Ошибка в трудовой книжке (ТК) может возникнуть при оформлении приёма на работу, переводе, увольнении или при внесении сведений о наградах и поощрениях. Неправильная запись нарушает трудовые права сотрудника, затрудняет дальнейшее трудоустройство и может повлиять на размер будущей пенсии. Ниже – подробное руководство, как исправить ошибочную запись в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами.

Кто имеет право исправлять запись?

Согласно Порядку ведения трудовых книжек (утверждён приказом Минтруда РФ № 320н от , п. 12) исправлять можно только собственные записи, то есть те, которые были внесены конкретным работодателем. Если ошибку обнаружил текущий работодатель – он обязан её исправить. Если запись сделана предыдущим работодателем, исправление должно быть выполнено им же (или его правопреемником).

Варианты исправления записи

Законодатель определяет три допустимых способа внесения исправлений:

1. Добавление актуальной информации без изменения или удаления ранее внесённых данных (например, добавление даты увольнения, если она была пропущена).
2. Зачёркивание ошибочной записи одной тонкой горизонтальной линией, после чего рядом пишется правильная информация и ставится подпись уполномоченного лица с указанием даты.
3. Внесение исправления в виде отдельной строки (при электронной трудовой книжке – отправка корректирующего подраздела в СФР).

Исправление бумажной трудовой книжки

Если ТК ведётся в бумажном виде, порядок действий следующий:

• Определить, кто именно внес ошибочную запись (текущий или бывший работодатель).
• Подготовить документ‑основание: приказ о приёме/переводе/увольнении, справка о награде и т.п., подтверждающая правильные сведения.
• Внести исправление одним из допустимых способов (см. пункт выше). При зачёркивании:
• Провести одну тонкую горизонтальную линию через ошибочный текст.
• Справа или под строкой написать правильную информацию.
• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) с расшифровкой фамилии и инициалов.
• Указать дату исправления.
• Поставить печать организации (если она используется).
• Сделать копию исправленной страницы и передать её сотруднику для ознакомления под роспись.
• Внести запись в журнал учёта трудовых книжек (если ведётся).

Исправление электронной трудовой книжки (ЭТК)

Для ЭТК порядок иной – исправление вносится через Социальный фонд России (СФР) путём подачи корректирующего подраздела формы ЕФС‑1.

1. Определить ошибочный период и вид сведений (например, неправильная дата приёма, неверное наименование должности).
2. Подготовить подтверждающие документы (приказ, трудовой договор, выписка из ЕГРЮЛ и т.д.).
3. Заполнить корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС‑1:
• В поле «Тип сведений» указать вид записи, которую нужно исправить (приём, перевод, увольнение и т;п.).
• В поле «Исправление» указать правильные данные.
• Указать период, к которому относится исправление.
4. Направить заполненный подраздел в СФР через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через систему электронного документооборота.
5. После принятия СФР корректировки электронная трудовая книжка автоматически обновляется.
6. Известить сотрудника о внесении исправления (можно выдать выписку из ЭТК или направить уведомление в личный кабинет).

Пошаговая инструкция (универсальная)

1. Выявить ошибку – сравнить запись в ТК с первичными документами (приказ, договор, справка).
2. Определить виновника – кто внес запись (текущий или предыдущий работодатель).
3. Собрать подтверждающие документы – приказы, договоры, выписки, справки о наградах.
4. Выбрать способ исправления в зависимости от формы ТК (бумажная/электронная).
5. Внести исправление согласно требованиям Порядка ведения трудовых книжек.
6. Оформить сопроводительные документы (приказ об исправлении, акт, если требуется).
7. Ознакомить сотрудника с исправленной записью под роспись.
8. Архивировать копии всех использованных документов и исправленную страницу ТК.

Пример оформления исправления в бумажной ТК

Страница 3, строка 12:
[зачёркнуто] Иванов Иван Иванович, принят на работу г. в качестве инженера.
Иванов Иван Иванович, принят на работу г. в качестве ведущего инженера.
Подпись: ______________________ И.И. Петров

В примере показано зачёркивание ошибочной строки и запись правильной информации рядом.

Чего следует избегать

• Не стирать, не соскабливать и не использовать корректирующую жидкость – такие действия считаются недопустимыми и могут привести к признанию записи недействительной.
• Не вносить исправления от имени другого работодателя без подтверждающих документов.
• Не забывать указывать дату исправления и подпись ответственного лица.
• Не пренебрегать уведомлением сотрудника – он имеет право ознакомиться с исправленной записью и потребовать копию.

Полезные ссылки и нормативные акты

• Приказ Минтруда РФ № 320н от «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек».
• ФЗ‑27 «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (ст. 11 – о влиянии записей в ТК на пенсию).
• Информационный материал СФР о заполнении формы ЕФС‑1, подраздел 1.1 (доступен на официальном сайте СФР).
• КонсультантПлюс, система «Гарант» – разделы по исправлению записей в трудовых книжках.

Исправление ошибочной записи в трудовой книжке – процедура, строго регламентированная законодательством. Главное – действовать своевременно, опираться на первичные документы и соблюдать установленные порядки внесения изменений. Правильно оформленное исправление защищает права работника, обеспечивает корректность стажа и способствует получению заслуженной пенсии.