Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и права работника. Ошибки в ней могут привести к проблемам при получении пенсии, пособий и при трудоустройстве. Одна из типичных ошибок – неправильный порядковый номер записи. В статье рассмотрим, почему такая ошибка возникает, какие правовые нормы регулируют её исправление и как правильно внести корректировку.

Почему номер записи может быть поставлен ошибочно?

• Работодатель записал номер в строке «Наименование организации», хотя согласно Правилу ведения трудовых книжек не подлежит нумерации.
• Кадровый специалист перепутал порядок нумерации при вводе нескольких записей одновременно.
• В результате в последующей записи (например, о приёме на работу) номер уже «пропущен» или «дублируется».

В результате получаем ситуацию, когда в трудовой книжке есть запись с неверным номером, а последующие записи смещены.

Правовая база

Согласно Положению о порядке ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от № 140н) и Инструкции по заполнению трудовой книжки (утв. приказом Минтруда России от № 150н):

1. Каждая запись в разделе «Сведения о работе» должна иметь порядковый номер, присваиваемый последовательно.
2. (наименование организации) не считается записью и не получает номера.
3. При обнаружении ошибки запись считается недействительной и подлежит аннулированию, после чего вносятся исправительные записи под новым номером.

Как правильно исправить ошибочно проставленный номер?

Общий алгоритм

1. Подготовка документа – составьте приказ (или служебную записку) о необходимости исправления. В приказе укажите:
   • ФИО работника;
   • Сведения о неправильной записи (номер, дата, содержание);
   • Основание исправления (ошибка при нумерации);
   • Приказом назначьте ответственного за внесение исправления.
2. Аннулирование ошибочной записи – в графе 3 (содержание записи) пишут: Запись за номером X недействительна. Внесена ошибочно. При этом в графе 1 (номер) сохраняется прежний номер, а в графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. Внесение корректной записи – под следующим порядковым номером (X+1) делается новая запись с правильными данными (дата приёма, должность, основание и т.д.).
4. Подпись и печать – запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать;
5. Сохранение копий – в личном деле работника сохраняют копию приказа и исправительной записи.

Пример исправительной записи

Предположим, в трудовой книжке была сделана запись:

Но номер 1 был ошибочно присвоен заголовку организации. Исправление будет выглядеть так:

Что делать, если ошибка уже «переписана» несколькими записями?

Если после ошибочного номера уже сделаны несколько записей, следует:

• Внести одну исправительную запись, аннулирующую первую ошибочную запись.
• Сохранить все последующие записи без изменения их номеров, но в пояснительной части (графа 3) указать, что они «перенумерованы» в соответствии с исправлением.
• Если количество ошибок велико, можно оформить отдельный приказ, в котором перечислить все недействительные номера и указать их новые соответствия.

Образцы документов

Приказ об исправлении нумерации

Приказ № ___
от "__" _______ 2026 г.
О внесении исправлений в трудовую книжку

В связи с допущенной ошибкой при нумерации записей в трудовой книжке
работника Иванова Ивана Ивановича (трудовая книжка № ___) приказываю:
Аннулировать запись за номером 1, внесённую г.
 (Запись за номером 1 недействительна. Внесена ошибочно).

Внести новую запись под номером 2 с правильными данными:
 "ООО «Ромашка», инженер, приём на работу, г."

Ответственному за ведение кадровой документации (ФИО) внести исправления
 в трудовую книжку в срок до "__" _______ 2026 г.

Контроль исполнения: ______________________
Подпись руководителя: __________________

Пример записи в трудовой книжке

Графа 1 – 2

Графа 2 –

Графа 3 – Запись за номером 1 недействительна. Внесена ошибочно.

Графа 1 – 3

Графа 2 –

Графа 3 – ООО «Ромашка», инженер, приём на работу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто стереть ошибочный номер?

Нет. Трудовая книжка – документ, подлежащий сохранению оригинала записей. Стирание, вычеркивание или закрашивание недопустимы. Требуется аннулирование записью «недействительна».

Нужна ли согласие работника?

Согласие не требуется, но работнику следует информировать о внесении исправлений и предоставить копию приказа.

Как быстро исправить ошибку?

Обычно исправление вносится в течение 5 рабочих дней после составления приказа, если нет необходимости в судебном разбирательстве.

Влияет ли ошибка на пенсионные начисления?

Если ошибка касается даты начала работы или стажа, она может повлиять на расчёт пенсии. Поэтому исправление следует выполнить как можно быстрее.

Практические рекомендации работодателю

• Обучайте кадровый персонал правилам заполнения трудовых книжек.
• Проверяйте каждую запись дважды: номер, дата, наименование организации, должность.
• Ведите журнал исправлений – в нём фиксируйте все аннулированные записи и их новые номера.
• Храните оригиналы приказов и служебных записок в личном деле работника.
• При обнаружении ошибки сразу формируйте приказ и вносите исправления, чтобы избежать осложнений при проверках.

Ошибочно поставленный номер в трудовой книжке – распространённая, но легко исправляемая ошибка. Главное – действовать в соответствии с законодательством, оформить официальное распоряжение и правильно аннулировать ошибочную запись. При соблюдении указанных шагов трудовая книжка будет восстановлена, а права работника – защищены.

Если у вас возникли сомнения в правильности оформления исправления, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров с запросом на проверку.

Дата публикации: