Трудовая книжка, это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника․ Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки всё ещё остаются в обороте и имеют юридическую силу․ Поэтому любая ошибочная запись в трудовой книжке — это проблема, требующая немедленного и грамотного решения․ Как исправить ошибку, чтобы не навредить сотруднику и не нарушить закон? Разберемся во всех нюансах․
Нормативная база: чем руководствоваться?
Порядок оформления и исправления записей в трудовой книжке регламентируется:
- Статьями 66 и 66․1 Трудового кодекса РФ — устанавливают общие правила ведения трудовых книжек․
- Приказом Минтруда России от № 320н, это актуальный документ, который пришел на смену старым Правилам и Инструкции, и именно он определяет текущий порядок исправления ошибок․
Исправление vs․ Изменение: в чем разница?
Прежде чем что-то зачеркивать или дописывать, важно понять природу неточности:
- Исправление — производится, когда изначальные сведения были сразу внесены с ошибкой (например, опечатка в должности, неверная дата увольнения)․
- Изменение — производится, когда изначально сведения были внесены правильно, но позже изменились у самого работника (например, смена фамилии при вступлении в брак, получение нового образования)․
Кто и где должен исправлять ошибку?
По общему правилу (п․ 27 Правил), исправить неверную запись должен тот работодатель, во время работы у которого эта ошибка была допущена․
Однако на практике это не всегда возможно․ Что делать, если человек уже уволился и трудоустроился в новую компанию?
- По новому месту работы — новый работодатель может внести исправление, но только на основании официального документа (справки, копии приказа) от работодателя, допустившего ошибку․
- Если компания ликвидирована — исправление также производится работодателем по новому месту работы․ Для этого работник должен запросить выписки из архивов или иные подтверждающие документы о стаже у ликвидированного нанимателя․
Как исправить ошибку в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»
В этих разделах категорически запрещено зачеркивать или замазывать неверные данные․ Ошибка исправляется путем признания записи недействительной и внесения правильных данных;
Пошаговый алгоритм:
- В графе 1 поставьте следующий порядковый номер записи․
- В графе 2 укажите текущую дату (число, месяц, год), когда вносится исправление․
- В графе 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем сразу в этой же графе укажите правильные сведения (если исправление требует их внесения)․
- В графе 4 сделайте ссылку на документ, на основании которого вносится исправление (приказ, распоряжение)․
Важное правило: если в трудовой книжке допущено сразу несколько ошибок подряд, исправить каждую из них нужно отдельно․ Однако, если ошибочные записи идут подряд и относятся к одному периоду/документу, допускается признать их недействительными одной объединенной записью․
Ошибки на ьном листе: особые правила
С ьным листом и вкладышем дела обстоят гораздо строже, так как здесь содержатся персональные данные работника․
Ошибка при первичном заполнении
Если кадровик допустил ошибку при самом первом заполнении ьного листа (например, при оформлении документа на первого места работы), исправлять этот бланк нельзя․ Испорченный бланк необходимо уничтожить (составив акт), а взамен оформить новый, чистый бланк․
Изменение персональных данных (ФИО, дата рождения)
Если данные изменились (например, изменилась фамилия), старые данные (прежнюю фамилию) необходимо зачеркнуть одной чертой и рядом записать новые․ Ссылки на соответствующие документы (свидетельство о браке, паспорт) указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью․
Ошибка в образовании
Частая ситуация: кадровик по ошибке записал вместо высшего образования среднее․ В нормативных документах прямо не сказано, как исправить такую ошибку․ В такой ситуации исправить ее можно в порядке, установленном для изменения сведений о фамилии работника․ То есть: старую запись об образовании зачеркивается одной чертой, пишется новая, а на внутренней стороне обложки делается ссылка на диплом․
Разночтения с паспортом
Если ФИО или дата рождения работника в трудовой книжке не совпадают с данными в паспорте (например, допущена опечатка в имени или дате), такая трудовая книжка считается недействительной․ В большинстве случаев исправить это невозможно, и работодателю необходимо выдать дубликат трудовой книжки․
Мелкие недочеты: можно ли оставить?
Иногда формально неверная запись не несет искажения смысла․ Например, если дата верная, но написана прописью вместо цифр․ В таком случае можно оставить запись как есть — она не влияет на стаж и пенсионные права․ А вот если ошибка касается самой даты (число, месяц, год), исправить ее нужно обязательно․
А что делать с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?
Если ошибка закралась в электронную трудовую книжку, зачеркнуть или дописать что-то в ней физически невозможно․ Чтобы скорректировать данные в ЭТК, работнику необходимо:
- Лично обратится в отделение Социального фонда России (СФР)․
- Либо подать заявление через портал «Госуслуги»․
В заявлении потребуется заполнить сведения о периодах работы, которые содержат ошибку, чтобы фонд мог провести проверку и внести корректировки․
Ошибочная запись в бумажной трудовой книжке — это не приговор․ В большинстве случаев исправление допустимо, главное — соблюдать установленный порядок: не зачеркивать записи в разделах о работе, признавать ошибочные записи недействительными и всегда опираться на подтверждающие документы․ Если же ошибка критическая (неверные ФИО на ьном листе) или бланк испорчен при первичном заполнении, единственный выход — оформление дубликата․