оприходования (приема на работу).
- Подпись ответственного лица и сотрудника (о факте получения).
Шаг 5: Передача книжки сотруднику
После всех записей работодатель обязан немедленно передать трудовую книжку сотруднику. Факт передачи фиксируется в том же журнале учета под роспись работника.
Оприходование электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в форме ЭТК. Процедура отличается:
Ключевые отличия от бумажного варианта:
- Нет физического документа; Все сведения хранятся в информационной системе (ИС) СЗВ-ТД.
- Оприходование = создание электронной записи. При заключении трудового договора работодатель обязан в течение 5 рабочих дней создать в ИС запись о приеме на работу.
- Согласие сотрудника. Для перевода на ЭТК необходимо письменное согласие работника (если он уже имеет бумажную книжку).
- Выписка из ЭТК. По запросу сотрудника или бывшего работника работодатель обязан в течение 5 дней выдать ему заверенную выписку из ЭТК на бумаге (по форме, утвержденной Минтрудом). Эта выписка имеет равную силу с традиционной трудовой книжкой.
Алгоритм действий для работодателя при ЭТК:
- Заключить трудовой договор.
- Внести запись о приеме в ИС СЗВ-ТД (это и есть «оприходование» в цифровом формате).
- При наличии бумажной ТК у сотрудника — получить ее и сделать отметку о прекращении ее действия (с указанием причины: «переход на электронную форму»). Бумажную книжку хранить в архиве.
- При отсутствии согласия на ЭТК — вести бумажную книжку по общим правилам.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Можно ли не оприходовать трудовую книжку?
Нет. Это прямое нарушение Трудового кодекса (ст. 67). Работодатель несет административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ). Для сотрудника это создает риски: невозможность подтвердить стаж, проблемы при устройстве на новую работу или оформлении пенсии.
Что делать, если сотрудник не явился за трудовой книжкой после увольнения?
Работодатель обязан:
- Направить сотруднику заказное письмо с уведомлением о необходимости забрать документ (с указанием срока, обычно 3 месяца).
- Если письмо вернулось или сотрудник не откликнулся, книжка хранится у работодателя. Это не снимает с него обязанности выдать ее по первому требованию.
- При длительном хранении (> 5 лет) может потребоваться согласование с архивом.
Как оприходовать трудовую книжку иностранного гражданина?
Если у иностранного гражданина есть национальная трудовая книжка (или ее аналог), ее нужно:
- Перевести на русский язык у нотариуса.
- Оприходовать как обычную, сделав первую запись на русском языке.
- При отсутствии документа — вести книжку с первой записи, как для российского гражданина.
Какие ошибки чаще всего допускают при оприходовании?
- Неточности в датах. Дата приема на работу в приказе и в ТК должны совпадать.
- Неправильное наименование организации. Должно соответствовать учредительным документам.
- Отсутствие подписи или ее неразборчивость.
- Заполнение «по памяти» без приказа. Запись делается ТОЛЬКО на основании документа (приказ, распоряжение).
- Несвоевременное оприходование. Запись должна быть сделана в день приема на работу или на следующий рабочий день.
Оприходование трудовой книжки — это не формальность, а юридически значимое действие, запускающее механизм учета трудового стажа. В современных условиях важно понимать разницу между ведением бумажного и электронного документа. Правильное и своевременное оприходование защищает интересы обеих сторон: работодатель выполняет закон, а сотрудник получает гарантированное подтверждение своего опыта. При малейших сомнениях в процедуре стоит обратиться к специалисту по кадрам или трудовому юристу.