Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина; Записи в ней формируют основу для расчёта пенсии, пособий по безработице и других социальных выплат. Ошибки при оформлении увольнения могут серьёзно сказаться на будущих выплатах, поэтому важно знать, как их избежать и как исправить уже допущенные неточности.
Что считается ошибкой при увольнении в трудовой книжке?
- Отсутствие записи о дате увольнения.
- Неправильное указание причины увольнения (например, «по собственному желанию» вместо «по соглашению сторон»).
- Отсутствие подписи уполномоченного лица (руководителя или кадрового работника).
- Отсутствие печати организации (если она требуется по внутренним нормативным актам).
- Несоответствие записи трудовой книжки приказу об увольнении (разные даты, разные формулировки).
- Запись с исправлениями, сделанными без соблюдения установленного порядка (зачёркивания, подправки без подписи и даты).
Почему ошибки опасны?
Как отметил заслуженный юрист России Иван Соловьёв, «ошибки и небрежность в записях трудовой книжки могут привести к тому, что часть рабочего стажа не зачтут при расчёте пенсии». Неправильное оформление увольнения влечёт за собой:
- Снижение размера будущей пенсии (неучтённый период работы).
- Возможную отсрочку назначения пенсии из‑за недостатка стажа.
- Проблемы при подтверждении трудового стажа при устройстве на новую работу или при получении социальных пособий.
- Риск возникновения спора с работодателем или Пенсионным фондом, требующего судебного разбирательства.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – ведение трудовых книжек).
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению».
Согласно этим документам, запись об увольнении должна содержать:
- Дата увольнения (число, месяц, год).
- Основание увольнения (приказ № и дата).
- Формулировку причины увольнения, соответствующую трудовому кодексу (например, «уволен по собственному желанию», «уволен по соглашению сторон», «уволен в связи с сокращением штата» и т.д.).
- Подпись уполномоченного лица и печать организации (если предусмотрена внутренними локальными актами).
Как исправить ошибку?
Если ошибка уже обнаружена, порядок исправления зависит от её характера:
Незаполненные или неверные поля
Вносится новая запись с правильными данными. Старая запись зачёркивается одной тонкой линией, сверху ставится исправление, подпись ответственного лица и дата исправления.
Отсутствие подписи или печати
Добавляется недостающая подпись и/или печать рядом с существующей записью. При этом делаеться пометка «Подпись (печать) добавлена» с указанием даты и ФИО ответственного.
Несоответствие приказа и записи
Сначала необходимо исправить сам приказ об увольнении (издать новый приказ с правильной формулировкой и датой). После этого в трудовой книжке вносится исправление, ссылающееся на новый приказ.
Исправления, сделанные с нарушением порядка
Неправильное исправление (зачёркивание, подправка без подписи) считается недопустимым. Требуется оформить новую запись, как указано в пункте 1, а ошибочное исправление оставить как есть, но сопроводить его пояснительной записью о недопустимости такого способа исправления.
Профилактика ошибок
Чтобы избежать проблем с оформлением увольнения, рекомендуется:
- Вести журнал приказов о приёме и увольнении, сверяя их с записями в трудовой книжке.
- Обучать кадровых сотрудников правилам заполнения трудовых книжек (периодические семинары, инструктажи);
- Использовать шаблоны записей, утверждённые внутренним локальным актом организации.
- Перед выдачей трудовой книжки сотруднику проводить двойную проверку: ответственным кадровиком и руководителем подразделения.
- Хранить копии приказов о увольнении в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство).
Пример правильной записи об увольнении
Запись № 45 2025 г. февраля 10 г. — уволен по собственному желанию. Приказ № 123 от г. Подпись: ______________________ (И.И. Иванов, директор) Печать организации: [круглая печать]
Примечание: если в организации не используется печать, достаточно подписи уполномоченного лица.
Ошибки при оформлении увольнения в трудовой книжке могут иметь далеко идущие последствия для пенсионного обеспечения и социальных гарантий работника. Знание законодательных требований, внимательность при заполнении документов и своевременное исправление выявленных неточностей помогут избежать потери трудового стажа и обеспечат законную защиту прав работника. Если вы обнаружили неточность в своей трудовой книжке, не откладывайте её исправление – обратитесь к кадровой службе вашего последнего работодателя или, при необходимости, в Пенсионный фонд РФ для получения консультации.