Одной из самых частых ошибок при ведении трудовых книжек является неправильное размещение сведений о приёме, переводе или увольнении сотрудника в разделе, предназначенном исключительно для награждений. Такая путаница приводит к несоответствию документа требованиям трудового законодательства и может создать трудности при подтверждении стажа, начислении пенсии или при оформлении социальных выплат.

Почему это считается ошибкой?

• Согласно Порядку ведения трудовых книжек (утверждённому Приказом Минтруда России от № 69) разделы трудовой книжки имеют строгое назначение:
  • «Сведения о работе» – для записей о приёме, переводе, увольнении, изменении должности и т.д.;
  • «Сведения о награждении» – исключительно для сведений о государственных, ведомственных и иных наградах, премиях, благодарностях и т.п.;
• Запись о трудовой деятельности, помещённая в раздел награждений, не имеет юридической силы в части подтверждения стажа и может быть признана недействительной.
• Министерство труда и социальной защиты РФ в Письме от № 14-6/ООГ-5334 прямо указывает, что такие записи необходимо признать недействительными и перенести в соответствующий раздел.

Нормативная база

1. Порядок ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 69 от ).
2. Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-5334 – разъяснение порядка исправления ошибок, допущенных бывшим работодателем при увольнении.
3. ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» – требования к достоверности сведений о стаже.
4. Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним (Минтруд России, 2021).

Последствия неправильной записи

• Отказ в назначении трудовой пенсии из‑за недостатка подтверждённого стажа;
• Сложности при подтверждении непрерывного трудового стажа для получения льгот и пособий;
• Возможные претензии со стороны бывшего работодателя при спорах о выплатах;
• Необходимость дополнительной работы кадровой службы и бухгалтерии для исправления ошибки.

Как исправить ошибку: пошаговая инструкция

1. Определить неверную запись – найти в разделе «Сведения о награждении» строку, содержащую сведения о приёме, переводе или увольнении.
2. Признать запись недействительной – согласно п. 8 Порядка ведения трудовых книжек, запись не подлежит зачёркиванию или исправлению «поверх». Вместо этого в той же строке делается пометка: «Запись недействительна» (или аналогичная формулировка);
3. Перенести сведения в правильный раздел – в разделе «Сведения о работе» делается новая запись с теми же данными (дата, наименование организации, должность, основание – приказ, трудовой договор и т.д.).
4. Оформить запись о награждении – если в разделе награждений действительно есть сведения о награде, они оставляются без изменений; если же раздел оказался пустым после переноса, можно оставить его пустым или внести запись о том, что награждений за период нет.
5. Подписать и поставить дату – исправление завершается подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и указанием даты внесения исправления.
6. Внести запись в вкладыш (при необходимости) – если в основном разделе «Сведения о работе» места недостаточно, перенесённую запись можно оформить во вкладыше к трудовой книжке, сделав соответствующую ссылку в основном листе (см. п. 12 Порядка).

Пример правильного оформления исправления

Раздел «Сведения о награждении» (до исправления)

2024 г. – принят на работу в ООО «Альфа» инженера‑механика по приказу № 45 от .



После исправления

2024 г. – принят на работу в ООО «Альфа» инженера‑механика по приказу № 45 от . 

Запись недействительна.



Раздел «Сведения о работе» (новая запись)

2024 г. – принят на работу в ООО «Альфа» инженера‑механика по приказу № 45 от .

Кто отвечает за исправление?

Согласно Письму Минтруда от , обязанность по исправлению ошибки лежит на бывшем работодателе, который допустил неверную запись при увольнении сотрудника. Если бывший работодатель ликвидирован или иным образом не может выполнить обязанность, исправление производит текущий работодатель на основании предоставленных документов (трудовой договор, приказы, справки о стаже).

Полезные образцы и формы

• Образец записи о признании недействительной – «Запись недействительна.» (п. 8 Порядка).
• Образец переноса сведений в раздел «Сведения о работе» – см. пример выше.
• Форма заявления о исправлении трудовой книжки (можно использовать внутреннюю форму кадровой службы):

Заявление о исправлении записи в трудовой книжке

ФИО сотрудника: _______________________

Дата рождения: _______________________

Серия и номер трудовой книжки: __________

Описание ошибки: запись о приёме на работу размещена в разделе «Сведения о награждении» за период __________.

Прошу признать указанную запись недействительной и перенести сведения в раздел «Сведения о работе».

Рекомендации по предотвращению ошибки

• Обучать сотрудников кадровой службы правильному заполнению разделов трудовой книжки (регулярные инструктажи).
• Вводить контрольный чек‑лист перед подписанием трудовой книжки: проверять, что все сведения о работе находятся в соответствующем разделе.
• Использовать электронные системы кадрового учёта с автоматическим формированием записей в трудовую книжку – это минимизирует риск ручного ошибки.
• При переходе на новую версию Порядка ведения трудовых книжек проводить внутренний аудит уже выданных книжек.

Ошибка, когда сведения о трудовой деятельности помещаются в раздел «Сведения о награждении», является серьёзным нарушением порядка ведения трудовых книжек и требует обязательного исправления. Следуя нормативным актам, особенно Письму Минтруда от , и применяя пошаговую инструкцию, работодатель может быстро и корректно устранить неточность, сохранив юридическую силу документа и избежав проблем с подтверждением стажа сотрудника.

Помните: аккуратность в ведении трудовых книжек – это не только соблюдение формальностей, но и гарантия прав работников на получение всех положенных социальных выплат и пенсий.