Ошибки или пропуски в трудовых книжках — ситуация нередкое явление. Будь то забытый перевод на другую должность, запись о награждении или сведения об образовании, важно правильно исправить недочет, чтобы не вызвать вопросов у контролирующих органов или при оформлении пенсии сотрудником; В данной статье мы разберем, как законно внести пропущенную запись, если сотрудник все еще работает в организации.

Общие правила внесения записей

Прежде чем переходить к исправлению пропусков, необходимо вспомнить базовые требования к ведению трудовых книжек:

• Основание: Любая запись вносится строго на основании приказа или распоряжения работодателя.
• Сроки: Как правило, записи должны быть внесены не позднее недели с даты издания приказа (за исключением записи об увольнении, которая вносится в день расторжения договора).
• Точность: Текст в трудовой книжке должен точно соответствовать тексту приказа.

Алгоритм действий при обнаружении пропуска

Если сотрудник продолжает работать в организации

Если пропуск был обнаружен до того, как в книжку внесена запись об увольнении, процедура упрощается. Действуйте следующим образом:

1. Поиск документа-основания: Найдите приказ о переводе, награждении или ином событии, которое было пропущено.
2. Порядковый номер: В разделе «Сведения о работе» поставьте следующий порядковый номер (идущий за последней имеющейся записью).
3. Текст: Перепишите формулировку из приказа в графу 4.

Если пропущена запись о переводе после записи об увольнении

Ситуация сложнее, если запись о переводе была пропущена, а затем в книжку уже внесли запись об увольнении (например, при оформлении документов перед уходом).

Согласно экспертным мнениям (в т.ч. ГАРАНТ), ни Трудовой кодекс РФ, ни Порядок N 320н не содержат жесткого требования о строгом хронологическом порядке записей в случае исправления ошибок. Поэтому:

Работодатель имеет право внести пропущенную запись под следующим порядковым номером после последней имеющейся записи, даже если она хронологически относится к более раннему периоду.

Особые случаи

Пропуск записи о награждении или образовании

Если сотрудник получил новый уровень образования или был награжден, а запись не внесли:

• Образование: Если сведения дополняются (например, после техникума окончен университет), новую информацию можно указать через запятую в соответствующей записи, не зачеркивая старую.
• Награждения: Вносятся аналогично пропускам о переводах — под следующим порядковым номером на основании приказа.

Если работодатель ликвидирован или реорганизован

Если работник обнаружил пропуск в записи о периоде работы в организации, которая уже прекратила существование, запись вносит:

• Правопреемник организации;
• Учредитель или собственник;
• Вышестоящая организация или орган государственного управления.

Важное условие: запись вносится только при наличии подтверждающих документов из архива или личного дела сотрудника.

Важные примечания по ЭТК и бумажным книжкам

В современных условиях важно учитывать формат ведения трудового стажа:

Бумажная книжка: Если работник до 2021 года сохранил бумажный формат или не подавал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку. Отказ от внесения записей может быть обжалован в трудовой инспекции.

Электронный формат: Если ведется ЭТК, сведения передаются в Социальный фонд России (СФР). Исправление пропусков в этом случае происходит путем подачи уточняющих сведений в электронном виде.

Резюме для кадровика