Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По общему правилу, оригинал трудовой книжки хранится у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. Однако существуют ситуации, когда работник имеет право получить этот документ на руки. В таких случаях осуществляется предоставление трудовой книжки работнику по заявлению.
Правовые основания выдачи
Основным нормативным актом, регулирующим данный вопрос, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Согласно статье 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему документы, связанные с работой, в т.ч. и трудовую книжку.
Важно отметить, что выдача оригинала трудовой книжки в период действия трудового договора (когда сотрудник еще не уволен) возможна только в строго определенных случаях, которые закреплены в законодательстве.
Сроки предоставления документа
Законодательство устанавливает жесткие сроки, в которые работодатель обязан удовлетворить просьбу сотрудника:
- Не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления работодатель обязан выдать работнику оригинал трудовой книжки или заверенную выписку/копию из нее.
- При увольнении (прекращении трудового договора) трудовая книжка выдается в день увольнения (в последний рабочий день).
Основания для выдачи оригинала по заявлению
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2020 года в России внедрен механизм электронных трудовых книжек. Если работник выбрал ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде и подал об этом заявление, работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче работником заявления о переходе на ЭТК.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику.
С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Право выбора способа ведения трудовой книжки сохраняется за теми работниками, которые не сделали выбор до конца 2020 года.
Оформление пенсии или социальных льгот
Часто оригинал трудовой книжки требуется сотруднику для предоставления в Пенсионный фонд РФ или органы социальной защиты. В этом случае работник пишет заявление о выдаче трудовой книжки, а после прохождения процедуры в государственных органах обязан вернуть документ работодателю.
Выдача при увольнении
При увольнении трудовая книжка выдается на руки в обязательном порядке в последний рабочий день. Если работник отсутствует или отказывается забрать документ, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.
Особый случай: смерть работника
В случае смерти сотрудника трудовая книжка после внесения записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. Также она может быть выслана по почте по письменному заявлению одного из родственников умершего.
Как правильно оформить заявление
Для получения трудовой книжки работник должен написать письменное заявление. Устные просьбы не являются основанием для выдачи оригинала документа. В заявлении необходимо указать:
- ФИО и должность руководителя организации;
- ФИО и должность заявителя;
- Просьбу о выдаче оригинала трудовой книжки;
- Цель выдачи (например: «для предоставления в Пенсионный фонд», «в связи с переходом на электронную трудовую книжку»);
- Обязательство вернуть документ в установленный срок (если выдача не связана с увольнением или переходом на ЭТК);
- Дату и подпись работника.
Ответственность работника и работодателя
Выдавая оригинал трудовой книжки на руки по заявлению (например, для ПФР), работодатель снимает с себя ответственность за ее сохранность на период нахождения документа у сотрудника. Работник, получивший трудовую книжку, обязан вернуть ее работодателю не позднее трех рабочих дней с момента ее возврата из органа, для которого она истребовалась.
Если работодатель нарушит срок выдачи документа (более 3 рабочих дней с момента получения заявления), он может быть привлечен к административной ответственности по нормам трудового права.
Предоставление трудовой книжки по заявлению — это законное право работника, которое строго регламентировано Трудовым кодексом РФ. Независимо от того, нужна ли сотруднику выписка, копия или оригинал документа для оформления пенсии или перехода на электронный формат ведения стажа, работодатель обязан соблюдать трехдневный срок выдачи. Главное для работника — правильно оформить письменное заявление, а для работодателя — корректно зафиксировать факт передачи документа и проинформировать сотрудника о необходимости своевременного возврата.