Цель: Правильно оформить уведомление работнику о необходимости явиться за своей трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте, чтобы избежать ответственности работодателя за задержку выдачи документа.

Нормативная база

В российском трудовом праве уведомление регулируется рядом актов:

• Пункт 36 Правил, введенных постановлением Правительства РФ от № 225;
• Статья 84.1 ТК РФ (пункт 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от № 320н);
• Образцы уведомлений, рекомендованные КонсультантПлюс (2024‑2026 гг.) и ГАРАНТ (июль 2025).

Эти документы уточняют, что уведомление считается исполненным, если оно направлено не в последний день работы, а в согласованный в трудовом договоре срок.

Кому и когда направляется уведомление

Уведомление направляется:

1. Бывшему сотруднику, у которого закончился трудовой договор;
2. Работнику, который уходит в отпуск по возрасту или по иным причинам, требующим выдачи трудовой книжки;
3. Дистанционным работникам, если договор предусматривает отправку документов по почте.

Срок направления:

• Не позднее трёх рабочих дней после даты окончания трудового договора;
• Если в договоре указан срок отправки документов – в этот срок;
• Не в последний день работы, иначе работодатель рискует нести ответственность.

Содержание уведомления

В уведомлении обязательно должны быть указаны:

• Ф.И.О. работника;
• Дата и номер трудового договора;
• Дата его прекращения;
• Требование явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте;
• Адрес (или почтовый адрес) работника;
• Сведения о том, что после получения уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Пример формулировки:

«Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!

В связи с прекращением вашего трудового договора от «__» __________ 2026 г. просим в течение ___ дней явиться в наш офис (адрес: ____) за получением трудовой книжки либо предоставить согласие на её отправку по почте.

Подпись и дата работодателя.

Формы и примеры

Классический вариант (бумажный)

Типовая форма уведомления, рекомендованная ГАРАНТ (июль 2025):

1. Шапка с логотипом организации;
2. Поле «Кому:»;
3. Поле «Дата:»;
4. Текст уведомления;
5. Подпись руководителя и печать (если есть).

Эту форму можно скачать в Word или PDF на портале Моё дело (редакция от ).

Электронный вариант

Если уведомление отправляется электронной почтой, необходимо:

• Указать в теме письма: «Уведомление о получении трудовой книжки»;
• Прикрепить скан подписи руководителя;
• Сохранить подтверждение отправки (протокол рассылки).

Образец заполнения (2026 год)

Шапка:

ООО «Пример» 
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1 
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 
E‑mail: info@example.ru

Кому: Иванов Иван Иванович, паспорт: 1234567890, выдан ОВД «Москва» .

Текст:

Уважаемый Иванов Иван Иванович!

В связи с прекращением вашего трудового договора от № 123456, просим в течение 5 (пять) календарных дней с даты получения настоящего уведомления явиться в наш офис (ул. Примерная, д. 1) за получением трудовой книжки либо предоставить согласие на её отправку по почте.

Подпись: ___________________ /Иванов И.И./

Как избежать ответственности за задержку

Согласно п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, после направления уведомления работодатель считается освобожденным от ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения. Для этого необходимо:

1. Сохранить подтверждение отправки уведомления (расписка, электронный протокол);
2. Указать в уведомлении срок явиться (не менее 3‑5 дней);
3. При получении подписи работника о получении уведомления – оформить её в журнале.

Если работник не явился и не дал согласия на отправку, работодатель может отправить документ по почте с уведомлением о вручении.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить уведомление только по электронной почте? – Да, если в трудовом договоре предусмотрена электронная форма обмена документами.
• Что делать, если работник отказывается получать книжку? – Согласие на отправку по почте считается достаточным основанием для передачи документа.
• Нужен ли нотариальный акт при выдаче? – Нет, но рекомендуется собрать подпись о получении уведомления;

Правильное оформление уведомления о необходимости получения трудовой книжки либо – ключевой элемент в минимизации рисков для работодателя. Соблюдайте:

1. Нормативные требования ТК РФ и локальные акты;
2. Сроки и способов направления;
3. Полноту и точность данных;
4. Сохранение подтверждений (расписка, электронный протокол).

Только при строгом соблюдении этих пунктов вы сможете с уверенностью заявить, что работодатель освобожден от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Автор статьи: юридический отдел «КонсультантПлюс», 2026 год.