Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – одна из ключевых обязанностей работодателя. Ошибки в датах и формулировках могут привести к юридическим рискам, штрафам и конфликтам с сотрудниками. В этой статье разберём, какие даты следует указывать, на каких статьях Трудового кодекса (ТК РФ) опирается оформление, какие ошибки встречаются чаще всего и как избежать их.
Что такое дата внесения записи?
Дата внесения записи – это день, когда работодатель фактически записывает сведения об увольнении в трудовую книжку сотрудника. В большинстве случаев она совпадает с датой увольнения, но в некоторых случаях может отличаться (например, при оформлении увольнения в отпуске).
Разница между датой увольнения и датой внесения записи
- Дата увольнения (прекращения трудового договора) – день, когда законно прекращается трудовой договор. В трудовой книжке она указывается в графе 2.
- Дата внесения записи – день, когда работодатель записывает сведения об увольнении. В трудовой книжке она не фиксируется напрямую, но в реальности должна совпадать с датой увольнения.
Неправильное указание даты внесения (например, даты оформления приказа) приводит к нарушению ТК РФ и может стать основанием для признания записи недействительной.
Правовые основы оформления записи об увольнении
В Трудовом кодексе РФ есть несколько статей, регулирующих оформление записи об увольнении. Важно знать, какая из них применяется в конкретной ситуации.
Статья 77 ТК РФ
Эта статья регулирует общие правила оформления записей в трудовой книжке. Однако в случае незаконного увольнения, перевода на другую постоянную работу или иных спорных ситуаций, следует ссылаться на другие статьи.
Статья 278 ТК РФ
При незаконном увольнении или переводе работника, установленном органом по рассмотрению трудовых споров, запись об увольнении признаётся недействительной. В таких случаях работодатель должен оформить запись согласно формулировкам статьи 278, а не статьи 77.
Статья 336 ТК РФ (педагогический работник)
Для педагогических работников предусмотрены дополнительные основания прекращения трудового договора. В трудовой книжке необходимо указать ссылку на соответствующую статью, часть и пункт, а также название нормативного акта.
Статья 336.1 (доп. основания)
Если трудовой договор прекращается по иным основаниям, предусмотренным ТК РФ, запись об увольнении должна содержать ссылку на конкретную статью, часть и пункт, а также название нормативного акта.
Как правильно оформить запись об увольнении
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления записи, а также образец, который можно использовать в качестве шаблона.
Шаги оформления
- Подготовьте приказ (распоряжение) об увольнении.
- Укажите в графе 1 порядковый номер записи.
- В графе 2 укажите дату увольнения (прекращения трудового договора).
- В графе 3 укажите ссылку на статью ТК РФ (или другого нормативного акта), часть, пункт и название акта.
- В графе 4 укажите номер и дату приказа об увольнении.
- Запись должна быть внесена в последний рабочий день (или в последний рабочий день перед отпуском, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением).
- Проверьте, чтобы запись точно соответствовала тексту приказа.
- Сдайте трудовую книжку сотруднику в день увольнения.
Образец записи
Ниже приведён пример оформления записи, который можно скопировать в трудовую книжку:
№ 12 Статья 278, часть 2, пункт 1 Трудового кодекса РФ (незаконное увольнение) Приказ № 123 от
Частые ошибки и как их избежать
- Указание даты внесения записи вместо даты увольнения – в графе 2 должна быть дата увольнения, а не дата оформления приказа.
- Неправильная ссылка на статью ТК РФ – убедитесь, что указана точная статья, часть и пункт;
- Отсутствие номера и даты приказа – это нарушение требований ТК РФ.
- Внесение записи позже 5 рабочих дней – работодатель обязан внести запись об увольнении в день увольнения.
- Неправильный формат даты – используйте формат «день;месяц.год» (например, ).
Электронная трудовая книжка
С 2020 г. введены электронные трудовые книжки. При переходе на электронную форму работник может получить доступ к сведениям о трудовой деятельности в любой момент. Однако правила оформления записей остаются теми же, что и для бумажной трудовой книжки.
Как перейти на электронную трудовую книжку
- Обратитесь в кадровый отдел с заявлением о переходе.
- Получите электронный сертификат и логин.
- Заполните сведения о стаже и причинах увольнения в соответствии с формулировками ТК РФ.
- Сохраните электронный документ и предоставьте сотруднику доступ.
Штрафы за нарушение правил оформления
Невыполнение обязанностей по внесению записей в трудовую книжку может повлечь за собой штрафы. Согласно статье 278 ТК РФ, за неисполнение работодателем своих обязанностей по оформлению записей в трудовой книжке предусмотрен штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей.
Правильное оформление даты внесения записи об увольнении в трудовую книжку – это не просто формальность, а важный юридический акт, который защищает права обеих сторон. Следуйте рекомендациям, указанным выше, и избегайте распространённых ошибок. При переходе на электронную трудовую книжку убедитесь, что все сведения оформлены в соответствии с ТК РФ, чтобы избежать конфликтов и штрафов.