С 1 января 2021 года для всех работников, впервые поступающих на работу, ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется исключительно в электронном виде (электронная трудовая книжка, ЭТК). Однако для сотрудников, уже имеющих бумажную трудовую книжку (ТК), сохраняется возможность её дальнейшего использования до момента увольнения или добровольного перехода на ЭТК.
Ключевой момент: когда работник отказывается от бумажного носителя и выбирает электронную форму, работодатель обязан выдать ему на руки имеющуюся бумажную трудовую книжку. Перед этой выдачей в саму книжку должна быть внесена специальная запись, подтверждающая факт перехода на электронный формат. Эта запись является юридически значимым документом.
Важно!
Запись вносят в саму бумажную трудовую книжку, а не только в журнал учёта движения. Именно эта запись в книжке подтверждает, что с данного момента работодатель больше не хранит и не ведёт сведения о трудовой деятельности этого сотрудника на бумажном носителе.
Правовая основа
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — регламентирует порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и выдачу бумажной трудовой книжки при переходе.
- Письмо Минтруда России от № 14-2/В-150 (и аналогичные разъяснения), содержит точную формулировку записи, которую необходимо вносить.
Порядок оформления записи: пошаговая инструкция
При получении от работника письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (т.е. о переходе на ЭТК) и решении выдать ему бумажную книжку, действуйте следующим образом:
- Подготовьте трудовую книжку. Убедитесь, что все предыдущие записи внесены правильно, без исправлений и помарок.
- Внесите запись в графу «Сведения о работе» (обычно графа 3). Формулировка должна быть точной и соответствовать официальным рекомендациям.
- Завершите запись. Подпишите её лицом, ответственным за ведение трудовых книжек (часто это кадровик или руководитель), и поставьте печать организации (при наличии).
- Отметьте факт выдачи. Запись о выдаче также вносится в журнал учёта движения трудовых книжек.
Точная формулировка записи в трудовой книжке
Рекомендуемый текст (основан на разъяснениях Минтруда):
«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Трудовая книжка выдана работнику на руки.»
Пример заполнения таблицы в трудовой книжке
Вот как должна выглядеть последняя запись перед выдачей:
| № п/п (Графа 1) | Дата (Графа 2) | Сведения о работе (Графа 3) | Подпись (Графа 4) |
|---|---|---|---|
| 15 | Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Трудовая книжка выдана работнику на руки. | _________________ (Иванова А.П.) Печать организации |
Что происходит после выдачи?
- Работодатель: С момента выдачи бумажной книжки прекращает её ведение. Все дальнейшие сведения о приёме, увольнении, переводе и т.д. этого сотрудника вносятся только в его электронную трудовую книжку в СЗВ-ТД через личный кабинет на портале Госуслуг или в системе бухгалтерского учёта.
- Работник: Получает на руки свою бумажную трудовую книжку с итоговой записью. Он может в любой момент получить выписку из электронной трудовой книжки (форма свободная, достаточно письменного заявления).
- Учёт: Факт выдачи и переход на ЭТК отражается в журнале учёта движения трудовых книжек.
Типичные ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие записи в самой книжке. Недостаточно только отметить выдачу в журнале. Запись в книжке, главное доказательство для работника.
- Неточная формулировка. Нельзя писать «Выдана при переходе на электронную книжку» или «Отказ от бумажного носителя». Используйте дословную формулировку из разъяснений.
- Отсутствие подписи и печати. Запись должна быть заверена в установленном порядке.
- Выдача без заявления. Переход на ЭТК инициируется только по письменному заявлению работника. Работодатель не может в одностороннем порядке выдать книжку и прекратить её ведение.
Запись о выдаче трудовой книжки в связи с переходом на электронный формат — это не формальность, а важнейший юридический акт. Он фиксирует момент, с которого сведения о трудовой деятельности конкретного сотрудника перестают вестись на бумаге и начинают храниться в государственной информационной системе. Правильное и своевременное оформление этой записи защищает как интересы работника (подтверждает его право на ЭТК), так и работодателя (снимает с него обязанность по хранению и ведению бумажного документа).
Помните: При любых сомнениях обращайтесь к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ (ст. 66.1) и официальным разъяснениям Министерства труда и социальной защиты РФ.