Вопрос о правильном оформлении записи в трудовой книжке при приёме на работу директора часто вызывает затруднения у кадровых специалистов. Директор – это руководитель, чья должность имеет особый правовой статус, поэтому в трудовой книжке необходимо учитывать ряд нюансов, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и нормативными актами.
Правовая база
Основные положения, регулирующие запись в трудовую книжку при приёме директора, находятся в:
- Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.1, статья 68, статья 69;
- Постановлении Правительства РФ от № 2265 «Об утверждении формы и порядка ведения электронной трудовой книжки»;
- Приказе Минтруда России № 5н от «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки».
Когда запись в трудовую книжку обязательна?
Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:
- При приёме директора (или иного руководителя) на работу в организацию;
- При переводе директора в другое подразделение той же организации;
- При увольнении директора (по собственному желанию, по решению учредителей и т.д.).
С 2021 года в большинстве компаний используется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако в некоторых ситуациях (например, при работе в небольших организациях, где ещё не введена ЭТК) допускается ведение бумажной формы.
Особенности записи при приёме директора
Кто вносит запись?
Запись в трудовую книжку вносит уполномоченный представитель работодателя – обычно это главный бухгалтер или специалист отдела кадров, имеющий печать организации.
Какие данные указываются?
В соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ в запись включаются следующие сведения:
- Дата приёма на работу;
- Наименование организации‑работодателя (полное официальное название);
- Трудовая функция (должность) – «Директор» (можно уточнить: «Генеральный директор», «Директор филиала» и т.д.);
- Основание приёма – решение учредителей (общего собрания участников), приказ директора, договор о назначении;
- Срок трудового договора (если договор заключён на определённый срок);
- Условия оплаты труда (оклад, премии, бонусы – при необходимости);
- Сведения о испытательном сроке (если он предусмотрен);
- Подпись и печать организации.
Формат записи
Для бумажной трудовой книжки запись делается от руки чернильным (чёрным) письмом, без исправлений. Если исправление необходимо, оно делается через зачеркивание с указанием причины и подписью ответственного лица.
Для электронной трудовой книжки запись вносится в специальный модуль системы, где автоматически фиксируются дата, время и подпись ответственного лица в виде электронной подписи.
Примеры записи
Бумажная трудовая книжка:
ООО «Пример» Директор На основании решения общего собрания участников от г. Договор № 12/2026 от г. Оклад 300 000 руб./мес. Испытательный срок – 3 месяца ___________________ (подпись, печать)
Электронная трудовая книжка (скриншот условный):
- Дата приёма:
- Организация: ООО «Пример»
- Должность: Директор
- Основание: Решение общего собрания участников от № 7
- Договор: № 12/2026 от
- Условия: Оклад 300 000 ₽/мес., премия по результатам года
- Подпись: Электронная подпись главного бухгалтера
Что делать, если в трудовой книжке обнаружены ошибки?
Согласно ТК РФ, ошибки в записях исправляются только в присутствии ответственного лица и с указанием причины исправления. При этом:
- Если ошибка небольшая (опечатка), допускается зачеркивание неверного текста и написание правильного рядом, с подписью и печатью.
- Если ошибка существенная (например, неверно указана дата или основание), запись полностью аннулируется, а в новую строку вносится корректная информация с указанием ссылки на «исправление».
- В случае электронных трудовых книжек исправление происходит в системе, где сохраняется история изменений.
Порядок действий кадровика при приёме директора
- Сбор документов – заявление директора, копия решения учредителей, трудовой договор, паспорт, СНИЛС, ИНН.
- Регистрация в системе кадрового учёта – внесение данных в 1С:ЗУП, SAP HR или аналогичную систему.
- Оформление трудового договора – подпись обеих сторон, печать организации.
- Запись в трудовую книжку – в бумажном виде – вручную, в электронном – через модуль ЭТК.
- Выдача трудовой книжки – директор получает оригинал (или доступ к ЭТК) и подписывает страницу о получении.
- Регистрация в государственных системах – ФСС, ПФР, налоговая служба (если требуется).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вести запись в трудовой книжке, если директор работает по договору подряда?
Если отношения оформлены как гражданско‑правовой договор (ГПД), а не трудовой договор, запись в трудовую книжку не требуется. Однако в практике часто оформляют трудовой договор, чтобы обеспечить социальные гарантии.
Можно ли использовать дубликат трудовой книжки?
Да, при приёме на работу директор может предоставить дубликат. В этом случае в оригинал вносятся новые записи, а дубликат хранится у работника.
Как оформить запись, если директор назначен на несколько должностей одновременно?
Каждая должность фиксируется отдельной записью с указанием даты начала и основания назначения. При этом в одной строке можно указать «Директор и Финансовый директор», если это предусмотрено уставом.
Что делать, если у директора уже есть электронная трудовая книжка, а организация её не использует?
В таком случае необходимо согласовать переход в электронный формат с ПФР. Если переход невозможен, директор может продолжать вести бумажную трудовую книжку, а организация обязана вносить записи в её оригинал.
Запись в трудовой книжке при приёме директора – важный юридический акт, который требует точного соблюдения требований Трудового кодекса и нормативных актов. Ключевые моменты:
- Точная фиксация даты, основания и условий труда;
- Использование официальных документов (решение учредителей, договор);
- Соблюдение правил оформления (чёрная чернила, печать, подпись);
- Контроль за исправлениями – только с подтверждением ответственного лица;
- Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс и уменьшает риск ошибок.
Тщательное соблюдение этих правил поможет избежать споров с контролирующими органами и обеспечит надёжную правовую защиту как работодателя, так и самого директора.
Дата составления статьи: . Информация актуальна на момент публикации и может изменяться в зависимости от изменений в законодательстве.