Ошибки в нумерации записей в трудовой книжке встречаются часто․ Правильное их исправление важно для сохранения юридической силы документа и для корректного расчёта стажа, пенсии и других выплат․ Ниже подробно рассматриваем, как действовать, когда в книге нарушена последовательность порядковых номеров․

Что считается ошибкой в нумерации?

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки каждый факт занятости должен иметь уникальный порядковый номер․ Ошибка может проявляться в следующих формах:

• Пропуск записи – номер был пропущен․
• Дублирование номера – один и тот же номер использован дважды․
• Неправильный порядок – номера указаны не по возрастанию․
• Несоответствие даты и номера – дата внесения не совпадает с последовательностью․

Если обнаружена одна из этих ситуаций, необходимо действовать в соответствии с нормами Трудового кодекса и Порядка ведения кадровых документов․

Общие принципы исправления

Согласно Правилам № 225 (п․ 38), при выявлении ошибки в трудовой книжке допускается:

1. Внести исправление в вкладыш к книге․
2. Сохранить сквозную нумерацию – запись в вкладыше начинается с следующего номера после последней корректной записи․
3. Указать дату внесения исправления․
4. Не удалять или зачеркивать уже существующие записи (за исключением ьного листа)․

Если в книге уже нет свободного места для записи, создаётся отдельный вкладыш, в котором отражаются все корректировки․

Пошаговый алгоритм исправления ошибки

Ниже – практический порядок действий, оформленный в виде чек‑листа․

1. Определите тип ошибки․ Запишите номер текущей записи и сравните с предыдущими и следующими․
2. Оцените возможность исправления в самой книге․ Если есть свободное место, можно добавить запись непосредственно в нужный раздел․
3. Создайте вкладыш, если места нет․ В этом случае оформляете отдельный лист, который привязываете к основной книге․
4. Заполняете вкладыш согласно образцу․ Пример (образец 5) выглядит так:

    Граф 1 – правильный порядковый номер (например, 27);
    Граф 2 – дата внесения исправления (например, );
    Граф 3 – сведения о работе (текст записи);
    Граф 4 – подпись и расшифровка․
    

5. Продолжайте сквозную нумерацию․ Следующая запись в книге получит номер 28, а в вкладыше – 27․
6. Подпишите документ․ Оба документа (основная книга и вкладыш) подписываются уполномоченным представителем организации․
7. Внесите запись в журнал учёта․ Обновляете журнал, где фиксируются изменения в трудовых книжках․

Что нельзя делать

В соответствии с рекомендациями Роструда и Инструкцией по ведению кадровых документов, следующие действия запрещены:

• Зачеркивать или стирать уже сделанные записи в книге․
• Создавать несколько вкладышей с дублирующимися номерами․
• Игнорировать дату внесения исправления․
• Изменять номер записи без указания причины и даты․

Если же в книге полностью закончились страницы, необходимо сразу же оформить отдельный вкладыш и вести нумерацию, начиная с следующего порядкового номера․

Примеры исправлений

Образец 5․ Исправление ошибки в трудовой книжке о работе в разделе о поощрениях․

Вкладыш к трудовой книжке № 12345
---------------------------------
Граф 1: 27 (правильный порядковый номер)
Граф 2: (дата внесения)
Граф 3: Приём на работу в отдел продаж
Граф 4: Подпись: И․И․ Иванов

В этом примере номер 27 был пропущен в основной книге, поэтому в вкладыше он указан как правильный, а последующие записи продолжают нумерацию с 28․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли исправлять ошибку на ьном листе? – Нет, ьный лист может содержать только общие сведения (ФИО, место работы и т․д․)․ Исправления в нём не учитываются;
• Как поступить, если в книге уже есть несколько ошибок? – Каждую ошибку исправляют отдельным вкладышем, сохраняя общую сквозную нумерацию․
• Кто имеет право вносить изменения? – Только уполномоченный представитель организации (кадровик, руководитель HR‑отдела) после согласования с работником․

Исправление ошибки в порядковом номере записи в трудовой книжке – это процедура, требующая внимания к деталям и соблюдения установленных формальностей․ Главное правило – сохранять сквозную нумерацию и оформлять все изменения в виде официального вкладыша с указанием даты и подписью ответственного лица․

Помните, что правильно оформленная запись не только защищает интересы сотрудника, но и упрощает контроль над соблюдением трудовых прав и расчётом социальных выплат․

Автор: кадровый консультант, 2026 г․