Сегодня 20:21:10 () вступают в силу обновлённые нормы, регулирующие ведение трудовых книжек. Ниже представлен подробный обзор изменений, основанный на информации из открытых источников и официальных нормативных актов.
Содержание
- Основные положения нового порядка
- Электронная трудовая книжка: оформление и ведение
- Бумажная трудовая книжка в 2026 году: когда сохраняется
- Изменения в Трудовом кодексе РФ и нормативных актах
- Практические рекомендации для работодателей
- Частые ошибки и как их избежать
Основные положения нового порядка
С 1 января 2026 года вступает в силу новый порядок ведения трудовой книжки, закреплённый:
- частью 34 статьи 66.1 ТК РФ;
- Приказом Минфина России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей с );
- Приказом Минтруда России от … (уточняется в официальных источниках) о порядке заполнения трудовых книжек нового образца.
Ключевой принцип – электронный формат становится стандартом, а бумажная книжка сохраняется только при явном согласии сотрудника.
Электронная трудовая книжка: оформление и ведение
Кто и когда должен подать сведения?
При заключении трудового договора сотрудник обязан предоставить работодателю сведения о своей трудовой деятельности:
- по форме СТД‑Р – если он выбрал электронный формат;
- по форме СТД‑СФР – если отказался от ведения бумажной трудовой книжки.
Эти сведения используются для:
- расчёта трудового стажа;
- внесения записей в электронную трудовую книжку (ЭТК).
Как оформить ЭТК?
- Получить от сотрудника форму СТД‑Р/СТД‑СФР.
- Внести данные в информационную систему работодателя (например, 1С:ЗУП, «Контур.ЭТК» и т.п.).
- Убедиться, что система передаёт сведения в ПФР (Социальный фонд России) в соответствии с требованиями части 34 ст. 66.1 ТК РФ.
- При каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение, награждение и т.д.) формировать электронную запись и направлять её в фонд.
Преимущества электронного формата
- Минимизация риска потери или повреждения документа.
- Быстрый доступ к сведениям о стаже для расчёта пенсии и пособий.
- Снижение трудозатрат на ведение и хранение бумажных бланков.
- Возможность автоматической проверки корректности записей.
- Сотрудник сам выбрал ведение бумажной книжки и подал соответствующее заявление до .
- Сотрудник не отказался от бумажного формата и продолжает работать у того же работодателя после .
- Новый сотрудник, принятый на работу после , оформлять бумажную книжку не требуется (если он не выразил иное желание).
- Часть 34 статьи 66.1 ТК РФ регулирует порядок подачи сведений СТД‑Р/СТД‑СФР и ведения ЭТК.
- Уточнены нормы о расчёте трудового стажа при использовании электронных сведений.
- Приказ Минфина № 320н – Правила ведения и хранения трудовых книжек, действующие с ; новые образцы бланков обязательны с .
- Приказ Минтруда (дата уточняется) – утверждает форму СТД‑Р и СТД‑СФР, порядок их заполнения и передачи в ПФР.
- Изменения в классификаторе профессий и МРОТ (вступают в силу с ) влияют на заполнение разделов о должности и заработной плате.
- Обновлённые правила проверок Государственной инспекции труда (ГИТ) – теперь включают проверку корректности электронных записей и своевременности их передачи в фонд.
- право выбора между электронной и бумажной формой;
- последствия отказа от бумажной книжки (необходимость подачи СТД‑СФР);
- сроки подачи заявлений (до для сохранения бумажного формата).
- Выбрать и настроить информационную систему, поддерживающую формирование и передачу СТД‑Р/СТД‑СФР.
- Назначить ответственного специалиста (кадровик или бухгалтер) за контроль своевременности внесения записей.
- Ввести внутренний регламент: проверка корректности данных перед отправкой в ПФР (сверка с трудовым договором, приказами о переводе/увольнении).
- Использовать только бланки нового образца (утверждённые Приказом Минфина № 320н).
- Обеспечить надлежащее хранение: сухое, защищённое от света место, доступ ограничен уполномоченным лицам.
- При каждом кадровом событии делать запись чернилами, заверять подписью ответственного лица и печатью организации (если требуется внутренними нормами).
- заполнению форм СТД‑Р и СТД‑СФР;
- проверке электронных записей перед отправкой в фонд;
- работе с бумажными бланками (если они сохраняются).
- обеспечить своевременное получение форм СТД‑Р/СТД‑СФР;
- настроить работу с электронными трудовыми книжками в соответствии с частью 34 ст. 66.1 ТК РФ;
- при необходимости корректно вести бумажные книжки, соблюдая все требования к бланкам, хранению и оформлению записей;
- обучать персонал и контролировать соблюдение внутренних регламентов.
Бумажная трудовая книжка в 2026 году: когда сохраняется
Несмотря на общий переход к электронному учету, бумажная трудовая книжка остаётся действительной в следующих случаях:
Важно: если сотрудник официально не отказался от бумажной трудовой, работодатель обязан продолжать её вести и сейчас, и после 1 января 2026 года.
Бланки трудовых книжек нового образца могут печатать не только Гознак, но и любое предпринимательское предприятие, имеющее лицензию на производство бланков строгой отчётности.
Изменения в Трудовом кодексе РФ и нормативных актах с 2026 года
Трудовой кодекс
Нормативные акты
С года электронные трудовые книжки становятся обязательным стандартом для всех трудовых отношений, за исключением случаев, когда сотрудник явно изъявил желание вести бумажный документ (заявление подано до конца 2025 года).
Практические рекомендации для работодателей
Информирование сотрудников
При приёме на работу разъяснить:
Организация работы с ЭТК
Ведение бумажных книжек (если требуется)
Обучение персонала
Проводить регулярные инструктажи для кадровой службы и бухгалтерии по:
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Не собран СТД‑Р/СТД‑СФР при приёме на работу | Невозможно рассчитать стаж, штрафы от ПФР | Включить запрос формы в чек‑лист приёма на работу |
| Опечатки в ФИО, дате рождения, СНИЛС | Отказ в приёме записей фондом, необходимость корректировки | Дважды проверять данные через автоматизированную сверку с паспортом и СНИЛС |
| Поздная передача записей в ПФР (после 5‑го числа месяца, следующего за событием) | Штрафы, задержка начисления пособий | Настроить автоматическую выгрузку в систему ПФР сразу после подтверждения события |
| Ведение бумажной книжки без согласия сотрудника | Нарушение трудового законодательства, возможные исковые требования | Получить письменное согласие/отказ перед началом ведения бумажного формата |
| Использование устаревших бланков (старого образца) | Признание документа недействительным | Закупать бланки только после , проверять маркировку и реквизиты |
Новый порядок ведения трудовой книжки в 2026 году направлен на полную цифровизацию учёта трудовой деятельности, снижение административной нагрузки и повышение точности данных, используемых для расчёта пенсий и социальных выплат. Работодателям необходимо:
Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать штрафов, обеспечит законность кадрового документоуправления и создаст прозрачную основу для будущих трудовых отношений сотрудников и организации.