Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на цифровизацию кадрового документооборота‚ бумажная трудовая книжка остается крайне важным документом‚ и любые неточности в ней могут привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве. Одна из самых распространенных и пугающих ошибок — когда при увольнении сотрудника кадровик ставит не ту печать. Как быть в такой ситуации‚ законно ли это и как всё исправить? Разберемся во всех нюансах.
Почему возникает такая ошибка?
Ситуация‚ когда в трудовой книжке оказывается неверная печать‚ чаще всего не является злым умыслом. Как правило‚ такие ошибки происходят в холдинговых структурах‚ где деятельность нескольких юридических лиц ведется под одним брендом‚ а печати хранятся в одном офисе. Также ошибка возможна‚ если учредителям принадлежат две и более организации‚ печати которых физически находятся у одного кадровика.
Другой вариант — заверение записи печатью кадровой службы вместо печати организации. Важно помнить: печать ставится лишь на записи о прекращении договора‚ закрывающей блок сведений о текущем периоде работы. И действующая редакция Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей, юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы (если только это не предусмотрено особыми нормативными актами для определенных структур).
Нормативная база: как правильно исправлять
Допущенную ошибку в трудовой книжке следует исправить с учетом:
- Пункта 30 Постановления Правительства от №225 «О трудовых книжках»;
- Пункта 1.2 Постановления Минтруда от №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Согласно этим нормативным актам‚ запись об увольнении‚ заверенную печатью другой фирмы‚ следует признать недействительной. Хотя неправильная печать и не искажает самого смысла записей в трудовой книжке‚ придется сделать исправительную запись‚ чтобы избежать проблем в будущем.
Пошаговая инструкция по исправлению ошибки
Если вы обнаружили‚ что при увольнении вам поставили не ту печать‚ действовать нужно по следующему алгоритму:
- Обратитесь к бывшему работодателю. Рекомендуется направить работника (или обратиться самостоятельно‚ если вы являетесь нынешним работодателем) в ту организацию‚ которая допустила ошибку. Исправлять неточности должен именно тот работодатель‚ который их допустил.
- Признайте запись недействительной. В разделе «Сведения о работе» необходимо внести исправительную запись:
- В графе 1 поставить очередной порядковый номер;
- В графе 2 вписать дату внесения исправительной записи;
- В графе 3 указать: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ после чего внести правильную запись об увольнении с указанием статьи и пункта Трудового кодекса Российской Федерации;
- В графе 4 указать дату и номер приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора.
- Поставьте правильную печать. Исправленную запись об увольнении необходимо заверить уже правильной печатью организации (при ее наличии) и подписью работника‚ который отвечает за ведение трудовых книжек.
Особенности для филиалов и ИП
Статья 84.1 ТК РФ указывает‚ что запись об увольнении делает работодатель. Если сотрудник работал в филиале‚ который не является отдельным юридическим лицом‚ то право заверения трудовой книжки остается за головной организацией. Печать филиала в данном случае будет считаться неверной.
Что касается индивидуальных предпринимателей‚ то индивидуальному предпринимателю необходимо поставить свою подпись (в том случае‚ если трудовые книжки он ведет самостоятельно) и печать (при ее наличии). Если ИП работает без печати‚ заверение производится только подписью.
Важные нюансы: отмена обязательности печати и судебная практика
Когда печать стала необязательной
Постановлением Минтруда и соцзащиты от №34 с отменена необходимость проставления печати в трудовой книжке. Теперь работодатели (юрлица)‚ имеющие печать‚ ставят ее «при наличии»‚ а те‚ у кого печати нет‚ просто заверяют записи подписью.
Однако здесь кроеться подвох: если запись об увольнении внесена до отмены обязательности печати (до апреля 2018 года)‚ то отсутствие правильной печати ставит под сомнение действительность всех записей о работе у этого работодателя.
Что делать‚ если печать отсутствует или исправить ошибку невозможно?
Является ли нарушением‚ если в трудовой книжке отсутствует печать предыдущего работодателя‚ которая должна была заверять запись об увольнении с прошлого места работы? И да‚ и нет.
Если печать просто забыли поставить‚ действующему работодателю рекомендуется посоветовать работнику обратиться к прошлому работодателю с требованием проставить ее (если это еще возможно).
Но важно помнить: отсутствие печати‚ которая заверяет записи предыдущего работодателя‚ исправить на своей стороне не представляется возможным. Нынешний кадровик не имеет права ставить чужую печать или вносить исправления за другую организацию.
Судебная практика
Суды часто встают на сторону работников‚ если ошибки в трудовой книжке носят технический характер. Так‚ Санкт-Петербургский городской суд в одном из споров указал: доводы о том‚ что в трудовой книжке плохо читаема печать‚ заверяющая запись об увольнении‚ или отсутствует печать организации‚ выдавшей трудовую книжку‚ не могут быть приняты во внимание‚ поскольку обстоятельства увольнения подтверждены иными документами. Также суды обращают внимание на совпадение оттисков (например‚ если оттиск печати на записи об увольнении совпадает с предыдущими оттисками в этой же книжке‚ это подтверждает‚ кто являлся работодателем).
Постановка неверной печати при увольнении, это неприятная‚ но решаемая проблема. Главное правило: не игнорировать ошибку и не пытаться ее замазать или подделать. Правильный путь — обратиться к бывшему работодателю для внесения исправительной записи по установленным правилам. Если же организация ликвидирована и проставить правильную печать некому‚ для подтверждения стажа придется обращаться в архив или суд‚ опираясь на иные документы (приказы‚ расчетные ведомости‚ справки).